人事檔案知情權(quán)存在的種種弊端及其改進(jìn)方法

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1、人事檔案知情權(quán)存在的種種弊端及其改進(jìn)方法　　長期以來,人事檔案因其固有的管理體制和嚴(yán)格的保密制度,被蒙上一層神秘的面紗。當(dāng)事人無權(quán)查閱本人檔案,無法了解檔案記載的內(nèi)容①。這在一定程度上限制了公民的知情權(quán)。隨著人們檔案意識、法治意識的不斷增強(qiáng),個人檔案不齊全不真實(shí)引發(fā)官司的事件屢屢出現(xiàn)②。這就向人們提出了個人檔案知情權(quán)的問題,筆者認(rèn)為,個人檔案的當(dāng)事人對其檔案的部分材料應(yīng)有一定知情權(quán)?！　　　∫?、人事檔案本人沒有知情權(quán)所帶來的種種弊端　　　　個人檔案是人一生工作、學(xué)習(xí)經(jīng)歷的記載,關(guān)系到個人的切身利益和前途命運(yùn),對今后的工作、生活至關(guān)重要。本人的個人檔案屬于哪級人事部門管理,現(xiàn)保存在什么地方

2、,內(nèi)容是否齊全完整真實(shí),保管狀況如何;應(yīng)該歸檔的遺漏了,檔案轉(zhuǎn)遞中丟失了,應(yīng)由哪個部門負(fù)責(zé),如何解決,本人應(yīng)該知情。從近年來檔案館查閱檔案情況統(tǒng)計分析顯示,查閱上山下鄉(xiāng)、招工手續(xù)、核實(shí)工齡、年齡方面內(nèi)容的就占提供利用總數(shù)的30%左右,有的是本人檔案中缺少原始招工錄用表,有的是上山下鄉(xiāng)連續(xù)計算工齡材料未歸檔,有的是調(diào)動工作檔案轉(zhuǎn)遞中丟失,不知下落。由于目前面臨大批工人退休、企業(yè)改制工人買斷工齡等情況,缺少原始資料對本人的工齡、年齡等無法認(rèn)定,直接影響到勞動人事部門辦理有關(guān)手續(xù)。有些在檔案館查出了招工存根,問題得以解決,有些屬于“文革”期間參加工作的,由于種種原因,在檔案部門也難以查到,無法

3、出示證明,給當(dāng)事人造成精神上的傷害和經(jīng)濟(jì)上的損失?！　〗陙硪蛉耸聶n案引起的糾紛、爭議甚至訴訟,在各媒體頻頻曝光?！稏|方新報》2003年7月17日報道了青年作家湯國基因名譽(yù)侵權(quán)狀告母校益陽城市學(xué)院(原益陽師專)一案,2003年5月7日《文匯報》對上海理工大學(xué)2001屆畢業(yè)生陳某狀告某公司無中生有,在其人事檔案中塞黑材料,用法律捍衛(wèi)自身合法權(quán)益一案進(jìn)行了報道③。為什么會出現(xiàn)上述現(xiàn)象呢?究其原因是當(dāng)事人對自己的人事檔案無知情權(quán)所致?！　　　《⑷耸聶n案為什么應(yīng)有知情權(quán)　　　　首先,從”檔隨人走,人檔不離”可以看出,人事檔案的主要所有者是檔案所有人?！　∑浯?人事檔案的高度保密性反而降低了其真

4、實(shí)性和可靠性。保密和安全的需要、防止人為地篡改人事檔案、避免產(chǎn)生糾紛和矛盾等,是造成人事檔案未能對本人開放的原因。事實(shí)上,人事檔案的高度保密性反而降低了其真實(shí)性和可靠性。因?yàn)榻M織人事部門對信息的“壟斷”,使組織對個人的評價、鑒定的主觀隨意性增強(qiáng);因?yàn)槿狈φJ(rèn)同,而使“組織意見流于形式;因?yàn)榈貌坏奖O(jiān)督,而使有關(guān)人事檔案的糾紛、爭議甚至訴訟屢見不鮮。因此,增強(qiáng)人事檔案的相對透明度成為現(xiàn)實(shí)的必然選擇。透明度越大,公民個人的權(quán)益無端受到侵害的可能性也就越小。在公共事務(wù)管理日益民主和開放的今天,實(shí)現(xiàn)人事檔案的公開化、“陽光化”管理,既是公民自我了解和社會認(rèn)知的需要,也是保障公民知情權(quán)的要求,同時還是

5、維護(hù)公平公正社會準(zhǔn)則的保證。此外,實(shí)現(xiàn)人事檔案向本人的有條件開放和透明化操作,更能彰顯人事檔案存在的意義④?！　〉谌?個人檔案的內(nèi)容決定了本人應(yīng)有知情權(quán)。個人檔案的內(nèi)容一般包括:履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料;政治歷史情況審查材料;入黨、入團(tuán)及民主黨派材料;獎勵材料;處分材料;錄用、任免、聘用、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會登記表等材料。以上這些材料,有的是出自本人之手填寫、撰寫的,有的是公開公布的,有的是組織提供的,即使是犯錯誤、受處分的結(jié)論,甚至刑事處罰判決等,組織或有關(guān)部門也是需要與本人談話、對本人宣布并要本人簽

6、字的。凡涉及立案調(diào)查過程中形成的文字材料,屬于刑偵、起訴、審理、判決的保存在司法部門,受黨紀(jì)政紀(jì)處分的屬紀(jì)檢監(jiān)察部門,因此,個人檔案中不存在對本人保密的問題⑤。　　第四,個人擁有人事檔案的知情權(quán),有利于確保人事檔案的真實(shí)完整和科學(xué)管理。本人擁有了個人檔案的知情權(quán),就能及時發(fā)現(xiàn)個人檔案中出現(xiàn)的問題并根據(jù)具體情況隨時提供依據(jù)性材料,提請有關(guān)部門采取相應(yīng)措施加以解決,如發(fā)現(xiàn)哪些材料未及時歸檔,就要及時跟蹤查詢,了解原因,督促有關(guān)人員按照規(guī)定交予人事管理部門歸檔,特別在工作調(diào)動檔案轉(zhuǎn)遞、下崗后人事檔案托管時,當(dāng)事人對本人檔案內(nèi)容、件數(shù)等要知情,交接時要嚴(yán)格手續(xù),以便明確責(zé)任,哪個環(huán)節(jié)上出了問題,

7、便于查詢并追究當(dāng)事人的責(zé)任,以免互相推諉扯皮,同時對人事檔案管理部門起到了監(jiān)督作用,督促人事檔案管理人員增強(qiáng)責(zé)任心,嚴(yán)格按照人事檔案管理規(guī)定管好人事檔案⑥?！　　　∪?、改進(jìn)人事檔案知情權(quán)的建議　　　　1.借鑒國外人事檔案知情權(quán)管理方法。美國公民非常重視個人隱私權(quán),這一思想也貫徹在人事檔案管理工作中。人事檔案內(nèi)容部分地向個人開放,但不向公眾提供利用。以密歇根大學(xué)為例,每個雇員都可以上網(wǎng)查閱自己的某些人事檔案,如工作履歷、提薪情況等。在