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1、高校檔案管理存在問題和解決對策 摘要：高校檔案工作是高校管理工作的重要組成部分，本文針對目前高校管理工作中存在的不足與缺陷，尋求解決問題的新思路新方法，主要從加強管理、提高認識、建立目標責任制、加強檔案管理人才隊伍建設(shè)等方面入手，提高高校檔案管理工作水平。關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策中圖分類號：G647文獻標志碼：A文章編號：1674-9324（2014）01-0012-02高校檔案是指高校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記
2、錄，是我國國家檔案全宗的重要組成部分。高校檔案記載著學校的教育歷史，更是全校師生員工德、能、績和學校教學活動的真實記錄，具有重要價值。本文從高校檔案管理現(xiàn)狀入手，分析高校檔案管理存在的問題，為高校檔案可持續(xù)發(fā)展給出相應(yīng)對策。一、目前高校檔案工作存在的主要問題61.檔案意識較淡薄。目前，我國部分高校中存在不同程度地對檔案工作重視不夠，沒有認識到檔案的真正價值，部分管理人員的檔案意識較為淡薄，有的檔案管理員甚至不具備必要的檔案系統(tǒng)知識，導致管理人員不能夠認識到檔案工作的重要性，錯誤地把檔案工作看成是對“故紙”的
3、簡單整理、裝訂，應(yīng)付差事。2.高校檔案歸檔難問題。檔案與文本管理方面雖然在學校成立初期都已經(jīng)制定了各種規(guī)章制度，但是在執(zhí)行上不嚴格：有的以文件歸檔后，以查閱不便為由不愿意歸檔；也有的把自己收到的或開會帶回文的件，不是先交文書處理部門統(tǒng)一登記后辦理，而是為了自己的工作方便自收自存；更有些人需要文件時亂抽亂翻，借閱、轉(zhuǎn)閱也不登記，不但自己不妥善保管更不能及時歸還，致使相當一部分檔案材料散失于個人的手中；還有部分教輔和教學人員對檔案的重要性認識不足，認為教學成果是否歸檔保存好像與己無關(guān)。這些都給立卷工作帶來極大的
4、難題，嚴重地影響了檔案的完整性與歸檔的時限性。3.管理手段落后，程序不夠規(guī)范?，F(xiàn)階段，雖然檔案管理的內(nèi)容、服務(wù)方式、手段等與以往相比都發(fā)生了巨大的變革，但一些高校的部分檔案管理人員只會用最原始的手工操作方式處理檔案以及文書工作，與快速發(fā)展的現(xiàn)代化辦公手段形成強烈反差。再有，部分高校由于建校時間短，各項管理工作還完全沒有納入科學化、規(guī)范化、制度化管理的軌道上來，檔案管理手段落后，程序不夠規(guī)范。64.高校檔案管理基礎(chǔ)較薄弱。由于不同時期檔案管理規(guī)范標準不同，很多案卷、組卷標準缺乏統(tǒng)一性，大部分都是一卷多冊，還有
5、很多案卷標題缺少必要的因素，很多都和案卷的具體內(nèi)容沒有相關(guān)性，甚至缺乏完整的標題。很多檔案在編制時沒有頁碼。案卷外觀規(guī)格缺乏標準，有的案卷厚達數(shù)百頁，而有的則只有少數(shù)的幾頁。等等，這些都給檔案管理工作帶來了極大的不變。5.檔案管理人才較匱乏。人才資源是高校檔案部門重要的戰(zhàn)略資源，誰擁有了檔案人才優(yōu)勢，誰就掌握了競爭的優(yōu)勢。但目前我國部分高校檔案管理人才隊伍在職稱結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、學歷結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)等方面分布極不合理，甚至有些高校檔案管理人員嚴重缺編，無法建立起一支研究型、服務(wù)型、管理型、技術(shù)型的檔案人才隊伍，
6、從而影響高校的檔案管理工作。二、解決對策61.提高高校檔案意識。首先，要強化領(lǐng)導層的檔案意識。只有領(lǐng)導重視檔案工作對高校發(fā)展的重要性，檔案意識才會影響到廣大教職工。其次，要重視宣傳，提高全體師生員工檔案意識。第三，必須建立健全高校檔案管理工作各種規(guī)章制度。從國家有關(guān)檔案法規(guī)和學校實際情況出發(fā)，調(diào)整和制定檔案的各種管理制度。建立主要有分管領(lǐng)導、專職檔案員為主的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，并由上到下建立起嚴密的層層監(jiān)督體制，明確崗位責任制和實施檢查評比制度。第四，要加強檔案服務(wù)意識，提高檔案的利用效率，要充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息管
7、理優(yōu)勢，實現(xiàn)各類檔案信息的資源共享。要利用電子郵件、傳真、電話等形式向需要服務(wù)的人群和部門及時提供準確的檔案信息。2.提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。建設(shè)一支高水平高素質(zhì)的高校檔案工作人才隊伍，對檔案管理工作意義重大。因此，需要加強檔案工作人員服務(wù)與管理能力的培養(yǎng)，使他們的檔案知識得到不斷豐富，技術(shù)得到不斷提高。為了改變管理工作中的不足，要積極培養(yǎng)員工愛崗敬業(yè)、無私奉獻的精神。同時，領(lǐng)導要在精神上、物質(zhì)上給予鼓勵和支持，從而激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，使其更好地為學校的科研、教學和管理服務(wù)。63.工作程序標準
8、化，提高高校檔案管理基礎(chǔ)工作水平。檔案管理工作的實踐表明，只有實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。依據(jù)統(tǒng)一的標準來進行檔案的收集、整理和保管，從而實現(xiàn)檔案管理工作程序的標準化和現(xiàn)代化，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平。首先，必須全面普查案卷，去糟取精。通過清查，可以將重復多余沒有價值的案卷進行一一清理，減輕管理負擔。其次，必須重新組合案卷，使得案卷實現(xiàn)規(guī)范化。對那些內(nèi)容較混雜和組卷過厚的案卷進行
