基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理工作要點(diǎn)探討

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1、基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理工作要點(diǎn)探討［摘要］探討瞭基層單位加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)檔案管理工作中應(yīng)註意的幾個(gè)問題，旨在提高基層單位環(huán)境保護(hù)檔案的管理水平［關(guān)鍵詞］環(huán)境保護(hù)檔案管理1前言環(huán)境保護(hù)檔案是指各級環(huán)境保護(hù)行政管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境科研、環(huán)境宣傳、教育等機(jī)構(gòu)及個(gè)人在從事環(huán)境保護(hù)活動中直接形成的，對國傢和社會有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。環(huán)保檔案是環(huán)境保護(hù)工作的真實(shí)記錄，是環(huán)保技術(shù)資源和信息資源的儲備形式，是環(huán)保信息交流的工具，也是環(huán)境管理、環(huán)境建設(shè)的科學(xué)依據(jù)。環(huán)保檔案工作是環(huán)境保護(hù)工作的重要組成部分，健全檔

2、案工作管理制度，保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用對於環(huán)境保護(hù)事業(yè)具有十分重要的作用環(huán)境保護(hù)檔案工作是一項(xiàng)管理性很強(qiáng)的工作,在實(shí)踐中如何有效而科學(xué)地管好、用好環(huán)境保護(hù)檔案，筆者認(rèn)為要做好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的工作2歸檔階段基層單位要把環(huán)保文件材料的形成、積累、立卷和歸檔視為本單位的一項(xiàng)重要管理業(yè)務(wù)，納入工作計(jì)劃,指定檔案人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，保證環(huán)保檔案的系統(tǒng)完整《中國檔案分類法■環(huán)境保護(hù)檔案分類表》(TJ/T7-94)中對環(huán)境保護(hù)檔案的類別屬性有做詳細(xì)的分類,檔案科(室)對接收的環(huán)保檔案應(yīng)按照該標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行整理，分類標(biāo)引,

3、編寫總目錄和分類目錄歸檔階段應(yīng)註意:歸檔的文件材料應(yīng)為原件，如歸檔復(fù)制件必須有相應(yīng)的說明;歸檔的文件材料應(yīng)做到字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、樣清晰，簽字蓋章、日期等標(biāo)識完整齊備;歸檔文件材料的書寫和裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)的要求;歸檔的電子文件數(shù)據(jù)應(yīng)與相應(yīng)紙質(zhì)文件數(shù)據(jù)保持一致;歸檔的照片、音像、實(shí)物要有相應(yīng)的文字說明各業(yè)務(wù)部門某項(xiàng)工作開始時(shí)，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人指定專人，在項(xiàng)目完成或告一段落後，按照國傢環(huán)保局、檔案局(88)環(huán)辦字第415號文件規(guī)定的歸檔范圍、保管期限和密級劃分表,對形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理並歸檔歸檔的過程

4、中應(yīng)註意以下細(xì)節(jié):①歸檔的文件材料種類份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、多種文字形成的同一文件,分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷%1卷內(nèi)文件材料區(qū)別不同情況進(jìn)行系統(tǒng)排列，即批復(fù)在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;文字材料在前，圖表在後%1卷內(nèi)文件材料排列順序,依次編寫頁號，雙面有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角填寫頁號;圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號%1案卷要逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，文件材料的題名不得隨意更改和簡化，

5、卷內(nèi)文件目錄放在卷首;有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾kJ%1案卷封皮要逐項(xiàng)填寫清楚，案卷題名要簡明,確切反映卷內(nèi)文件材料內(nèi)容，使用簡稱應(yīng)通用易懂,並用毛筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰%1歸檔的環(huán)保文件材料要做到書寫材料優(yōu)良，禁止用復(fù)寫紙、珠筆、鉛筆和紅墨水書寫;卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制並與原件一並立卷%1檔案科（室）對歸檔的環(huán)保文件材料要仔細(xì)檢查，對殘缺不全、不符合歸檔

6、要求的案卷，應(yīng)退回原立卷部門，整理合格後再接3環(huán)保檔案的保管和統(tǒng)計(jì)階段環(huán)保檔案具有歷史記錄的功能,為保管、整理好環(huán)保檔案，在環(huán)保檔案的保管和和統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)，應(yīng)做好以下工作:3.1基層單位環(huán)保檔案管理部門要根據(jù)保存檔案資料的數(shù)量,設(shè)置必需的檔案專用庫房和櫃架。庫房要堅(jiān)固，並有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施3.2環(huán)保檔案部門應(yīng)根據(jù)工作需要，增置溫濕度計(jì)、復(fù)印機(jī)、照像機(jī)、去濕機(jī)、吸塵器和電子計(jì)算機(jī)等3.3應(yīng)建立環(huán)保檔案的統(tǒng)計(jì)制度。環(huán)保檔案部門應(yīng)填寫檔案收進(jìn)和移出登記簿，對提供利用情況和效果,銷毀、庫存數(shù)、

7、增減數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，準(zhǔn)確編制檔案工作情況統(tǒng)計(jì)年報(bào)，及時(shí)上報(bào)有關(guān)部門4環(huán)保檔案的利用階段環(huán)保檔案管理的根本目的是為瞭查驗(yàn)和利用，因此，為高效、安全地利用環(huán)保檔案，在環(huán)保檔案的利用階段，應(yīng)做好以下工作：4.1環(huán)保檔案部門應(yīng)編制各種檢索工具，開展檔案史料的編研工作，積極配合有關(guān)部門編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編和專題文件匯集等4.2有條件的單位要開展計(jì)算機(jī)檢索4.3單位應(yīng)建立環(huán)保檔案查閱審批制度。利用環(huán)保檔案者應(yīng)按規(guī)定辦理檔案查閱審批手續(xù),並填寫《環(huán)保檔案查閱登記表》。利用工作結(jié)束後，利用者要如實(shí)填寫《環(huán)保檔案利用

8、歸還登記表》,及時(shí)交檔案部門存查4.4作為環(huán)保檔案管理人員，要熟悉所藏檔案的情況,主動瞭解環(huán)保各項(xiàng)工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。環(huán)境保護(hù)檔案的組成特點(diǎn)是由基層單位的性質(zhì)所決定的，認(rèn)識並掌握環(huán)境保護(hù)檔案的特性，有利於不斷改進(jìn)檔案管理方法、提高服務(wù)質(zhì)量，更大限度地發(fā)揮環(huán)境保護(hù)檔案的作用5結(jié)語環(huán)境保護(hù)檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)性很