對(duì)電子文件檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和體會(huì)

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1、對(duì)電子文件檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和體會(huì)對(duì)電子文件檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)和體會(huì)隨著辦公自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)程的加快，在日常工作中高效、準(zhǔn)確地處理各種信息的工作方式會(huì)形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標(biāo)和要求是相對(duì)完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴(yán)格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強(qiáng)電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認(rèn)為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應(yīng)認(rèn)真把握電子文件的特點(diǎn)，分析其檔案管理規(guī)律，結(jié)合辦公自動(dòng)化的要求，完善各項(xiàng)制度和技術(shù)規(guī)范，不斷推動(dòng)電子文件的檔案管理和有效利用?！　?電子文件的重要性　　首先，做好電子文件的檔案管理

2、工作有利于國家信息化建設(shè)的健康發(fā)展。近二十年來，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國家檔案工作、國家電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。　　其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應(yīng)由檔案部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的有關(guān)要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。　　最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準(zhǔn)確、快捷

3、、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶需求，也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點(diǎn)與不足，調(diào)整和改進(jìn)工作方法或技術(shù)措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價(jià)值和基本條件。　　2電子文件的整理　　電子文件整理時(shí)應(yīng)根據(jù)文件整理目標(biāo)和規(guī)律，借鑒已相當(dāng)成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。　　2.1電子文件的組織　　在電子文件形成后要及時(shí)進(jìn)行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號(hào)、分

4、類和隸屬編號(hào)、密級(jí)等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由檔案部門的歸檔人員來完成。本文由.L.收集整理　　2.2建立數(shù)據(jù)庫　　電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬方式存在的，應(yīng)建立虛擬文件庫。經(jīng)過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在虛擬文件庫中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字?jǐn)?shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個(gè)電子文件索引數(shù)據(jù)庫，這樣更利于以后進(jìn)行查找?！　?.3電子文件的存取　　電子文件的整理是一個(gè)完整的生命周期，涉及多個(gè)部門。堅(jiān)持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)對(duì)電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進(jìn)行自動(dòng)跟蹤管理，專人專機(jī)負(fù)

5、責(zé)，再進(jìn)行拷貝或刻錄到可以移動(dòng)的磁盤、光盤介質(zhì)上，以便長期保存其原始性和完整性?！　?電子文件的歸檔　　電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進(jìn)行分類、編制文號(hào)后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識(shí)。然后由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔。　　3.1確定范圍　　確定歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國家規(guī)定、能夠反映實(shí)際情況、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對(duì)集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計(jì)算機(jī)尋找文件?！　?.2明確時(shí)間　　按規(guī)定每年度的

6、電子文件應(yīng)在次年的6月底前進(jìn)行歸檔，因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個(gè)月為宜?！　?.3制定規(guī)范　　及時(shí)收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對(duì)于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對(duì)其進(jìn)行積累、鑒定、歸檔；對(duì)于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔；對(duì)于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強(qiáng)管理，一并進(jìn)行歸檔管理；對(duì)于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實(shí)性和可靠性?！　?.4選擇載體　　紙質(zhì)文件檔案管理的載體比較穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，如

7、利用磁帶、磁盤、光盤等，在脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式上極其容易造成數(shù)據(jù)丟失。因此，利用網(wǎng)絡(luò)移交較為安全。一是借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線?，F(xiàn)在大多數(shù)單位都已建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)，可以借助本單位的網(wǎng)絡(luò)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專線，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此線傳輸?shù)綑n案管理部門。二是選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要，由單位指定一個(gè)管理部門（如信息中