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1、新形勢下高校文書檔案管理探析［摘要］闡述了高校文書檔案的基本內容，探討了當前高校文書檔案管理面臨的新的形勢，存在的問題與挑戰(zhàn)，提出了提升高校文書檔案管理效益對策措施，以期推動高校教學科研工作可持續(xù)發(fā)展。［關鍵詞］新形勢高校文書檔案管理對策高等學校是知識、人才和科技高度密集的教學與科研基地，高校文書檔案管理工作是高校教學、科研、管理活動的基礎和客觀、真實記載，是提高高校教學、科研、管理質量,促進高?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要支撐。加強對新形勢下高校文書檔案管理工作研究，不斷提升高校文書檔案管理效益，推進高?？沙掷m(xù)發(fā)展意義十分重大。一、高校文書檔案的內容與作
2、用高校文書檔案是高等院校在行政、教學、科研等管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。高校文書檔案來源豐富，對教學、科研、管理等活動具有記錄、重現(xiàn)、備查等多種功能，因此，加強新形勢下文書檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實意義。（一）高校文書檔案管理的主要內容高校文書檔案是高校教學、科研、管理工作的真實記錄和反映。國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，對文書檔案的歸檔范圍、文書檔案的保管期限作出了明確的規(guī)定，為做好高校文書檔案管理提供了依據(jù)，也使高校文書檔案管理工作更加規(guī)范和科學。文書檔案包含有單位及上
3、級部門印發(fā)的各類正式"紅頭文件”，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責任書、照片、錄音、錄像以及各種電子檔案等等。文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”、“管理”、“編目編冊”、'‘保存”、“借閱”等工作上；同時，非常強調資料的完整性、安全性。（二）文書檔案的主要作用高校作為教學、科研中心，文書檔案對教學、科研工作的延續(xù)與發(fā)展具有十分重要的作用。一是起著憑證作用。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》規(guī)定：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。這一
4、規(guī)定提高了高校文書檔案歸檔管理的硬性規(guī)定，也為高校文書檔案憑證作用的發(fā)揮奠定了基礎。高校文書檔案之所以有憑證作用，是由于它的形成規(guī)律和檔案本身的特點所決定的。因為它客觀地記錄了高校歷史發(fā)展情況，具有最可靠的憑證性，其次，從檔案本身的物質形態(tài)看，它保留真切的高校歷史痕跡，如有些檔案是當事人的親筆手稿，有的是機關領導人的親筆簽署或批示，許多文件蓋有制發(fā)機關或個人的印信，事關高校的發(fā)展，因此高校文書檔案具有憑證作用。二是起著工作查考依據(jù)的作用。檔案因為是學校各項工作的原始記錄，所以它真實記錄和反映了學校的歷史發(fā)展和教學、科研、管理活動的整個過程，對高
5、校各項工作等都具有參考、借鑒和依據(jù)作用。三是起著推動教學、科研工作的可持續(xù)發(fā)展的作用。文書檔案記載著高校教學、科研已經取得的成果，達到的教學、科研水平，它的高效率的運用，可以使人"站在巨人的肩膀上”，不斷推動高校教學、科研活動的發(fā)展，創(chuàng)造出更多、更好的成果。隨著我國高等教育的飛速發(fā)展，文書檔案資料十分龐雜，數(shù)量十分驚人，傳統(tǒng)的紙質檔案已經遠遠不能適應時代的要求，高校文書檔案的電子化是必須和必要的，紙質和電子檔案應同時進行。（三）高校文書轉化成檔案的條件第一個轉化條件：必須是處理完畢的文件，才能轉化為檔案。因為文件具有現(xiàn)實執(zhí)行效用，因此，還在承辦
6、中的文件不是檔案，而檔案則是已經完成了現(xiàn)行的效用，留作查考的文件。所謂辦理完畢的文件，是指文書處理程序、承辦告一段落的文件。第二個轉化條件：必須是對今后工作有查考利用價值的文件，才能歸檔保存。這一點，在8號令中得到特別強調。第三個轉化條件：必須是按照一定歸檔制度保存起來的文件才能作為檔案。檔案是文件材料歸檔后的有機組合，它是按文件材料的自然形成規(guī)律，針對某一件事情、某一內容有機地進行排列，而不是雜亂無章的“文件包”、或是單份零散的“文件堆”。二、當前高校文書檔案管理存在的問題與挑戰(zhàn)由于各種歷史原因，高校普遍存在重學生檔案、人事檔案管理，而對其他
7、文書檔案管理工作重視不夠，歸檔不及時,檔案不全，導致高校文書檔案管理工作整體滯后。（一）文書檔案意識不強高校一些教職員工對文書檔案的重要性認識不足，有的教職員工習慣于做實際工作，但不注意在工作過程中對文件材料進行收集與積累。特別是對于一些科研工作人員，他們重視科研成果的發(fā)表與獲獎，卻不太注意對文件材料的歸檔與整理，沒有把文件歸檔工作當作科研活動的一個組成部分，認為與己無關；一些科研人員在課題研究過程中，把收集、整理、歸檔工作當作研究工作之外的事，致使歸檔工作不能正常進行；一些科研人員對文件材料的歸檔范圍不了解，造成相關檔案缺失。諸如此類教職員工
8、文書檔案意識不強，導致文書檔案重要性認識上的偏差，一定程度上制約了檔案管理工作的有效開展，使文書檔案管理流于形式，不能真正發(fā)揮應有的作用。（二）文書檔
