基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理探析

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1、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理探析［摘要］現(xiàn)代化檔案管理就是采用先進的技術和完善的制度實施檔案管理活動?；鶎庸⑨t(yī)院檔案管理中的問題較多，影響到了檔案資源的有效利用，因此在基層公立醫(yī)院實施現(xiàn)代化檔案管理是當前醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的必然要求。文章對基層公立醫(yī)院檔案管理中存在的問題做了分析，探討了基層公立醫(yī)院如何實施現(xiàn)代化檔案管理的方法。［關鍵詞］現(xiàn)代化檔案管理檔案管理制度人員素質中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：醫(yī)院檔案管理雖然不是醫(yī)院管理中最重要的部分，但是檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展意義深遠?；鶎庸⑨t(yī)院檔案管理中的問題較多

2、，影響到了檔案資源的有效利用，因此在基層公立醫(yī)院實施現(xiàn)代化檔案管理是當前醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的必然要求。一、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的要求現(xiàn)代化檔案管理是當前各單位檔案管理的普遍模式，與傳統(tǒng)檔案管理相比，現(xiàn)代化檔案管理注重以下幾點：（1）要及時收集各類檔案。醫(yī)院在發(fā)展的過程中，檔案的數(shù)量也在不斷增加，在以往很多檔案都是后期不斷補充的，但是在信息化社會中，如果不及時收集檔案信息，那么可能會產生遺漏，從而影響檔案的質量，所以現(xiàn)代化檔案管理中必須要及時收集檔案信息。(2)實施標準化管理?，F(xiàn)代化檔案管理中要求對檔案管理中每一個環(huán)節(jié)

3、制定相應的標準，按照規(guī)范程序進行。(3)數(shù)字化檔案存儲。在計算機技術和信息技術高速發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案管理勢必也要進行一定的轉變，從紙質檔案轉化到電子檔案，要盡量節(jié)省存儲空間，降低檔案管理成本。(4)實現(xiàn)檔案資源共享。現(xiàn)代化檔案管理的根本目的是為了提高檔案的利用率，采用計算機進行檔案資料存儲和傳輸，能實現(xiàn)資源共享，滿足各個群體的需求。二、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理中的問題1對檔案管理的重要性未有清楚認識由于基層醫(yī)院整體的管理水平不高，因此對檔案管理的重要性認識有限。一方面，基層醫(yī)院的領導對檔案管理工作不重視，認為檔案

4、管理不能直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟效益，所以沒有為檔案管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境。另外一方面，醫(yī)院工作人員對檔案管理工作的認識度不高，甚至一些檔案管理人員也認為自己的工作不重要，沒有工作熱情，積極性不高，最終導致檔案資源不能得到很好的保管和利用。2檔案管理制度不完善因為基層公立醫(yī)院對檔案管理工作的不重視，因此并未制定適合本院的檔案管理制度，檔案管理責任制度、檔案管理考核制度均缺乏，必然導致醫(yī)院檔案管理過程中出現(xiàn)較多的漏洞。比較常見的問題有：因為沒有對檔案的借閱、復制等制定嚴格的規(guī)定，很多檔案使用者忘記歸還檔案，造成檔案丟失；因為

5、沒有嚴格的歸檔措施，很多檔案歸檔不及時，后期收集不全面，給使用者帶來麻煩。3檔案管理手段落后雖然目前在一些基層醫(yī)院中已經(jīng)逐漸開始利用計算機技術和信息技術管理檔案信息，但是在較為偏低的地方，依然以紙質檔案為主。而在利用計算機進行檔案管理的過程中，設備老化、管理軟件不合適等情況也造成了一定的障礙,并未從根本上提高檔案管理效率。4檔案管理人員素質不高基層醫(yī)院檔案管理人員素質與醫(yī)院檔案管理水平直接掛鉤，就我國基層醫(yī)院目前的情況而言，檔案管理人員整體素質偏低，具有專業(yè)檔案管理知識的人較少，大多數(shù)人員學歷低，知識結構不合理，與現(xiàn)

6、代化檔案的管理要求不符。同時基層醫(yī)院檔案管理人員的責任意識較低，工作不細致，出現(xiàn)管理失誤的情況較多。三、基層公立醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理的措施1提高醫(yī)院現(xiàn)代化檔案管理意識要提高基層醫(yī)院整體現(xiàn)代化檔案管理意識，首先必須要從醫(yī)院領導入手，要促使醫(yī)院領導站在促進醫(yī)院發(fā)展的角度看問題，對現(xiàn)代化檔案管理的作用深入認識，加強對現(xiàn)代化檔案管理工作的支持。其次要提髙檔案管理人員的意識，檔案管理人員要站在自身工作角度，從大局入手，支持醫(yī)院推進現(xiàn)代化檔案管理改革，積極對以往檔案管理工作中的缺陷進行總結。最后，要加強醫(yī)院其他部門對檔案管理工作的

7、支持，認識到檔案與自身利益的關系，積極為現(xiàn)代化檔案管理獻計獻策。2制定現(xiàn)代化檔案管理制度制度是保證活動規(guī)范性的重要條件，基層醫(yī)院要實施現(xiàn)代化檔案管理必須要有一套完善的管理制度作為保障。要從檔案的收集、歸檔、使用等各個環(huán)節(jié)制定具體的制度，對各環(huán)節(jié)的目標應該明確，做到條理清楚，確保檔案信息的完整性。另外針對電子檔案的保管，除了對于檔案信息的檢索、查閱等做出詳細的規(guī)定之外，還需要制定安全管理制度，做好檔案備份，防止重要檔案丟失。3做好保障設施基層醫(yī)院實施現(xiàn)代化檔案管理就是要全面推進檔案管理的信息化和數(shù)字化，因此必須從硬件、

8、軟件兩方面做好準備工作。在硬件方面，基層醫(yī)院要加大投資，以本院實際情況為依據(jù)，配備足夠的計算機、硬盤作為檔案的存儲設備,同時配備打印機作為檔案應用設備。在軟件方面，由于目前市面上的管理軟件較多，基層醫(yī)院必須從自身情況出發(fā)，選擇與本院檔案管理工作相適應的軟件系統(tǒng)，另外，在選擇軟件系統(tǒng)的過程中還需要考慮與其他醫(yī)院的聯(lián)系，盡量做到各醫(yī)院間檔案管理軟件