創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

《創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化》由會(huì)員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。

1、創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化　新時(shí)代檔案管理的目標(biāo)，是數(shù).L.字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、遠(yuǎn)程通信技術(shù)等現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)的有機(jī)整合，進(jìn)而形成檔案信息遠(yuǎn)程傳輸和社會(huì)共享的完整服務(wù)體系。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理工作單純依靠手工檢索、人工調(diào)卷，適應(yīng)不了時(shí)代發(fā)展的要求。檔案工作者必須認(rèn)清形勢的變化，轉(zhuǎn)變觀念，開拓創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，更好地為國家的利益服務(wù)，為全社會(huì)服務(wù)。目前，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及，綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。為了實(shí)現(xiàn)檔案長期保存、高效管理和快速查詢，節(jié)省檔案存放空間

2、，迫切需要實(shí)施檔案信息化管理，促使檔案管理科學(xué)化?！　∫弧⑽臅鴻n案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)　　1.提高辦公效率　　在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行，有效的提高了辦公效率?！　?.方便資源共享　　在原始的手工操作管理中，由于不能做到信息共享，致使大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金

3、和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)，真正做到資源共享。　　3.保存具有穩(wěn)定性　　與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維

4、素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如ＶＣＤ、ＤＶＤ光碟，小容量的閃存Ｕ盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性?！　?.提高傳遞的速度和安全性　　在日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生

5、，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)，傳送時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，有效提高了文件傳遞的安全性和及時(shí)性。　　二、推進(jìn)檔案信息化的策略　　1.建立規(guī)范體系　　檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差。檔案信息化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，檔案信息化使越來越多的歸

6、檔文件資料是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。所以需要制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實(shí)推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化、科學(xué)化?！　?.完善安全措施　　檔案信息化建設(shè)最終落實(shí)都要靠人來執(zhí)行，所以人是檔案信息化安全的第一道保護(hù)屏障。電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。為此，要提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對信息系統(tǒng)的威脅。采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施?！　?.健全管理制度　　建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來

7、的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管.L.部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性?！　?.提高技術(shù)支撐　　技術(shù)是

8、檔案信息化建設(shè)的生命，沒有過硬的技術(shù)支撐，檔案信息化形同空話。首先，要配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，防止電磁干擾、輻射等影響，從源頭上減少自然毀損概率。其次，要設(shè)計(jì)開發(fā)出通用性的檔案信息管理軟件，