高校公文檔案管理存在問(wèn)題和對(duì)策

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1、高校公文檔案管理存在問(wèn)題和對(duì)策　　如何規(guī)范高校公文處理業(yè)務(wù)，加強(qiáng)高校檔案管理工作，使之更好地為高校的各項(xiàng)管理活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，是目前高校管理工作中一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。本文就此略陳管見(jiàn)。1當(dāng)前高校公文檔案管理存在的問(wèn)題1.1公文處理程序不規(guī)范，給檔案收集管理工作造成困難。由于公文信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)資源共享，各業(yè)務(wù)部門(mén)下發(fā)的文件均可自行辦理，導(dǎo)致文書(shū)部門(mén)對(duì)各部門(mén)發(fā)文失控。主要表現(xiàn)在：一是工作人員不能主動(dòng)將文件正文交給文管人員的概率提高，使檔案不能及時(shí)登記、收集，導(dǎo)致文件編號(hào)重復(fù)或斷檔，

2、立卷時(shí)原始資料不完整。二是各部門(mén)自行輸入的文件檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，公文形成過(guò)程中的處理手續(xù)不健全，檔案資料缺乏原始真實(shí)性。三是文件格式不統(tǒng)一，文號(hào)使用隨意性大，留作存檔的文件無(wú)印章，將來(lái)利用時(shí)無(wú)法起到憑證作用，真實(shí)性受到質(zhì)疑。四是要求統(tǒng)一管理歸檔的難度較大，面臨許多技術(shù)難題。1.26現(xiàn)有機(jī)關(guān)公文檔案內(nèi)容繁瑣、分類不科學(xué)。如各級(jí)黨委和政府的文件、信息，上級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)的有關(guān)報(bào)表、資料，同級(jí)部門(mén)之間的函件、通報(bào)，下級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)往來(lái)的各種請(qǐng)示、匯報(bào)，等等。依傳統(tǒng)的立卷整理方法、需求分類方案進(jìn)行一級(jí)級(jí)分類、編頁(yè)號(hào)、

3、抄內(nèi)目、擬案卷題目、確定保管期限、編制檢索工具，等等，一環(huán)扣一環(huán)，程序繁瑣，手法欠缺，效果不佳，檔案專職人員經(jīng)常要加班加點(diǎn)，有時(shí)還要抽調(diào)人員幫忙，案卷質(zhì)量卻難以保證?，F(xiàn)有的立卷方式要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)等編制分類方案，而分類方法又有多種選擇，即使是同一機(jī)關(guān)，不同的檔案工作人員制訂的分類方案也會(huì)有差異，不同專業(yè)的人員操作結(jié)果大相徑庭。如分類組卷過(guò)程中即使完全按照分類方案組卷，也會(huì)遇到一些文件難以確定其屬類。1.3現(xiàn)有的機(jī)關(guān)公文歸檔管理不夠規(guī)范。主要是：檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)。一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；案

4、卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容，永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷；案卷厚薄不一?？傊瑱C(jī)關(guān)綜合性檔案館（室）建館（室）時(shí)間越長(zhǎng)、館（室）藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。1.46公文檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足要求，影響檔案資源利用率的提高。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文檔案的管理，需

5、要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，又要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力和實(shí)踐技能，兩者皆備的人很少。年齡偏高一些的工作人員，對(duì)計(jì)算機(jī)無(wú)所適從；年輕的工作人員專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和規(guī)范化工作能力相對(duì)不足，檔案管理隊(duì)伍在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的建設(shè)需要一個(gè)磨合期。2加強(qiáng)機(jī)關(guān)公文檔案管理的有效措施2.16樹(shù)立“文檔一體化”意識(shí)，強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作?！拔臋n一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個(gè)概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門(mén)對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門(mén)

6、的工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。同時(shí)，更要強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作。首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。不論文秘工作，還是檔案工作，每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識(shí)各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過(guò)程管理”的前提。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是“全過(guò)程管理”的根本法規(guī)，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基

7、礎(chǔ)上模范執(zhí)行。最后，還要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用的文件，要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，注意操作的熟練性和規(guī)范化，對(duì)一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔?jiān)決制止。2.2保證質(zhì)量，科學(xué)分類。一要剔除重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，避免實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷

8、規(guī)范化。盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。同時(shí)還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫(xiě)，以保證全部案卷更加規(guī)范。三要結(jié)合檔案館（室）實(shí)際，規(guī)范著錄工作。檔案著錄實(shí)質(zhì)是壓縮、貯存信息，是供檢索途徑，以便開(kāi)展檔案的利用。由于各個(gè)檔案館（室）的條件存在差異，再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，各個(gè)檔案館（室）應(yīng)該以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求，制定出適合本館（室）著錄工作的著錄細(xì)則。四