專業(yè)秘書教材

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1、廈門市人才服務(wù)中心主辦專業(yè)秘書、助理高級(jí)研修班第一篇如何提升工作效率一、高效率的檔案管理技巧1．檔案歸檔的方法?按性質(zhì)內(nèi)容分類?按名字分類?以順序排列?以顏色分類?以編號(hào)分檔?依地理位置分文件?依日期順序歸檔2．檔案管理的原則理想的檔案管理原則是：正確、簡(jiǎn)明、經(jīng)濟(jì)及富有彈性，茲分別簡(jiǎn)述如下：（1）正確：良好的檔案管理，是希望能做到調(diào)閱某一檔案時(shí)，就能迅速地找到，因此檔案的分類及存放要正確，取用后歸檔也要正確地放回原處，不可紊亂。（2）簡(jiǎn)明：檔案管理須力求簡(jiǎn)單明了，其分類也要簡(jiǎn)明，放置的位置及使用的方法，讓公司

2、里的有關(guān)人員都能清楚與了解，使上司或其它同事也隨時(shí)可取用參考。（3）經(jīng)濟(jì)：檔案管理人員的多寡，視實(shí)際需要而定，不宜太多，以節(jié)省開(kāi)支；檔案所占的位置愈小愈好，以免浪費(fèi)空間，因此檔案要確定。保存年限，適時(shí)的銷毀(即處理掉)清理已失時(shí)效者。（4）富有彈性：檔案在分類上立案上要富有彈性，以商應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的變動(dòng)。如以人事的檔案為例，若機(jī)關(guān)或公司規(guī)模小，人事十分單純，分類就不必太精細(xì)，而公司擴(kuò)充人員增加后便須詳細(xì)劃分，分為任用、訓(xùn)練、考核、薪資、升遷、請(qǐng)假、退休、辭職等類。3．檔案的重要性（1）處理業(yè)務(wù)的參考：36

3、http://www.xmrc.com.cnemail:pxb6@xmrc.com.cn廈門市人才服務(wù)中心主辦專業(yè)秘書、助理高級(jí)研修班一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，可以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)作為了解案情及立意遣詞的參考或援引；以期在業(yè)務(wù)處理上不會(huì)發(fā)生矛盾分岐的現(xiàn)象，回復(fù)信件也不致于重復(fù)。（2）可作為法令的依據(jù)：一個(gè)機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行，必定要牽涉到許多國(guó)家的法令或公司本身的規(guī)章或會(huì)議的決議，而法令、規(guī)章、會(huì)議記錄，都是公司檔案的一種，所以檔案可作為法令的依據(jù)。（3）可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考：介紹一個(gè)機(jī)

4、關(guān)或公司的概況，必須要敘述其沿革，以見(jiàn)其發(fā)展的軌跡與成就，而要真切地了解其沿革，惟有參考其檔案，以獲得正確的數(shù)據(jù)。（4）可作為研究時(shí)的參考：一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，是研究時(shí)最直接最正確的原始資料，撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告，必須要運(yùn)用檔案。此外，一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案，其中必定有些秘密性的，如果檔案的管理妥善完美，就能達(dá)到保密的功用，否則管理失當(dāng)，甚至發(fā)生丟失檔等情事，因而泄漏了公司的秘密，使公司的業(yè)務(wù)遭遇到重大的障礙或損害。4．檔案管理應(yīng)注意之細(xì)節(jié)（1）待處理事項(xiàng)之文件在未歸檔前應(yīng)如何整理﹖①待辦事項(xiàng)文件

5、A今天B未來(lái)a特定日子b不特定日子（2）傳統(tǒng)所謂「檔案」之外一些特殊的檔案：①待歸檔A初步分類–分大檔B分二類--百分之百確定需要?dú)w檔/不確定是否要?dú)w檔C分二類--緊急/不緊急②待讀檔③工作流程文件④參考檔:依據(jù)工作內(nèi)容/行業(yè)/興趣⑤名片檔36http://www.xmrc.com.cnemail:pxb6@xmrc.com.cn廈門市人才服務(wù)中心主辦專業(yè)秘書、助理高級(jí)研修班⑥剪報(bào)檔（3）如何追蹤被調(diào)閱的文件﹖（4）如何管理儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案二、如何為上司與自己管理時(shí)間1．如何提高效率（1）例行性工作與執(zhí)行

6、性工作處理程序?如何計(jì)劃?優(yōu)先級(jí)?FollowupSystem的建立（2）拆閱信件的程序（3）向上司報(bào)告的方法（4）交件呈送上司的方法（5）如何善用他人的時(shí)間（6）一心二用（7）PERT(工作進(jìn)度評(píng)估術(shù))（8）提高工作效率的辦公室文具2．一些建議（1）每日列出“應(yīng)做事項(xiàng)”及排列優(yōu)先級(jí)。（2）每星期做全周工作計(jì)劃。（3）設(shè)定預(yù)計(jì)工作完成時(shí)間。（4）在工作空檔，計(jì)劃全日尚未過(guò)完時(shí)間(彈性)。（5）如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，問(wèn)自己逃避何事，將大計(jì)劃分?jǐn)?shù)個(gè)小工作，個(gè)個(gè)擊破。（6）減少無(wú)生產(chǎn)力的活動(dòng)，如閑聊等。（7）保持座位整

7、齊、有秩序。（8）每件物品及文件均有定位，可立即找到使用。（9）學(xué)習(xí)拒絕的技巧。（10）保持每日最有生產(chǎn)力的時(shí)間作有創(chuàng)意性的工作。（11）詢問(wèn)專家意見(jiàn)以減少時(shí)間的消耗。（12）學(xué)習(xí)說(shuō)「不」36http://www.xmrc.com.cnemail:pxb6@xmrc.com.cn廈門市人才服務(wù)中心主辦專業(yè)秘書、助理高級(jí)研修班（13）一日之計(jì)在于晨3．時(shí)間浪費(fèi)到那裹去了﹖★突然來(lái)訪的客人★沒(méi)有目標(biāo)或臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議★雜亂無(wú)章★過(guò)分投入★辦公室的瑣碎事務(wù)★不合作的人(包括自己)★拖拖拉拉★看太多電視★賴床(而你該起

8、床時(shí))★完美主義★擔(dān)憂★嘮叨★猶豫不決★不必要的愧疚感★瞎忙★廣告郵件★胡思亂想★為沒(méi)作的事懊惱(要是我曾…..)★抗拒改變★計(jì)算機(jī)游戲(當(dāng)你該用計(jì)算機(jī)工作時(shí))★看不必要的刊物或雜志★回避難題★事必躬親而不委托別人★不必要的電話4．面對(duì)改變分析自己如何花費(fèi)時(shí)間時(shí)，不妨自問(wèn)：★我的生活均衡嗎﹖★我是否讓不必要的干擾占據(jù)我大量的時(shí)間呢﹖36http://www.xmrc.com.cnemail:pxb6