潤祥集團會議管理辦法

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1、會議管理規(guī)定第一條為規(guī)范會議程序，提高決策、管理能力和辦事效率，更好地協(xié)調(diào)工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，預防和糾正工作中存在的差錯，保證各項管理工作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所指的會議包括集團及各公司總經(jīng)理辦公會議、中層干部會議、生產(chǎn)經(jīng)營分析會議、工作協(xié)調(diào)會、專題會議、部門日常管理例會和接待會議等。專題會議指集團及各公司的生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、安全管理、質(zhì)量管理、工程管理、預算管理、合同評審等會議。第三條召開會議原則：（一）根據(jù)實際工作需要召開，著眼于有效溝通、協(xié)調(diào)集團及公司內(nèi)部各方面關系、解決問題、安排部署工作。（二）注重

2、質(zhì)量，提高效率。會前應做好充分準備，做到充分溝通，心中有數(shù)；對議而不決的事項提出解決的原則與方法；各類會議力求精干、高效，工作進展和安排應明確、具體、量化，杜絕空談和形式主義。（三）講求實效。會議議定的事項、布置的工作任務、提出的辦法措施，與會人員要按照職責分工傳達、貫徹，落實，力求取得具體成果。第四條會議安排7（一）會議安排的原則為：小會服從大會、局部服從整體、臨時會議服從例會。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受本條規(guī)定限制。（二）列入集團例會管理的會議須經(jīng)集團總經(jīng)理批準并由集團發(fā)文公布；列入公司例會管理的會議須經(jīng)公司總經(jīng)理批準并由公司發(fā)文公布，同時報集團綜合辦公室

3、備案。（三）涉及多公司、集團部門，并須有集團領導參加的會議，由會議主要牽頭部門與集團辦公室聯(lián)系，報集團副總經(jīng)理以上領導批準后，可臨時召開集團工作協(xié)調(diào)會。（四）政府主管部門或外部協(xié)作單位在本集團召開會議（如現(xiàn)場會、報告會等），或本集團組織召開對外工作會議（如業(yè)務洽談會、用戶座談會等），接待或組織部門應將會議通知或申請及準備情況書面報集團綜合辦公室備案。如要求集團其他公司和部門組織、配合、協(xié)調(diào)的，應提前書面提出申請。第五條會議通知（一）集團級會議由集團綜合辦公室負責通知；公司級會議由所在公司辦公室負責通知；其他會議由會議組織部門負責通知。（二）會議須提前通知，一般會議應提

4、前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日下發(fā)正式書面通知。7例會正常召開不再例行通知，不能按時召開時由辦公室至少提前1小時通知。（三）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容和要求等。第六條會議準備（一）會議準備包括但不限于會議通知、會議時間、會議地點、會議主持人、參會人員、會場安排、會場布置、會議設施準備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音錄像攝影、會議紀要以及會場橫幅、會議宣傳等。（二）會議主辦部門應提前準備好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應提交資料等）；落實并布置會場，準備好會議所

5、需的各種設施、用品等；（三）集團級會議會務服務統(tǒng)一歸口集團綜合辦公室負責，公司級會議會務服務由所在公司辦公室負責。（四）各公司、集團部門召開會議需用集團會議室的，應提前向集團綜合辦公室提出，由集團綜合辦公室統(tǒng)籌安排。各公司會議室由所在公司辦公室負責管理。（五）重要接待會議應制定會議接待方案，方案內(nèi)容包括但不限于接機接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。第七條、會議組織遵照“誰主辦，誰組織”的原則。7　　第八條會議主持人須遵守以下規(guī)定：　?。ㄒ唬┲鞒秩藨贿t于會前5分鐘到達會場，檢查會務落實情況，做好會前準備。　?。ǘ┲鞒秩艘话銘跁h開始

6、后，將會議的議題、議程、須解決的問題及目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的說明。　?。ㄈ┲鞒秩藨鶕?jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率?！　。ㄋ模儆懻?、決策性議題的會議，主持人應引導會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見?！　。ㄎ澹┲鞒秩藨獙h議決事項付諸實施的程序、實施部門、達成標準和完成時限等會后跟進安排向與會人員明確。　　第九條參會人員須遵守以下規(guī)定：　?。ㄒ唬獪蕰r到會，并在

7、《會議簽到表》上簽到；　　（二）會議發(fā)言應言簡意賅，緊扣議題；　　（三）遵循會議主持人對議程控制的要求；　?。ㄋ模俟ぷ鞑渴鹦再|(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言；（五）7會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。（六）做好本人的會議紀錄。會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。（七）做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內(nèi)容?！　〉谑畻l集團級、公司級各類會議應設專用記錄本進行會議記錄并確定專人負責記錄。會議記錄應遵守以下規(guī)定：（