[經(jīng)營管理]管理核心能力專文—時間管理(5頁)

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1、管理核心能力專文?時間管理◎白崇賢壹、時間管理的重要性：人生列車不賣回頭票，過往的歲月，任憑拿多少金錢也無力換回，所以珍惜生命，更當要看重時間管理。有人常會不經(jīng)意地感嘆，面對工作我壓力好大哦，其實壓力的背後絕大部份是因爲無法有效掌握時間的因素所造成，因爲人生猶如一盤棋，坐在對面跟您下棋的正是「時間」。談到時間管理就不能不正視「時間」具有的三大特質(zhì)，第一、時間無法用其他東西「替代」；第二、時間不能「增減」，富翁與窮人每天都是24小時；第三、時間無法「儲存」，無法像錄影帶，先將節(jié)目預錄，再找時間播放，所以時間更必須

2、進行有效的管理，才能發(fā)揮其真正的效率和效益應(yīng)無疑義。貳、時間管理的精義：其實「時間管理」的精義，如將英文字“TIME”加以拆開定義，則更爲清晰。因爲第一、時間管理需要「目標（TARGET）」的設(shè)定和導引：如年度工作計劃目標、月度工作計劃目標、本週工作計劃目標、本日工作計劃目標和本日每小時之工作計劃目標的預先規(guī)劃和細分設(shè)定，才能引領(lǐng)時間的主人去做好每一件事情，包括接聽電話、訪客、出差、會議、懇談、休閒、運動和公務(wù)處理的每一個環(huán)節(jié)。過去在農(nóng)業(yè)社會時代，我們可以說：「一日之計在於晨」；但處在今天高度追求快速變化的科技

3、時代，我們更應(yīng)該強調(diào)「一日之計在於昨夜」的道理，也就是當我們面對每項工作目標時,我們必須加上週詳?shù)挠媱?，才能使各項工作之進行，更具有節(jié)奏感、挑戰(zhàn)性和績效性。第二、時間管理必須善用一些節(jié)省時間之工具（Tool）：如簡報時以投影片（P.P.T.）代替寫白板的時間；以E?nuil代替人工公文傳輸；以飛機代替火車或汽車作爲交通工具；以快遞代替平信郵寄時間等。第三、時間管理需要思考（Thinking）和計劃：亦即在處理任何事情之前先須以5W2H構(gòu)思計劃'想一想要做什麼（Know?What）；由誰來做（Know?Who）；

4、什麼時間做（Know-When）；從什麼部門或地方開始做（Know-Whore）；然後再用爲什麼（Know-Why）來進行針對上述What、Who、When、Where等項目之Howmuch（多少預算）和Howtodo（細部執(zhí)行計劃或操作規(guī)範）‘必將大大避免可能因做錯而重來的返工時間。第四、時間管理需要改善和創(chuàng)新（IMPROVEMENT&INNOVATION）:通過每天工作記錄表，以每30分鐘爲一節(jié)進行記錄，然後在每週進行一次當週耗用時間數(shù)及用途（如開會、聽電話、訪客、工作…?等）的統(tǒng)計分析'再依耗用工時總計排

5、行表，您當可發(fā)現(xiàn)很多工作似乎可以省略或找部屬代理或可授權(quán)他人處理，或可同步處理才會更具有效率和效益'然而我們卻因忙碌疏於規(guī)劃而盲幹!第五、時間管理需要方法（METHODS）:例如將自己的工作依「重要性」和「急迫性」加以分析和排序，學會20：80「抓大放小」的法則'當能找出有些工作是於：1?重要而急的，應(yīng)自行優(yōu)先處理；有些工作是於重要而不急的'則可列次要順序或授權(quán)處理有些是急而不重要，則應(yīng)交辦他人處理；有些則是不急不重要，則應(yīng)予以排除不做。第六、時間管理需要效率及效益(Efficiency&Effect):例如地

6、面上有100張美金鈔票‘其屮98張是一塊錢，而2張是一百塊的，那麼爲了追求效益，我們應(yīng)該先撿扌合那2張100元的美金，而不應(yīng)拚死拚活地去撿拾散落人地的98張1元的美鈔。然而時間管理有時要活用「同步處理原則」，才能出現(xiàn)更好「效率」，例如，謝東閔先生過去在他擔任省府主席之時,每週有一次要上臺北參加國民黨的屮常會，他都會利用從老家「二水」搭乘自強號列車，並同時買二張票，預留一個位置給鐵路沿線的縣市長，並通過秘書事先告知各縣長列車班次，等到火車由「二水」進入「彰化站」時，彰化縣長依座次號碼上車坐在主席對面交談公務(wù)；等火

7、車開入「臺中站」時，彰化縣長下，臺屮市長上；到「豐原站時」，臺中縣長上，臺中市長下；到了「苗栗站」時，臺中縣長下，苗栗縣長上；到「新竹站」時，苗栗縣長下，新竹市長上，並依序展開公務(wù)商談之旅，等火車進入「臺北站」時，臺北縣長與謝主席同步下車。這樣搭火車之旅，一路上謝主席一則聽取縣市長建言；二則交待省府任務(wù)，使鐵路沿線各地方首長都有機會與主席面對面交流，而整個時間只用了二個多小時，謝主席真的非常具有時間「效率」。參、時間管理的策略日本策略大師大前硏一曾倡言：「策略」比「努力」更重要的道理，當然，時間管理也不能例外。

8、大凡策略(Strategy)的內(nèi)涵應(yīng)至少包含「原則」與「方法」兩項，亦即1?方向2?時機3?程度(核心能力)等要件的掌控。所以時間管理便需要有明確的目標(Objective)作爲依循「方向」；更要具有5W2H1E的可行計劃(ProjectPlan)作爲「方法」,並須建立一份「每日」、「每週」、「每月」之工作清單，以20：80抓人放小「原則」設(shè)定工作優(yōu)先順序。當然做任何事情必須奉行Pla