高校檔案管理存在問題及其解決對策

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1、高校檔案管理存在的問題及解決對策摘要:高校檔案管理是高校管理工作的基礎(chǔ)性工作，是高校管理工作的重要組成部分。隨著形勢的發(fā)展，當(dāng)前高校檔案管理工作出現(xiàn)許多的問題和不足，對此進(jìn)行了分析,并提出了對加強(qiáng)和改進(jìn)高校檔案管理工作的建議和意見。關(guān)鍵詞:高校檔案管理;存在問題;解決對策中圖分類號：酩7文獻(xiàn)標(biāo)識碼匕文章編號:1009-0118（2012）09-0211-02高校檔案記載著一個(gè)學(xué)校的過去和現(xiàn)在，更加映射著一個(gè)學(xué)校的未來。所以，高校檔案管理是學(xué)校的一個(gè)重耍組成部分，是提升一個(gè)學(xué)校競爭力的指標(biāo)之一,然而新形勢下的檔案管理工作還存在很多不足，本文針對檔案工作人

2、員，學(xué)校規(guī)章制度等方面對高校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出相應(yīng)措施。一、檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的意義管理就是一種服務(wù),檢驗(yàn)檔案管理工作是否到位，關(guān)鍵是能否為檔案利用人員服務(wù)到位，檔案內(nèi)容是否完整，檔案查閱是否方便，是否真正把檔案利用者視為客戶。二、高校檔案管理工作重要性的認(rèn)識高校檔案是指高校從事招生，教學(xué)，科研，管理等直接形成的對學(xué)生，學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字，圖表，聲像等不同形式，載體的歷史記錄，主要分為黨群檔案，科研檔案，教學(xué)檔案，學(xué)生檔案，產(chǎn)品檔案,財(cái)會檔案，基建檔案，設(shè)備檔案，出版檔案，外事檔案及聲像檔案等。檔案管理活動是包含了信息的輸入，存儲，加

3、工，輸出這樣一個(gè)信息傳輸過程,是一種信息控制系統(tǒng)，但與其他文獻(xiàn)管理活動相比,它又具有自己的特點(diǎn)：（-）檔案資源積累過程的患慢性；（二）檔案管理過程扣階段性；（三）檔案管理活動對檔案形成者的依附性；（四）檔案管理工作對社會的相對封閉性。三、高校檔案管理的基本任務(wù)（一）內(nèi)容1、貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法令，政策和規(guī)定，規(guī)劃全校檔案工作。2、制訂本校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)監(jiān)督，指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。3、負(fù)責(zé)接收、管理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管全校的各類檔案及有養(yǎng)料。4、開展檔案的開放或利用工作。5、負(fù)責(zé)編輯檔案，參考資料,編制檢索工具，積極開展檔案信息

4、資源。6、參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，積極開發(fā)檔案信息資源。7、參加檔案信息工作的整體化建設(shè)，開展多方面協(xié)作,進(jìn)行檔案信息交流。8、負(fù)責(zé)對全校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展檔案宣傳工作和利用者教育活動，開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。（二）理論知識創(chuàng)新，是檔案管理活力的源泉當(dāng)今吋代是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，也是信息吋代，在這個(gè)吋代中，各行各業(yè)都發(fā)生著日新月異的變化。檔案管理工作只有不斷進(jìn)行理論知識方面的創(chuàng)新，才能適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求,跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，新形勢下檔案工作創(chuàng)新有著廣闊的創(chuàng)造空間。另外，隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善，政府職能部門都應(yīng)考慮和實(shí)踐

5、的大問題，另外,隨著我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和完善,政府職能以及行政管理模式必然隨Z變化，對檔案工作來說，涉及的問題會越來越多，工作也越來越繁重。新問題，新挑戰(zhàn)迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，乂要在行動主動探索,更要在實(shí)踐上進(jìn)行積極創(chuàng)新，才能使檔案工作跟上形式的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的促進(jìn)和推動作用。（三）技術(shù)管理創(chuàng)新，是檔案管理全面發(fā)展技術(shù)管理創(chuàng)新一方面要努力推進(jìn)管理模式的創(chuàng)新，檔案管理者要自覺堅(jiān)持在管理方法的創(chuàng)新上下工夫，在管理手段現(xiàn)代化上下功夫，堅(jiān)決克服等、要和各種因循守I口思想的束縛的，牢固樹立檔案是一種信息資源，同樣產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會

6、效益的理念，把有限的被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，由以傳統(tǒng)的靜態(tài)服務(wù)，間接服務(wù)轉(zhuǎn)變動態(tài)的,直接的高層次服務(wù)，由封閉型的管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，由單一服務(wù)向多元化服務(wù)轉(zhuǎn)變。另一方面要努力推進(jìn)管理手段的創(chuàng)新檔案管理主要是和數(shù)字與文字打交道,數(shù)字化檔案將成為今后檔案管理事業(yè)的主要存在形式,建設(shè)數(shù)字化檔案已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展方向。四、檔案管理的創(chuàng)新基本內(nèi)涵檔案管理人員要在思想觀念方面創(chuàng)新,首先要對檔案管理工作的變化有明確的認(rèn)識，過去檔案工作主要是為政治服務(wù)，是相對封閉的，服務(wù)的方式也是被動接待為主，改革開放之后，檔案工作已經(jīng)有了重大的轉(zhuǎn)變，既要為政治服務(wù)，還要為經(jīng)濟(jì)

7、建設(shè)，教學(xué)科研，編史修志服務(wù)。要面向社會，全面開放，并主動開放檔案信息資源，為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。社會主義市場經(jīng)濟(jì)建立后，對檔案事業(yè)提出了新的更高的要求，在不斷發(fā)展的新形式下，檔案工作者只有解放思想，更新觀念,開拓創(chuàng)新，才能研究新情況，解決新問題，實(shí)現(xiàn)新突破。檔案管理者必須注重創(chuàng)新思想培養(yǎng)，創(chuàng)新思想是一個(gè)相對性的概念,是相對于常規(guī)思維而言的一種思維方式，創(chuàng)新思維是一般具有獨(dú)特性,新穎性，靈活性,邏輯性，對象的潛在性等特點(diǎn)，因此，要使檔案管理部門創(chuàng)新成功,必須培養(yǎng)創(chuàng)新思維。五、目前高校檔案管理存在的問題（一）在管理體制上，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)立不健全，絕大多數(shù)

8、檔案機(jī)構(gòu)都是黨辦，校辦下的科級建制，歸屬校辦管理,編制少，人手不足，致使分工不夠具體，職責(zé)難以