淺議新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理

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1、淺議新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理摘要：文書(shū)檔案管理是醫(yī)院辦公室最基礎(chǔ)的工作，同時(shí)也是醫(yī)院基礎(chǔ)管理水平的充分體現(xiàn)，主要包括檔案的收集、整理、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等一系列的工作。根據(jù)新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理的主要特點(diǎn)，分析文書(shū)檔案在專(zhuān)業(yè)人員培養(yǎng)、管理方式等問(wèn)題，并提出應(yīng)該從人力，財(cái)力、物力等方面出發(fā)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人員培訓(xùn)和文書(shū)質(zhì)量管理，推進(jìn)信息化管理的進(jìn)程，以提高文書(shū)檔案的利用率并滿(mǎn)足新形勢(shì)下對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的要求。關(guān)鍵詞：醫(yī)院文書(shū)檔案管理新形勢(shì)利用中圖分類(lèi)號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào):1674-098X(2013)02(a)-0233-0

2、1醫(yī)院文書(shū)檔案是檔案工作的重要組成部分，除了包括相對(duì)較為獨(dú)立的病歷檔案之外，還包括各類(lèi)復(fù)雜的文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、基建、設(shè)備等綜合性檔案。隨著醫(yī)療改革體制的不斷推進(jìn)，認(rèn)真掌握新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的特點(diǎn)，積極加強(qiáng)和不斷提高醫(yī)院文書(shū)管理水平，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展具有非常重要的意義。1加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作1.1爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的重視醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度重視文書(shū)檔案的管理，這是做好檔案管理工作的前提。由于文書(shū)檔案不能夠直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)際工作中相關(guān)人員對(duì)文書(shū)檔案管理的意義認(rèn)識(shí)不清。一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，另外又受到人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)施等方

3、面的限制，這使文書(shū)檔案管理工作并不能順利開(kāi)展。因此只有轉(zhuǎn)變管理人員尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的陳舊觀念，提高其對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，才能夠使文書(shū)檔案工作正常開(kāi)展。所以首先要加大對(duì)檔案法的宣傳力度，使全院?jiǎn)T工充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要性；其次，文書(shū)檔案管理人員還應(yīng)該及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理工作，積極匯報(bào)有關(guān)工作情況，認(rèn)真整理和完成檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件，并為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到此工作的重要性。此外，醫(yī)院管理層還應(yīng)把文書(shū)檔案管理工作納入到日常工作日程，并明確列入年度工作考核內(nèi)容，從而為醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的環(huán)境氛圍。1.

4、2加大檔案管理硬件設(shè)施的投入任何工作的正常開(kāi)展都離不開(kāi)硬件設(shè)施的投入，因此加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作，不僅要在財(cái)力上給予支持，還應(yīng)該加大人力以及物力等方面的投入。首先，要加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)，以便全面提高相關(guān)人員的素質(zhì)和檔案管理水平；其次，還應(yīng)該注重檔案管理人員的政治思想、道德和法律等綜合型職業(yè)素質(zhì)，要求文書(shū)檔案人員必須細(xì)心、耐心，并具有高度的責(zé)任感，工作中要認(rèn)認(rèn)真真，以保障檔案管理工作的質(zhì)量與品質(zhì)，從而更好地服務(wù)于醫(yī)院工作。2規(guī)范和健全文書(shū)檔案管理制度2.1醫(yī)院文書(shū)檔案借閱醫(yī)院保存的文書(shū)檔案主要供該院?jiǎn)T工的借閱，查閱一般需

5、要在檔案室進(jìn)行，若因工作的需要必須外借者應(yīng)該辦理好相關(guān)手續(xù)，外借時(shí)間一般不能夠超過(guò)兩周；外單位查閱者需要持有介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱。此外，查閱檔案者一定要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，必須負(fù)責(zé)被查檔案的安全與完整，禁止在檔案上進(jìn)行涂畫(huà)和批注，否則要依據(jù)情節(jié)輕重予以處罰。2.2醫(yī)院文書(shū)檔案立卷和銷(xiāo)毀醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員應(yīng)該按照文書(shū)檔案的管理時(shí)限做好年度的歸檔管理，歸檔文件內(nèi)的整理應(yīng)該遵循一定的規(guī)律，并保持文件材料之間的某些聯(lián)系，做好分類(lèi)，以便于保管和檢索。對(duì)于超過(guò)保存期限、已無(wú)保存價(jià)值的文書(shū)檔案，應(yīng)該經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人審核、院長(zhǎng)審批無(wú)誤后，

6、指派兩名監(jiān)銷(xiāo)人員監(jiān)督文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀過(guò)程，簽字確認(rèn)后再將已銷(xiāo)毀的文書(shū)檔案在有關(guān)目錄中注銷(xiāo)。3提高文書(shū)檔案管理工作效率隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制的深入改革，引入現(xiàn)代化的技術(shù)與設(shè)備已經(jīng)成為新形勢(shì)下醫(yī)院文書(shū)檔案管理的必然要求。現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備不僅能夠有效地保障醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作效率，還是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)化管理的必要條件。因此，建立現(xiàn)代化的文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)，以計(jì)算機(jī)為中心，光盤(pán)、縮微等多介質(zhì)兼容，實(shí)現(xiàn)掃描檔案全文存入和文件級(jí)、案卷級(jí)的多層面信息存儲(chǔ)和檢索，不僅能夠節(jié)省大量的人力、財(cái)力和物力，縮短檢索時(shí)間，還能夠顯著降低人工檢索的失誤

7、率和保證查準(zhǔn)率，從而有效提高文書(shū)檔案管理的工作效率。此外，還應(yīng)該完善檔案實(shí)體管理系統(tǒng)，設(shè)置溫濕度自動(dòng)調(diào)控及防盜監(jiān)控系統(tǒng)，并配置除塵、防磁等設(shè)施,以便延長(zhǎng)文書(shū)檔案壽命，保證檔案的完整及安全。所以加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理軟件、硬件的投入，不僅保證醫(yī)院文書(shū)檔案收集的及時(shí)化、利用的網(wǎng)絡(luò)化，還能夠有效提高文書(shū)檔案管理工作效率，并使醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作更加合理化。4提高文書(shū)檔案管理的利用與服務(wù)醫(yī)院文書(shū)檔案的最終目的就是使其能夠得到充分的利用。首先，醫(yī)院檔案管理人員要在本職工作的基礎(chǔ)上積極調(diào)整服務(wù)方式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，并形成超前服務(wù)意識(shí)。其次，

8、管理人員應(yīng)該多角度、多途徑地開(kāi)發(fā)醫(yī)院文書(shū)檔案資源，對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行較深層次的加工和利用，以便更好地服務(wù)于該院的醫(yī)療、科研、教學(xué)、管理等工作。此外，還應(yīng)該加強(qiáng)文書(shū)檔案利用反饋信息的管理工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的共享，推動(dòng)醫(yī)院不斷發(fā)展與進(jìn)步。