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《淺談如何建立和完善檔案檢索體系》由會員上傳分享,免費在線閱讀,更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、淺談如何建立和完善檔案檢索體系 目前,我國檔案事業(yè)取得了跨越式的發(fā)展,人們也逐漸開始認(rèn)知到檔案管理工作的重要性,甚至部分企業(yè)還加強了對檔案管理的信息化建設(shè),進一步對檔案檢索體系進行完善,以此來滿足使用者對檔案多方面的需求,不僅大大提高了檔案管理工作水平,還有效推動了我國檔案業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。因此,本文重點對如何建立和完善檔案檢索體系進行了探討分析?! ∫?、什么是檔案檢索 實際上,所謂的檔案檢索主要是指通過使用相關(guān)的檔案檢索工具,對需要的檔案文件進行查找。這樣一來,使用者可以更加全面了解到檔案的檔案號、時間、準(zhǔn)確提名等相關(guān)信息內(nèi)容,并以此為根據(jù),確認(rèn)自
2、己是否應(yīng)調(diào)動檔案。而檔案檢索任務(wù)則是為了讓使用者更加準(zhǔn)確、快速的尋找大檔案實體?! 《?、檢索體系中檢索工具在檔案管理中的作用 1.管理作用 檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式,集中、濃縮地揭示了館(室)藏情況,檔案工作人員可以通過檢索工具來了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量,為檔案管理工作提供一定的依據(jù)。尤其是館(室)藏性檢索工具反映檔案實體順序,在庫房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計等管理活動中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。 2.橋梁作用 隨著時間的長久推移,檔案數(shù)量將會變得越來越龐大,再加之內(nèi)
3、容復(fù)雜、涉及的層面范圍越來越廣泛,勢必會給檔案管理工作帶來巨大的困難。而對于檔案使用者來說,如果不采用相關(guān)有效的技術(shù)手段,很難在短時內(nèi)查找到自己所需的檔案資源。因此,檔案檢索體系的重要性日益凸顯,并與使用者之間構(gòu)架了一座橋梁,使用者通過利用檢索工具輸入準(zhǔn)確的查找信息,從而迅速準(zhǔn)確的查詢到檔案存址,最后進行調(diào)取使用。 三、進行檔案檢索的必要條件 1.要有用于檢索的檔案檢索工具 通常情況下,檔案檢索工具形成是經(jīng)過檔案信息的選擇與壓縮過程,使用者可以通過利用檔案檢索工具進行查找,同時還可以具體掌握到檔案館館藏室的特點,根據(jù)檢索工具所提供的相關(guān)線索信息
4、,調(diào)閱到自己需要的檔案文件?! ?.有明確的檢索對象 在實際的檢索過程中,檢索對象是非常關(guān)鍵的一個因素,同時也是確保檢索工作順利開展的基礎(chǔ)條件。特別是當(dāng)檔案使用者委托檔案管理人員進行檢索時,應(yīng)該將檔案詳細(xì)的信息內(nèi)容告知給檔案工作人員,促使檔案檢索工作的正常進行。 四、檔案檢索工具 檔案檢索工具實質(zhì)上是一種查找、調(diào)閱、保存為一體的檔案信息,更是對檔案資源合理開發(fā)與利用的關(guān)鍵工具。以下本文具體對檔案檢索工具的職能與特點進行簡要的介紹與描述?! ?.檔案檢索工具的基本職能 一般檔案檢索工具主要存在兩個方面的職能作用,一方面是檢索職能,另一方面則是存
5、貯職能。其實,所謂的存貯過程就是檔案檢索工具的編制過程,其能夠?qū)⒃痉稚⒌臋n案信息統(tǒng)一集中在一起,形成系列化的排列方式。而檢索則是通過利用相關(guān)的檢索方法,在存貯過程中留下的線索里查找到檔案存儲的地址標(biāo)示,以便使用者調(diào)取出自己所需的檔案。在實際的應(yīng)用過程中,檢索和貯存之間是相互影響、相互制約的關(guān)系,二者缺一不可?! ?.按照不同的劃分標(biāo)準(zhǔn) 由于檢索工具具備了多樣的種類形式,其在編制方法劃分方面也存在著較大的差異。如果是按照檢索手段進行劃分時,可以具體分為機檢工具和手檢工具兩種。若是根據(jù)檢索對象進行劃分,則是分為開放性和公務(wù)性的檢索工具。另外,按照檢索
6、功能可以將其劃分為報道性和查找性。由此我們可以看出,在對檢索工具進行編制時,需要按照不同標(biāo)準(zhǔn)要求進行相對應(yīng)的劃分?! ∥?、檔案檢索體系的建設(shè) 檔案檢索體系主要是根據(jù)不同角度來對館藏室的內(nèi)同、特點進行揭示,其根本目的就是為了滿足使用者對檔案的檢索需求,其自身具備了獨特的使用功能,又可以和其他檢索工具共同協(xié)議使用,而通過加強建立合理完善的檔案檢索體系有利于提高檔案服務(wù)質(zhì)量以及檔案資源利用率?! ?.檢索體系的必備條件 一般來說,建設(shè)完善的檔案檢索體系的必備條件是必須由兩種,或是兩種以上的檢索工具共同組成。并且,每一種檢索工具有著自己明確的分工范圍,這
7、樣使用者就可以通過不同的角度而進一步了解館、室藏檔案的外形特征,能夠掌握到更多有價值的查找線索,從而大大提高了檢索效率。 2.建立檔案體系的要求 檔案檢索體系必須是一個有效的系統(tǒng),同時要使手檢與機檢銜接起來。所以,要掌握好建立檔案檢索體系的條件性、實用性和專一性要求。首先,建立檔案檢索體系,必須依據(jù)一定的條件,一切從實際出發(fā)。檔案館、室應(yīng)經(jīng)類型、規(guī)模、任務(wù)、收藏檔案的特點、利用對象和利用需要為依據(jù),以人力、物力為條件,建立適合本館、實用的檢索體系。一般來說,規(guī)模較大、館藏豐富、門類繁多的檔案館、室,檢索工具也相應(yīng)較多,而規(guī)模小、檔案數(shù)量少的檔案館
8、、室,檢索工具也相應(yīng)較少。其次,建立檔案檢索體系,必須以效率為先,講求方便實用。檔案檢索體系應(yīng)是一個多種形式