關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化探析

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1、關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化探析　　摘要：本文在分析檔案管理現(xiàn)代化的含義的基礎(chǔ)上，剖析了檔案管理現(xiàn)代化的具體體現(xiàn)形式，并客觀地提出了相應(yīng)的措施。從而認(rèn)清檔案管理現(xiàn)代化的趨向，努力學(xué)習(xí)微機(jī)使用、管理知識，以實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化。關(guān)鍵詞：檔案管理現(xiàn)代化探討在我國經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實(shí)地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營成果。一、檔案管理現(xiàn)代化的含義檔案工作現(xiàn)代化，是要樹立先進(jìn)的管理思想，學(xué)習(xí)科學(xué)的管理理論，繼而采用與之相適應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)、組織行、管理方法和手段，以達(dá)到預(yù)期目的面對我國檔案事業(yè)建設(shè)與發(fā)展的新形勢、新

2、任務(wù)，必須樹立依靠科技進(jìn)步和科技管理的概念。檔案信息化，建設(shè)是項(xiàng)耗資巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動檔案工作的改革。6在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。二、檔案管理現(xiàn)代化的形式1.檔案管理將實(shí)現(xiàn)無紙化

3、、虛擬化隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸，無紙化辦公將變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無紙化辦公和自動化已成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢。文件可以通過網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過網(wǎng)上傳輸。這樣既簡化了文件收發(fā)過程中的手續(xù)，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動化帶來的變革，同時也給傳統(tǒng)的檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。2.檔案管理將實(shí)現(xiàn)縮微化、數(shù)字化所謂檔案信息數(shù)字化，就是通過計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為1、0代碼，變成電子文件。實(shí)行檔案信息數(shù)字化后，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣。這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶

4、來的壓力，克服了檔案管理過程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)的結(jié)合應(yīng)用，對檔案管理中的照片、圖片出現(xiàn)的退色、滲化和消化，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原。3.檔案管理將實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化6我國于1999年就建立了安全電子郵件認(rèn)證站，為電子文件提供認(rèn)證服務(wù)。這一技術(shù)的發(fā)展應(yīng)用，為檔案管理過程中對電子文件真實(shí)性、可靠性的認(rèn)定提供了技術(shù)保證。網(wǎng)絡(luò)傳輸作為一種信息傳播方式具有無比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認(rèn)同。隨著電子文件和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的逐步完善，人們信息共存共享，資源充分利用的局面將形成，遙遙兩相識，天涯

5、若比鄰將不再是夢想。檔案管理也必將隨著這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。4.檔案管理將實(shí)現(xiàn)多元化、智能化現(xiàn)在新的管理模式下，將實(shí)現(xiàn)文檔一體化，所有的檔案信息都會被計(jì)算機(jī)自動接收，并按照設(shè)定的程序自動地進(jìn)行分類歸檔。人們要求查閱檔案，只要說一句話或者用手輕輕觸摸一下指示屏，檔案信息就會不遠(yuǎn)萬里，遠(yuǎn)涉重洋地展現(xiàn)在你的面前。實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化、智能化，不僅使傳統(tǒng)的靠手工整理、靠體力搬運(yùn)、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動中徹底解脫出來，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會的功能，展現(xiàn)檔案的自身價值，提高檔案工作者的社會地位。5.檔案管理將實(shí)現(xiàn)社會化、市場化

6、隨著檔案管理現(xiàn)代化步伐的加快，6檔案管理必將進(jìn)入社會化、市場化。其一，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案共存共享的實(shí)現(xiàn)。其二，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案的開發(fā)利用。其三，檔案資源實(shí)行市場化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。隨著國家政治體制改革的不斷深化和經(jīng)濟(jì)市場化步伐的不斷加快，社會各界對檔案經(jīng)濟(jì)資源的依賴程度也將不斷提升。三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的措施1.加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡(luò)的溝通更依賴于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案

7、信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項(xiàng)工作的有效實(shí)現(xiàn)，遵循標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。2.實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化6增強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化意識，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識，就會大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進(jìn)程中，檔案管理工作人員要樹立科學(xué)實(shí)踐觀，依靠先進(jìn)的科技手段，前沿的管理方法，切實(shí)改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實(shí)現(xiàn)主動式服務(wù)、開放式服務(wù)。引進(jìn)現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案