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1、《秘書實務(wù)》國家精品課程課程負責(zé)人：禹明華課程主講人：周妮、劉婕模塊四秘書辦文模塊項目一文書處理工作任務(wù)一按照收文處理程序進行收文處理[知識目標(biāo)]掌握文書處理的規(guī)范掌握文書收文程序的含義及要求[能力目標(biāo)]能夠按處理制度進行收文處理[教學(xué)重點]收文處理技巧[教學(xué)方法]任務(wù)驅(qū)動情景教學(xué)實地訓(xùn)練任務(wù)導(dǎo)入天地公司（中外合資公司）收到集團總公司的一份《關(guān)于各子公司財務(wù)負責(zé)人向集團總公司述職的通知》。作為天地公司的秘書高山將按照收文處理程序進行收文。任務(wù)分析秘書高山要完成收文的任務(wù)，首先要了解關(guān)于文書處理的一些規(guī)范，并對文書收文程序的各個環(huán)節(jié)的要求有所掌握。相關(guān)知識文書處理工作，就是機關(guān)
2、、企事業(yè)單位在公務(wù)活動和經(jīng)營管理過程中，圍繞公文的撰寫、印制、收發(fā)、辦理及立卷、歸檔等一系列環(huán)節(jié)所進行的許多具體文書工作。這些工作構(gòu)成了文書處理工作的內(nèi)容。收文處理是指對外單位發(fā)給本單位的所有文書進行收進處理的一系列程序性的工作。收文處理主要的工作程序包括簽收、登記、審核、分送、傳閱、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、歸檔等環(huán)節(jié)。一、簽收簽收就是單位文秘人員收到文件材料后，在對方的傳遞文書單或送文登記簿（見表）簽字，以表示文書收到。目的是明確交接雙方的責(zé)任，保證公文運轉(zhuǎn)的安全可靠。送文登記簿序號發(fā)文時間封套號發(fā)文機關(guān)文別簽收人簽收時間備注簽收的具體操作步驟如下：1.清點。清點就是
3、檢查、核對所收公文的件數(shù)是否與傳遞文書單或送文登記簿登記的件數(shù)相符。2.檢查。檢查就是核對所收公文封套上注明的收文機關(guān)、收件人是否確與本機關(guān)相符，核對封套編號是否與傳遞文書單或送文登記簿的登記相符，檢查公文包裝是否有破損、開封等問題。如有錯誤，要及時退回，如有包裝破損、開封等現(xiàn)象要及時查明原因。簽收的具體操作步驟如下：3.簽字。簽字就是經(jīng)清點、檢查無誤后，在傳遞文書單或送送文登記簿上簽署收件人姓名和收到日期。應(yīng)該簽寫收件人的全名，并寫上收到的時間，普通件注上收到的年、月、日即可，急件則要注上收到的年、月、日、時、分，以備事后查考。簽字一定要清晰、工整。二、登記登記就是對收進的
4、文件在收文登記簿（見表）上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。目的是便于對收文數(shù)量進行統(tǒng)計以及今后的查考利用。登記是文書工作中的一項重要環(huán)節(jié)和程序。收文登記簿順序號來文日期來文機關(guān)來文標(biāo)題密級送往部門簽收人備注（一）收文登記的方法根據(jù)具體情況采用總登記或分類登記的方法?？偟怯涍m用于收文數(shù)量較少的單位，即把所有收到的文件按年度、按收文時間先后編流水號登記；分類登記適用于文件量多的單位，即對所有收到的文件先分類別，可以按文件的來源分，也可以按文件的內(nèi)容分，然后在各類別內(nèi)再編流水號登記。（二）收文登記的具體要求收文登記是一項十分繁瑣而細致的工作，在登記中，文書人員應(yīng)
5、認真負責(zé)，一絲不茍。要做到以下幾點：登記時不能漏項，能在登記時完成的項目，應(yīng)當(dāng)即填上，需要后補的，應(yīng)及時補上；在填寫收文號時不要空號、重號；登記項目不可任意刪減；書寫時，字跡要工整、規(guī)范，不得隨意涂抹。用鋼筆和簽字筆；分清輕重緩急。如果收文較多，那么先登記急件和重要件，一般件稍后處理。三、審核審核即在收到下級機關(guān)上報的需要辦理的公文時，由文書部門對公文的內(nèi)容、行文規(guī)則、文種的使用等項進行的審查核對工作，看其是否規(guī)范。這一環(huán)節(jié)是針對下級來文所設(shè)置的，目的是把好上行文的質(zhì)量關(guān)。審核的重點包括:是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他
6、部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。四、分送分送也稱分發(fā)或分辦，是指文秘人員在文件登記后，按照文件的內(nèi)容、性質(zhì)和辦理要求，及時、準(zhǔn)確地將收文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門和承辦人員閱辦。（一）分送工作的原則和要求如下：(1)已有明確業(yè)務(wù)分工的文件，根據(jù)本單位的主管工作范圍分送到有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人和主管部門。(2)來文單位答復(fù)本單位詢問的文件，如收到的批復(fù)、復(fù)函或情況報告、報表等，要按本單位原發(fā)文的承辦部門或主管人分送，即原來是哪個部門請示、詢問或要求下級報送的，復(fù)文就送哪個部門辦理。(3)分送文件要建立并執(zhí)行登記交接制度。無論是分送給本單位領(lǐng)導(dǎo)人和各部門的文件
7、，還是轉(zhuǎn)發(fā)給外單位的文件，都要履行簽收手續(xù)。(4)要求退回歸檔的文件，要在文件上注明“閱后請退回歸檔”字樣，以便及時收回，防止散失。五、傳閱傳閱即有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。需要傳閱的文件有兩種情況：一是文件經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批辦后需要其他副職領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員傳閱，以掌握文件精神和主要領(lǐng)導(dǎo)的批示意見；二是來文屬于抄送件，不需要特別辦理，只要求有關(guān)單位、部門和人員了解的，收文后，文秘人員將文件直接送有關(guān)部門和人員傳閱。（一）傳閱文件的要求：(1)有密級的文件，應(yīng)嚴格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按
