檔案資料管理

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1、(四)檔案資料管理為加強(qiáng)檔案與資料的管理，使檔案資料更好地為物管中心的管理工作提供支持，根據(jù)物管中心實(shí)際工作情況特制定本辦法。1.職責(zé)人事行政部負(fù)責(zé)物管中心集中管理的檔案資料，包括中心文件、報(bào)紙、期刊等，由人事行政人員統(tǒng)一購(gòu)置、訂閱、管理。其他資料如法規(guī)、規(guī)范、規(guī)程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等各部門因工作需要而購(gòu)置的專業(yè)書(shū)刊資料由各部門派專人管理。2.規(guī)定(1)檔案資料可根據(jù)各部門的需耍進(jìn)行購(gòu)買或訂購(gòu)。(2)由人事行政部統(tǒng)一管理的檔案資料，實(shí)行借閱制度。借閱人應(yīng)按期定時(shí)歸還,遺失或破損應(yīng)按檔案原價(jià)一倍或折價(jià)賠償。(3)出人事行政部統(tǒng)一管理的檔案資料，借閱人不得在其上標(biāo)記符號(hào)

2、、畫(huà)線、折頁(yè)、剪取。(4)所有檔案資料未經(jīng)小心總經(jīng)理同意不準(zhǔn)外借他人(單位)；本中心形成的資料，未經(jīng)總經(jīng)理同意，不得向外單位公布或傳抄。3.耍求⑴歸檔%1所有文件材料必須經(jīng)過(guò)登記編號(hào)后方可歸檔。%1各項(xiàng)冃及各部門由專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、遞轉(zhuǎn)、登記、組卷及向人事行政部移交。%1建立文件收發(fā)登記本，對(duì)來(lái)往文件、圖紙、資料、聲像材料進(jìn)行登記。%1負(fù)責(zé)檢杳督促本部門經(jīng)辦人員及時(shí)將文件交還專人存檔。%1所有有關(guān)保潔分公司項(xiàng)日、經(jīng)營(yíng)等方面形成的文件材料，在七天內(nèi)收集齊全并加以整理后送專人歸檔。%1在經(jīng)營(yíng)工作中形成的需耍歸檔的合同、協(xié)議，在合同正式簽字蓋章Z口即應(yīng)將合同正木

3、一份由保潔分公司財(cái)務(wù)部門保存并歸入財(cái)務(wù)檔案，合同簽字前的有關(guān)文件及一份合同副本，交文書(shū)檔案管理部門歸檔保存。%1檔案歸檔范圍及保管期限按照“檔案歸檔范圍及保管期限表”執(zhí)行。%1檔案材料的保管期限分為永久、長(zhǎng)期(十六年至五十年)和短期(五年至十五年)三種。(2)保存期限%1凡是記述和反映本單位主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本單位和國(guó)家建設(shè)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料應(yīng)列為永久保留。%1凡是反映本單位一般活動(dòng)的，在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值的文件材料，應(yīng)列為長(zhǎng)期保管。%1凡是在較短時(shí)期內(nèi)本單位需耍查考的文件材料，應(yīng)列為短期保管。一般基本建設(shè)項(xiàng)H及設(shè)

4、備文件材料實(shí)際保管期限不得短于實(shí)物的實(shí)際使用壽命。(3)保管%1凡屬歸檔范I韋I，用于工作的圖書(shū)、刊物、報(bào)紙，各類規(guī)范及規(guī)程，各級(jí)政府頒發(fā)下達(dá)的法規(guī)、政策以及錄像、錄音、照片等載體資料，均屬檔案資料的管理范圍。%1檔案資料應(yīng)妥善保管，應(yīng)做好防盜、防火、防潮、防蛀、防污染工作。%1應(yīng)建立分類整理，定期匯總整理檢查制度。工具書(shū)、參考書(shū)應(yīng)按專業(yè)分類整理存放，文件檔案資料應(yīng)按形成時(shí)間、經(jīng)營(yíng)類別、文件編號(hào)整理存放。%1每年應(yīng)進(jìn)行一次保管質(zhì)量和完好程度的檢查，發(fā)現(xiàn)破損、變質(zhì)應(yīng)及時(shí)修整和補(bǔ)救。%1各部門應(yīng)有專人(兼職檔案員)負(fù)責(zé)檔案資料的管理。所有檔案資料應(yīng)實(shí)行登記歸檔。

5、三、會(huì)議管理為加強(qiáng)物管中心各部門之間的溝通與協(xié)作，進(jìn)一步提高工作效率，特制定本規(guī)定。1.周例會(huì)/經(jīng)理辦公會(huì)(1)召開(kāi)時(shí)間:每周一8:30。(2)主持人：總經(jīng)理或副總經(jīng)理。(1)參加人員：各部門副經(jīng)理級(jí)以上管理人員。(2)會(huì)議內(nèi)容:%1各部門主管、經(jīng)理匯報(bào)上周重點(diǎn)工作情況及本周工作計(jì)劃；%1主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)主管部門工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)；%1總經(jīng)理對(duì)上周整體工作及木周工作進(jìn)行點(diǎn)評(píng)；%1公司主管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作；%1參會(huì)人員因特殊原因不能參加會(huì)議的應(yīng)向總經(jīng)理請(qǐng)假；%1會(huì)議由人事行政部負(fù)責(zé)記錄，經(jīng)總經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)閱簽后下發(fā)到所有參會(huì)人員:%1各部門根據(jù)會(huì)議要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行落實(shí)

6、，并在下周周例會(huì)上匯報(bào)落實(shí)情況;%1耍求參會(huì)人員所在部門不得安排參會(huì)人員會(huì)議當(dāng)日休息。1.每日協(xié)調(diào)會(huì)(1)召開(kāi)時(shí)間為每日8:30o(2)主持人：總經(jīng)理或副總經(jīng)理。公司規(guī)章制度一、公司形彖1、員工必須淸楚地了解公司的經(jīng)營(yíng)范圍和管理結(jié)構(gòu)，并能向客戶及外界止確地介紹公司情況。2、在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注視對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方。3、在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲I?嘩。4、遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間(包括午餐時(shí)I'可)辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。5、接聽(tīng)電話應(yīng)及時(shí)，一般鈴響不應(yīng)超過(guò)三聲，如受話人不能接聽(tīng)，

7、離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽(tīng)，重要電話作好接聽(tīng)記錄，嚴(yán)禁占川公司電話時(shí)間太長(zhǎng)。6、員工在接聽(tīng)電話、洽談業(yè)務(wù)、發(fā)送電子郵件及招待來(lái)賓時(shí)，必須時(shí)刻注匝公司形彖,按照具體規(guī)定使川公司統(tǒng)一的名片、公司標(biāo)識(shí)及落款。7、員工在工作吋間內(nèi)須保持良好的精神而貌。8、員工要注重個(gè)人儀態(tài)儀表，工作時(shí)間的著裝及修飾須人方得體。二、?；钭飨?、員工應(yīng)嚴(yán)格按照公司統(tǒng)一的工作作息時(shí)間規(guī)定上下班。