甲供材管理制度

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　　　　　　　　　步步高置業(yè)有限責任公司甲供材料（設(shè)備）管理制度一、說明1、為了強化甲供材料（設(shè)備）的訂單管理，使我公司供應(yīng)的材料（設(shè)備）質(zhì)量、成本得到有效、有序的控制，并明確甲供材料（設(shè)備）的計劃和申領(lǐng)程序，以保證甲供材料（設(shè)備）及時準確到位，確保工程項目順利進行，特制定本制度。2、上述甲供材料是指由甲方通過集團集中采購、總部集中采購、招標采購等方式簽訂了材料（設(shè)備）供貨合同，直接從合同乙方采買并供應(yīng)給使用單位的的材料（設(shè)備）。3、使用單位是指在施工過程中實際使用上述甲供材料（設(shè)備）的總、分包單位。特殊情況下，由供貨方直接施工的材料或直接安裝的設(shè)備，屬于分包單位管轄的，使用單位指該分包單位；屬于總承包單位管轄的，使用單位指總承包單位。二、訂單管理程序1、材料（設(shè)備）申請單1.1由施工單位（使用單位）根據(jù)項目的實際情況及施工組織設(shè)計，合理、完整、準確地編制甲供材料（設(shè)備）供應(yīng)計劃，根據(jù)供應(yīng)計劃填寫甲供材料（設(shè)備）申請單。1.2材料（設(shè)備）供應(yīng)計劃用量應(yīng)基于施工圖預(yù)算用量和施工實際損耗率綜合考慮，防止計劃過多或計劃過少，以避免材料的積壓或需要緊急備貨耽誤工期，增加工程成本。1.3原則上材料（設(shè)備）申請單應(yīng)在要求到場時間前30日上報至我公司，特殊情況下（如急用），使用單位應(yīng)提前在5天上報我公司。有排產(chǎn)期的材料（設(shè)備），供應(yīng)計劃應(yīng)在充分考慮排產(chǎn)期的基礎(chǔ)上提前30天上報我公司。1.4材料（設(shè)備）申請單的確認順序如下：監(jiān)理單位（總監(jiān)理工程師）、工程部經(jīng)理、成本部經(jīng)理。各確認部門均應(yīng)當在3個工作日內(nèi)審核完畢并簽署確認意見。見表一《甲供材料（設(shè)備）申請單》 　　　　　　　　　1.5監(jiān)理單位、甲方工程部主要審核材料（設(shè)備）申請單填報的規(guī)格、型號、外觀是否符合施工圖紙的設(shè)計要求，能夠滿足項目要求。1.6申請單填寫不完善、不正確、報批不及時等原因?qū)е碌膶徍舜_認滯后、工程進度滯后或質(zhì)量缺陷，由申請單的填寫單位自行承擔責任，并承擔整改費用。1.7出現(xiàn)以下情況的，工程部有權(quán)不予確認（審核）或退回申請人重報。1.7.1材料（設(shè)備）申請與施工圖紙不符且未提交說明原因的正式文件的；1.7.2材料（設(shè)備）申請單中，規(guī)格、數(shù)量、外觀、參數(shù)、質(zhì)量等要求不明確或容易造成誤解的；1.7.3材料（設(shè)備）申請單中，要求的訂貨周期明顯低于正常周期，1.7.4審核部門認為需要補充或改正的其他情況。1.8成本部收到經(jīng)工程部確認的甲供材料（設(shè)備）申請單后，審核使用單位申請的材料（設(shè)備）規(guī)格、型號、參數(shù)、外觀與《材料設(shè)備供應(yīng)合同》是否相一致，并統(tǒng)計累計申請數(shù)量，分析與預(yù)算數(shù)量之間的偏差，尤其關(guān)注數(shù)量是否超預(yù)算數(shù)量。1.9材料（設(shè)備）累計申請數(shù)量出現(xiàn)超過預(yù)算數(shù)量的情況，或要求的訂貨周期明顯低于正常周期，成本部有權(quán)不予確認（審核）或退回申請人重報或要求說明原因。1.10材料（設(shè)備）申請中，出現(xiàn)規(guī)格、型號、外觀與材料（設(shè)備）供貨合同不一致情況的，由成本部核對合同供貨清單與圖紙是否匹配。如不相匹配，由成本部調(diào)查原因，在3個工作日內(nèi)向總部成本管理中心匯報，并通過明源系統(tǒng)報招標采購中心備案。責任如下：1.10.1成本部在發(fā)現(xiàn)上述問題后未向總部成本管理中心匯報，未向招采管理中心備案的，任何彌補措施，包括：簽證、認價、補充協(xié)議、談判等均視為無效，追究成本部責任。1.10.2根據(jù)調(diào)查結(jié)果，出現(xiàn)合同清單與圖紙不匹配，屬清單編制失誤的，其責任由成本部承擔；1.10.3根據(jù)調(diào)查結(jié)果，出現(xiàn)合同清單與圖紙不匹配，屬設(shè)計變更的，如無設(shè)計變更審批，追究設(shè)計部責任。 　　　　　　　　　1.11由于監(jiān)理單位、甲方工程部疏忽未發(fā)現(xiàn)上述問題的，甲方除追究工程部、監(jiān)理單位審核責任外，施工單位同樣承擔相應(yīng)責任。1.12以上流程由施工單位（申請單位）負責發(fā)起，并催促各部門按期完成。2、材料（設(shè)備）的訂貨單2.1審核調(diào)整完成后，成本部與工程部共同確認。確認（審批）完成后，由工程部部簽發(fā)甲供材料（設(shè)備）訂貨單，作為供貨商供貨憑證及甲方收貨依據(jù)，并建立甲供材（設(shè)備）供應(yīng)臺賬。甲供材料（設(shè)備）訂貨單同時抄送施工單位（申請單位）、甲方工程部，并在3個工作日內(nèi)通過明源系統(tǒng)報招標采購中心備案。見表二《甲供材料（設(shè)備）訂貨單》。2.2訂貨單中，不得任意提高對材料（設(shè)備）規(guī)格、外觀、參數(shù)、質(zhì)量的要求，未征得材料（設(shè)備）供應(yīng)商同意，不得單方面縮短合同中規(guī)定的排產(chǎn)期和供貨周期。3、材料（設(shè)備）的供應(yīng)及驗收3.1材料（設(shè)備）到達工程現(xiàn)場后，由工程部、監(jiān)理單位以及該批材料的使用申請單位共同驗收，并在驗收單上簽署意見。見表三《材料（設(shè)備）驗收單》3.2驗收人必須按照供應(yīng)合同對材料（設(shè)備）數(shù)量、品牌、規(guī)格、型號、隨貨資料詳細察看，嚴格把關(guān)，檢查產(chǎn)品的出廠合格證明書檢驗、檢測報告書是否齊全；檢查產(chǎn)品實物與其證明書的內(nèi)容和各項技術(shù)指標是否相符；檢查產(chǎn)品的外觀形狀，包括其包裝、標識及相關(guān)內(nèi)容是否合格；檢查同一批進場的產(chǎn)品型號、規(guī)格是否一致，防止質(zhì)量不同的產(chǎn)品混雜進場等。3.3驗收人對其驗收的材料（設(shè)備）質(zhì)量負直接責任。堅決拒絕質(zhì)量不合格及不符合合同規(guī)定的材料（設(shè)備）進場。3.4現(xiàn)場驗收完成后，由供貨單位報監(jiān)理單位（總監(jiān)理工程師）、建設(shè)單位工程部、成本部審批后，作為與甲方結(jié)算依據(jù)。3.5材料（設(shè)備）的驗收流程由供貨單位負責組織實施，并催促各部門按期完成。3.6成本部應(yīng)當在收到驗收單后3個工作日內(nèi)將驗貨單掃描件錄入明源系統(tǒng)。 　　　　　　　　　三、材料（設(shè)備）的發(fā)放和保管1、對進場驗收合格的材料（設(shè)備），按照甲供材料（設(shè)備）申請單由施工單位（使用單位）簽認驗收后即進行直接發(fā)放，施工單位（使用單位）需安排好卸貨位置并做好安全監(jiān)護工作。2、施工單位（使用單位）應(yīng)對領(lǐng)用的材料（設(shè)備）進行合理安排、妥善保管、定期查看，并做好記錄。特別注意檢查有特殊要求（如：防水、防火、防壓）的材料（設(shè)備）狀況，確保其不因保管不當而造成損壞、丟失或變質(zhì)。如有損毀，自行承擔責任及損失。情節(jié)嚴重的，甲方有權(quán)對保管人進行處罰。3、對暫未使用或節(jié)余的材料（設(shè)備），使用單位應(yīng)派專人看管，選擇合理的存儲地點、采用正確的存儲方法以確保材料（設(shè)備）安全。四、其他1、甲供材料（設(shè)備）訂單管理過程中發(fā)生的糾紛，由項目部依據(jù)合同條款與合同方協(xié)商解決。協(xié)商無法解決的，可通過明源系統(tǒng)提報招采管理中心協(xié)助。其提報內(nèi)容需包含以下內(nèi)容：（1）糾紛產(chǎn)生的背景及原因；（2）主要矛盾點（3）雙方態(tài)度及依據(jù)（4）項目部曾采取的解決措施及效果項目部在提報上述材料時，應(yīng)當基于實事求是態(tài)度，不得隱瞞、遮掩、不得扭曲事實。一旦發(fā)現(xiàn)上述情況，招采部將提報運營中心及置業(yè)總裁，無論項目部是否在理，均予追究責任。招采管理中心對訂單管理過程中產(chǎn)生的糾紛，提供力所能及范圍內(nèi)的協(xié)助和支持，并不干涉訂單管理過程，不承擔相應(yīng)責任。八、表單附件1：《申請單》附件2：《訂貨單》 　　　　　　　　　附件3：《驗收單》