高校新生檔案管理存在的問題與對策探討

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1、高校新生檔案管理存在的問題與對策探討-高等教育學(xué)論文高校新生檔案管理存在的問題與對策探討王琨（長江師范學(xué)院招生就業(yè)處，重慶408100）摘要：高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，記載學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的實踐情況的真實記錄，而新生檔案又是高校學(xué)生檔案中的重要組成部分，如何做好新生檔案管理工作在全面推行素質(zhì)教育和高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取的今天具有非常重要的意義。關(guān)鍵詞：規(guī)范；建立；大學(xué)新生；檔案中圖分類號：G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1674-9324（2014）32-0022-02高校學(xué)生檔案是正在高校接受普通高等學(xué)

2、歷教育的大學(xué)生的個人檔案。是學(xué)生在校期間形成的，記載學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、實踐情況的真實記錄，包括大學(xué)生在校期間的思想品德、學(xué)習(xí)成績、成長經(jīng)歷、學(xué)籍變動、個人特長及身心健康狀態(tài)等信息，是反映學(xué)生德智體美等綜合素質(zhì)的原始材料。它既是人才市場和用人單位了解學(xué)生學(xué)習(xí)、實踐情況、把握學(xué)生職業(yè)能力，擇優(yōu)錄取的重要憑證和依據(jù)，也是學(xué)生走向社會后，人事檔案的形成基礎(chǔ)。高校學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，學(xué)生檔案不僅在學(xué)生走向社會求職就業(yè)時起著明顯的中介作用，而且在規(guī)范高校管理工作中也發(fā)揮著重要的作用。如何做好高

3、校學(xué)生檔案管理工作在全面推行素質(zhì)教育和高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取的今天具有非常重要的意義。高校學(xué)生檔案的形成是建立在新生入學(xué)檔案的基礎(chǔ)上，可以說，新生一進(jìn)入高校后，高校學(xué)生檔案工作就隨之展開，這個身份內(nèi)容的建立和不斷充實就伴隨學(xué)生的大學(xué)生涯，學(xué)生檔案是否規(guī)范和齊全，學(xué)生檔案是否能夠得到及時充實將取決于如何規(guī)范建立起新生檔案的基礎(chǔ)上，因此說，規(guī)范建立新生檔案是高校學(xué)生檔案管理的第一步基礎(chǔ)工作，將直接影響到學(xué)生檔案本身的質(zhì)量，并檢驗了一個高校學(xué)生檔案管理水平的高低。一、目前新生檔案建立存在的一些問題1.新生檔案內(nèi)容要求不

4、統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)不齊全現(xiàn)象。新生檔案的主要來源為中學(xué)提供的檔案資料，主要反映學(xué)生在中學(xué)的基本情況和高考信息。隨著高校招生生源的不斷擴大，各種層次和方式的招錄手段增加，學(xué)生逐步實行網(wǎng)上招生錄取，使高校直接獲得原始、基本的紙質(zhì)檔案材料較為困難。如新生在高中的畢業(yè)生登記表、成績表、入黨團志愿書、中學(xué)期間獎懲記錄；在高考期間的高考志愿表、高考成績、政審表、高校招生體檢表等一系列檔案資料不全，有的甚至連原始檔案都沒有，使高校無法建立起真正有效完善的新生檔案。2.新生檔案轉(zhuǎn)遞方式不統(tǒng)一，新生檔案材料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象。

5、目前轉(zhuǎn)遞檔案主要存在有當(dāng)?shù)卣修k直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案、中學(xué)直接轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案，有的甚至違反相關(guān)的檔案管理規(guī)定，由學(xué)生自行帶檔案入學(xué)的方式。檔案轉(zhuǎn)遞方式的多樣性和隨意性，造成了檔案保密性、完整性和真實性難以得到保證，嚴(yán)重的還造成檔案的丟失，使高校無法掌握新生的真實資料，使高校學(xué)生檔案的連續(xù)性嚴(yán)重脫節(jié)，使用人單位只能看到學(xué)生在大學(xué)期間的檔案，而不能了解到學(xué)生在高中時候的情況，造成由零開始重新建立個人檔案，無法保障高校學(xué)生檔案的嚴(yán)肅性和真實性，嚴(yán)重影響學(xué)生檔案管理工作的正常開展。3.新生檔案管理部門交叉重疊，新生檔案管理

6、不夠規(guī)范。高校學(xué)生檔案管理由于長期無明文規(guī)定，歸檔材料缺乏統(tǒng)一管理，歸檔部門未明確固定，造成各高校對學(xué)生檔案管理工作的模式較多，重視程度也不一樣。有些高校學(xué)生處、招生處、檔案室、二級學(xué)院等在新生入學(xué)時都在接收檔案，新生檔案資料的收集和建立沒有得到統(tǒng)一，使檔案的內(nèi)容參差不齊，無法真正反映學(xué)生的全面情況，造成學(xué)生檔案在起步階段就造成缺失。加之各部門之間對學(xué)生檔案的頻繁變更、交接，造成了高校學(xué)生檔案無法正常進(jìn)行管理，檔案質(zhì)量難以得到保障。二、規(guī)范建立新生檔案的措施1.規(guī)范和完善學(xué)生檔案管理制度。建立起規(guī)范、完整的

7、學(xué)生檔案，就必須依靠健全的規(guī)章制度。高校必須建立起一套包括由原始收集、整理、歸檔、充實、登記、移交等一系列環(huán)節(jié)組成的高校學(xué)生檔案管理制度，保證學(xué)生檔案材料產(chǎn)生過程的連續(xù)性，從學(xué)生檔案的建立開始就按制度規(guī)范運作，一開始就建立起新生的完整檔案，使學(xué)生檔案立刻進(jìn)入正常流程，使工作事半功倍。如長江師范學(xué)院就專門制定了學(xué)生檔案管理辦法，明確了學(xué)生檔案工作崗位責(zé)任制，制定了學(xué)生檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞、查詢等一系列的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)生檔案管理工作逐步實現(xiàn)制度化和規(guī)范化。2.統(tǒng)一指定檔案歸口部門。由于過去檔案傳遞方式的多樣性

8、和接收部門的不統(tǒng)一，使高校無法建立完善的新生入學(xué)檔案。為規(guī)范檔案傳遞的歸口，應(yīng)該指定一個部門來接收學(xué)生入學(xué)后轉(zhuǎn)遞的檔案。如長江師范學(xué)院做出規(guī)定，將各省市招辦或者中學(xué)郵寄的檔案全部歸口在招生處，由招生就業(yè)處統(tǒng)一接收各地轉(zhuǎn)來的檔案，改變以前多個部門同時接收的現(xiàn)狀。招生就業(yè)處在發(fā)放入學(xué)通知書同時向新生提醒不準(zhǔn)個人私自攜帶檔案入學(xué)，如有新生自帶檔案入學(xué)的一律交予輔導(dǎo)員后統(tǒng)一再交到招生就業(yè)處整理歸檔。3.明確新生檔案收集內(nèi)