電子公文格式及行文規(guī)則

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1、電子公文知識(shí)培訓(xùn)——發(fā)文綜合組■公文是具有規(guī)范體例格式的公務(wù)文書(shū)，是各級(jí)機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、進(jìn)行管理、處理公務(wù)、溝通聯(lián)系的工具?！龉馁|(zhì)量的好壞關(guān)系機(jī)關(guān)各項(xiàng)管理工作能否正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)公文質(zhì)量也代表部門(mén)、單位形象，是部門(mén)和單位綜合水平、綜合素質(zhì)的反映?！龉牡闹匾攸c(diǎn)是行文的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。?公文的定義和作用《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（13個(gè)）：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要?公文的種類(lèi)我公司在規(guī)定的13個(gè)公文種類(lèi)中，最常用的主要有以下9個(gè)文種：請(qǐng)示、報(bào)告、通知、批復(fù)、通報(bào)、決定、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要按照行文方向，可

2、分為：上行文：請(qǐng)示、報(bào)告平行文：函下行文：通知、批復(fù)、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、意見(jiàn)?公文的種類(lèi)上行文：報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。下行文：通知。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。?公文的種類(lèi)上行文發(fā)文流程■請(qǐng)示■■報(bào)告■?擬稿無(wú)單位、日期?出錯(cuò)點(diǎn)擊“其他出口”退回?cái)M稿中止公文中國(guó)石油電子公文系統(tǒng)公文處理簡(jiǎn)易操作步驟部門(mén)登記（部門(mén)綜合人員）1.在待處理公文中點(diǎn)擊公文部門(mén)登

3、記（部門(mén)綜合人員）2.在收文辦理意見(jiàn)中簽署意見(jiàn)，點(diǎn)擊啟動(dòng)流程部門(mén)登記（部門(mén)綜合人員）3.在待處理公文中點(diǎn)擊公文部門(mén)登記（部門(mén)綜合人員）4.點(diǎn)擊部門(mén)送辦部門(mén)登記（部門(mén)綜合人員）5.在待處理公文中再次點(diǎn)擊公文，點(diǎn)擊部門(mén)擬辦，選擇部門(mén)擬辦人員部門(mén)登記（部門(mén)綜合科長(zhǎng)）6.在待處理公文中點(diǎn)擊公文部門(mén)登記（部門(mén)綜合科長(zhǎng)）7.在部門(mén)擬辦中簽署意見(jiàn)，點(diǎn)擊部門(mén)送辦部門(mén)登記（部門(mén)綜合人員）8.點(diǎn)擊部門(mén)批辦，選擇批辦人員，點(diǎn)擊確定部門(mén)批辦（部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)）9.在待處理公文中點(diǎn)擊公文，簽署意見(jiàn)后選擇相應(yīng)出口。（此時(shí)公文會(huì)再次回到綜合人員OA系統(tǒng)內(nèi)，綜合人員會(huì)按照部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)）部門(mén)承辦（各組

4、負(fù)責(zé)人）10.在待處理公文中點(diǎn)擊公文部門(mén)承辦（各組負(fù)責(zé)人）11.在機(jī)構(gòu)承辦中簽署承辦意見(jiàn)，點(diǎn)擊部門(mén)送辦部門(mén)登記（部門(mén)綜合人員）12.點(diǎn)擊辦結(jié)中國(guó)石油電子公文系統(tǒng)發(fā)文注意事項(xiàng)規(guī)范“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的擬寫(xiě)1、不得將“請(qǐng)示”和“報(bào)告”混用?！罢?qǐng)示”和“報(bào)告”是兩個(gè)不同的文種，“請(qǐng)示”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)和解決問(wèn)題，上級(jí)機(jī)關(guān)必須給予辦理和批復(fù)；“報(bào)告”適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)詢(xún)問(wèn)或交辦事項(xiàng)、上報(bào)有關(guān)材料等，上級(jí)機(jī)關(guān)一般只閱不答復(fù)。規(guī)范“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的擬寫(xiě)規(guī)范“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的擬寫(xiě)2、“請(qǐng)示”應(yīng)做到一文一事，即一件請(qǐng)示只反映一個(gè)主旨，同時(shí)要做到

5、陳述請(qǐng)示的原因時(shí)理由充分，盡可能聯(lián)系全局來(lái)說(shuō)明請(qǐng)示事項(xiàng)的迫切性、重要性和必要性；另外，請(qǐng)示的事項(xiàng)要具體明確，同時(shí)還要提出本單位的處理意見(jiàn)，表明本單位對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)的傾向性，供上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)時(shí)參考。規(guī)范“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的擬寫(xiě)3、“報(bào)告”中不應(yīng)夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。若“報(bào)告”中夾帶請(qǐng)示的內(nèi)容，因“報(bào)告”文種可不批復(fù)，容易誤事，請(qǐng)示就失去實(shí)際意義。“報(bào)告”中若涉及請(qǐng)示事項(xiàng)，應(yīng)另行用“請(qǐng)示”行文，與“報(bào)告”嚴(yán)格分開(kāi)。規(guī)范“請(qǐng)示”和“報(bào)告”的擬寫(xiě)4、應(yīng)規(guī)范上報(bào)公文的結(jié)束語(yǔ)?！罢?qǐng)示”的結(jié)束語(yǔ)可采用“妥否，請(qǐng)批示?！睉?yīng)注意“否”后不用“？”號(hào)，“示”后不用“！”號(hào)。“報(bào)告”的結(jié)束語(yǔ)可采用“特此報(bào)告。

6、”而不使用“特此報(bào)告，請(qǐng)批示。”結(jié)束語(yǔ)均另起段落，單占一行，與正文之間不空行。主體文件格式要求1、標(biāo)題。文件標(biāo)題應(yīng)在紅色反線(xiàn)下空２行，用２號(hào)小標(biāo)宋體字，分一行或多行居中排列，回行時(shí)要注意做到詞意完整。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱(chēng)加書(shū)名號(hào)外，一般不使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主體文件格式要求2、主送機(jī)關(guān)。在文件標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)。主體文件格式要求3、文件正文。在主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下1行，每自然段左空2字，回行頂格。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每頁(yè)排22行，每行排28個(gè)字，行距為固定值28磅。正文中標(biāo)題推薦使用以下字體：一級(jí)標(biāo)題為3號(hào)小標(biāo)宋，二級(jí)標(biāo)題為3號(hào)黑體，三級(jí)標(biāo)題為3號(hào)楷體，

7、四級(jí)標(biāo)題為3號(hào)仿宋體（可加粗處理），均居左前空2字排。主體文件格式要求4、附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”兩字，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字編序號(hào)，序號(hào)數(shù)碼后加圓點(diǎn)“.”，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。例如：附件：1．×××2．×××