淺談設計院科技檔案信息化建設

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1、淺談設計院科技檔案信息化建設摘要：工程勘察設計類企業(yè)科技檔案的管理伴隨著科技的發(fā)展，正面臨著革新管理、更新硬件、培養(yǎng)信息化人才等挑戰(zhàn)。本文從遼寧省水利水電勘測設計研究院科技檔案管理和應用的實際情況出發(fā)，闡述基礎建設項目工程類科技檔案管理在應對大數(shù)據(jù)和信息化變革中的措施與想法。中國3/vie　　關鍵詞：科技檔案數(shù)字化信息化　　?S著國家“十三五”規(guī)劃發(fā)展要求，以及部分事業(yè)單位轉制政策推出，部分事業(yè)單位的經營形式被重新定位，企業(yè)經營領域和范圍不斷擴大，業(yè)務量激增，隨之而來的是成倍增長的業(yè)務信息和傳統(tǒng)科技檔案保存與應用效率滯后的矛盾?；A的檔案信息化已經不能勝任數(shù)字化時代的檔

2、案信息的管理和利用，面對這種矛盾，本文做如下探討?！　∫?、基本建設項目檔案的管理和利用現(xiàn)狀　　（一）檔案磨損嚴重查考不利　　基本建設項目檔案是指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、具有保存價值的各種形式的歷史紀錄，包括基建項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產、（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料、以及其他形式與載體的文件材料。　　其相對于文書檔案的查考更頻繁，許多項目在竣工后5-10年既要維護、又要擴建或是改建，使用頻率更高，給檔案帶來的磨損非常嚴重。本單位

3、承擔省內外大型水利項目工程的建設，許多水庫建設的項目檔案在長時期內反復使用，長期保存對于這類紙質檔案來說，相當困難，磨損再所難免面。在本單位的基本建設項目檔案中，許多檔案是由稿紙裝訂成冊，部分壽命超過30年的藍圖內容模糊，紙邊磨損嚴重，給工程師、設計師查考起來，帶來諸多不便。與此同時，這些檔案，每年被查借閱頻率在8-10次之間，保存及其不宜?！　⊥瑫r，在20世紀80～90年代間出現(xiàn)機打鉛印的紙質檔案，檔案內容多為運算數(shù)據(jù)，但隨著保存時間的增長，許多數(shù)據(jù)逐漸模糊不清，已不具備查考性，但數(shù)據(jù)內容卻是非常重要，許多工程師在查考的時候，往往因為一個數(shù)據(jù)，費時查找卻終無所獲。因此

4、，紙質的基本建設項目檔案在長久的使用中磨損嚴重，查考不利。　?。ǘ┯谰帽４娴臋n案修復差　　許多重點建設項目是在建國初期立項并實施建設，例如大伙房水庫、湯河水庫，這些水庫沿用至今甚至未來百年。這種大型基礎建設項目工程檔案的保存是長期的、永久的、涉密的，利用起來是頻繁的。即使保有多分副本，在永久的保存、利用中，磨損、丟失的情況不可避免。在信息化時代尚未到來時，本院依規(guī)定，進行了透明圖、藍圖、白圖三種紙質配套保存，以應對在管理和利用中出現(xiàn)的丟失和磨損。本院自1954年建院，共完成了遼河、大凌河流域等各類規(guī)劃、工程勘察、涉及、監(jiān)理等工作1000余項，館藏偽滿水利工程科技檔案4

5、30卷、科技檔案26000余卷，科技底圖8000余卷。這些科技檔案的紙質版仍被頻繁查借閱中，利用率高，磨損、丟失情況嚴重。因此，為滿足這些利用率高的紙質檔案永久保存，信息化、數(shù)字化迫在眉睫?！　。ㄈ┚W絡化發(fā)展沖擊原有管理制度　　檔案管理制度建設無法跟上日益加速的經營發(fā)展，傳統(tǒng)紙質的檔案借閱制度與科技檔案信息化管理不搭配。檔案借閱制度繁瑣，查找費時，信息化只進行到檢索平臺的搭建，而信息資源內容調取繁瑣。這些務必會增加生產經營的時間和成本。由于基礎建設項目承擔國家重點項目工程，有些甚至涉及保密工程建設，在借閱和使用時需要逐層領導審批，制度把控做到保密，卻給利用帶來了不便。

6、以本單位為例，工程師需要查考一項數(shù)據(jù)，通過檔案查找，往往時間在20～30分鐘，其中還要往返各領導辦公室批準簽字，給予查找檔案的許可權限。檔案借閱管理制度的繁復性，不但影響檔案信息利用，更增添不必要的時間成本。　　二、新科技、新技術給科技檔案的管理和利用帶來挑戰(zhàn)　?。ㄒ唬密浖倍嘟o保存原始運算數(shù)據(jù)帶來困難　　不同行業(yè)的設計軟件種類繁多，每個行業(yè)的設計軟件又有多款。以水利行業(yè)的設計軟件為例，主要有：從事水工用ansys，從事邊坡或者小農水用理正巖土，從事水文計算主要用EXCEL，水文模型類的軟件主要有：新安江模型、TOPMODEL模型、SWAT模型等。以上只是眾多應用軟

7、件中普遍使用的簡單介紹。據(jù)簡單統(tǒng)計，本單位涉及水利水電的規(guī)劃、勘測、涉及、施工，業(yè)務體系較完善，涉及專業(yè)共48個，每個專業(yè)的設計軟件細分也很多。許多數(shù)據(jù)除最后出現(xiàn)在報告中，其運算是無法保存，經常數(shù)據(jù)無法獲得運算，難以檢驗，有時查找到的數(shù)據(jù)無?！　。ǘ┬聢D紙打印技術給圖紙保管帶來挑戰(zhàn)　　工程科技類檔案通常是白圖、藍圖、透明圖配套保存，以確保查考之間的互相轉換。隨著制圖軟件（CAD）的普及，在使用時，為防丟失，或提供給施工單位或業(yè)主參考，通常需要反復出圖，或在丟失情況下轉換圖紙形式，即藍圖轉白圖或白圖轉藍圖。但是，隨著科技發(fā)展，透明圖（即硫