淺談電子檔案信息安全

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1、淺談電子檔案信息安全摘要：電子檔案的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。由于電子文檔的特殊性，電子檔案的信息安全變得非常重要。關(guān)鍵詞：電子檔案信息安全隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，各類檔案已經(jīng)形成電子檔案。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為檔案管理的重要環(huán)節(jié)。電子文件指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案整理、歸檔過(guò)程的安全管理包括要建立和執(zhí)行科學(xué)的歸檔制度，保證電子

2、檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確，歸檔時(shí)耍盡可能地以主流技術(shù)統(tǒng)一電子檔案的保存格式。電子檔案運(yùn)行環(huán)境主要是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，保證電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理就是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全管理。立檔單位、檔案館對(duì)館（室）藏檔案實(shí)體和信息內(nèi)容采取有效保護(hù)措施，避免受到自然災(zāi)害或人為侵害，并使其處于安全狀態(tài)的管理工作。多年來(lái)，在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用的問(wèn)題，致使大批的檔案得不到充分的使用，許多很有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期被束之高閣。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)以及多媒休技術(shù)在檔案管理工作中的不斷利用，電子檔案信息應(yīng)運(yùn)而生。21

3、世紀(jì)是一個(gè)科技化高度發(fā)展的時(shí)代，同時(shí)也是一個(gè)信息量高度共享的時(shí)代，檔案信息公開已是一種必然的趨勢(shì)。另一方面，在利用計(jì)算機(jī)在對(duì)電子檔案進(jìn)行操作、傳輸、存貯的過(guò)程屮，以及在電子檔案的采集、整理、歸檔、利用過(guò)程屮都會(huì)不可避免地產(chǎn)生誤操作、被偷竊、丟失、病毒、黑客侵犯等問(wèn)題，這就對(duì)電子檔案信息安全保障工作提出了非常迫切的要求。電子檔案保管和利用過(guò)程中的信息安全1.要保證電子檔案載體物理上的安全。2.要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行冇效的檢測(cè)與維護(hù)。3.要密切關(guān)注計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展方向，不斷對(duì)歷年來(lái)電子檔案使用的軟件升級(jí)、更新情況進(jìn)行記

4、錄、保存，適時(shí)對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換。4.加強(qiáng)對(duì)電子文件利用活動(dòng)的管理，保證電子檔案的信息安全。檔案不同于一般信息，它記錄著黨和國(guó)家事務(wù)活動(dòng)的丿力史過(guò)程。檔案屮冇相當(dāng)部分涉及國(guó)家機(jī)密，關(guān)系國(guó)家安全，包含國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事、文化等方面的敏感信息，具有較強(qiáng)的保密性和利用限制性。這些信息被非法利用，將威脅到國(guó)家安全，損害公眾的利益，危及社會(huì)穩(wěn)定。檔案信息特有的原始性和憑證作用的不可替代性，也決定了對(duì)其在數(shù)字環(huán)境中存儲(chǔ)傳輸?shù)目煽啃砸蟾哂谄渌畔ⅲ绾翁岣邫n案信息的安全性，成為檔案管理信息化時(shí)代必須面對(duì)的問(wèn)題。

5、檔案信息的安全性包括三大范圍：(1)機(jī)密性：使非合法授權(quán)者不得使用；(2)真實(shí)性：可確定檔案來(lái)源的合法性；(3)完整性：確保檔案沒(méi)有被有意或無(wú)意地篡改。根據(jù)所歸納的安全性的范I韋I,所有這些有關(guān)通信和信息傳輸過(guò)程中的各種安全需求可以進(jìn)一步地被歸納為：保密性需求；真實(shí)性需求；完整性需求。為了滿足這三個(gè)安全需求，需要為電子檔案的管理設(shè)計(jì)一個(gè)較為完整的安全系統(tǒng)。電子文件檔案的管理過(guò)程完全是通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)完成的。就必須建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。然而，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)的過(guò)程中，每個(gè)步驟都可能存在安全漏洞，極易受到黑客

6、攻擊，造成檔案泄密、信息被竊、被改寫或被刪除等嚴(yán)重后果，從而在很大程度上限制了檔案信息的公開推廣。因此，在電子檔案安全系統(tǒng)屮，應(yīng)該準(zhǔn)備好預(yù)防方案和緊急應(yīng)對(duì)的方式，以確保檔案信息公開的安全性。檔案信息安全系統(tǒng)操作過(guò)程中最有可能發(fā)生的安全問(wèn)題，就是人為泄密。因此，在檔案信息公開前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失，通過(guò)培訓(xùn)教育組織內(nèi)成員，積極宣導(dǎo)信息安全的重要性，降低發(fā)生的幾率。同時(shí)，嚴(yán)格執(zhí)行任何人使用檔案信息前，必須先確認(rèn)使用者身份才能進(jìn)入檔案庫(kù)房。此外，因?yàn)槿魏螜n案工作部門的成員，或多或少都會(huì)接觸到不同程

7、度的檔案實(shí)體，因此人員職位調(diào)動(dòng)、離職、停職及退休等均可能造成信息外流，為避免檔案信息意外流出，就必須對(duì)人員異動(dòng)與權(quán)限有效期的控管進(jìn)行管理。任何人員以電腦接觸檔案信息時(shí)，首先要取得區(qū)域內(nèi)電腦的使用權(quán)，落實(shí)使用者權(quán)限的管控。根據(jù)不同職位的職權(quán)，給予一般使用、超級(jí)使用者或管理者權(quán)限。以固定的使用者賬號(hào)命名邏輯，人工就可以加以初步的辨識(shí)，如果有入侵意圖，使用不具有管理工作權(quán)限的代碼，就可以立刻排除。嚴(yán)格要求選用不會(huì)讓別人輕易猜到或看到使用的通行密碼，強(qiáng)制密碼長(zhǎng)度及組合復(fù)雜度，減少被猜中的幾率；在離開電腦時(shí)，啟動(dòng)屏幕保護(hù)程

8、式的密碼等。對(duì)員工進(jìn)行信息安全的教育，是確保信息安全政策有效性的重要措施。著重檔案信息操作過(guò)程的安全概念，包扌舌個(gè)人電腦的防毒措施，以及資料備份的觀念；避免造成檔案信息資料毀損或被篡改。檔案部門除了在檔案服務(wù)器中安裝殺毒工具Z外，同時(shí)也應(yīng)在郵件服務(wù)器上安裝郵件殺毒軟件，建立基本的防毒安全環(huán)境。應(yīng)養(yǎng)成重要資料備份的習(xí)慣，將重要檔案信息備份于服務(wù)器中，并備份于光碟或磁盤中，以