某有限公司采購(gòu)管理制度

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1、采購(gòu)管理制度編號(hào)：1目的為清晰物料采購(gòu)程序，規(guī)范采購(gòu)行為，特制定本制度。2適用范圍本制度適用于湖南**有限公司采購(gòu)部和采購(gòu)流程涉及的其他部門，以及由公司領(lǐng)導(dǎo)按照工作需要臨時(shí)安排的從事采購(gòu)工作的人員。本制度適用于公司各項(xiàng)物料采購(gòu)工作。3相關(guān)部門職責(zé)3.1公司直屬領(lǐng)導(dǎo)或者部門負(fù)責(zé)人對(duì)其員工采購(gòu)流程中的工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；3.2各需求部門負(fù)責(zé)提供所需物料的具體要求；3.3采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)所需物料的采購(gòu)工作；3.4采購(gòu)部和倉(cāng)管負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物料的驗(yàn)收入庫(kù)；3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)采購(gòu)流程的審核和監(jiān)督。4要求及標(biāo)準(zhǔn)4.1采購(gòu)基本流程需求部門申請(qǐng)一＞采購(gòu)部匯總一＞總經(jīng)理核準(zhǔn)一＞采購(gòu)部詢價(jià)、比價(jià)一＞總

2、經(jīng)理核準(zhǔn)一＞采購(gòu)部采購(gòu)T驗(yàn)收入庫(kù)T財(cái)務(wù)部審核付款。4.2釆購(gòu)計(jì)劃4.2.1采購(gòu)部根據(jù)齊需求部門提交的《采購(gòu)申請(qǐng)》，確認(rèn)該物料的庫(kù)存情況后，以不影響各部門工作進(jìn)度為前提編制單項(xiàng)采購(gòu)計(jì)劃或者某時(shí)段采購(gòu)計(jì)劃；4.2.2采購(gòu)部根據(jù)生產(chǎn)部報(bào)送的《月生產(chǎn)計(jì)劃》及倉(cāng)庫(kù)報(bào)送的物料庫(kù)存情況，編制《月采購(gòu)計(jì)劃》；4.2.3采購(gòu)計(jì)劃須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)并交財(cái)務(wù)部備案后，方可進(jìn)入實(shí)施階段。4.3采購(gòu)實(shí)施4.3.1采購(gòu)部應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量和交付期等，選擇至少三家符合采購(gòu)條件的供貨商作為詢價(jià)對(duì)彖，以作比價(jià)、議價(jià)依據(jù)，盡量提供供應(yīng)商書面報(bào)價(jià)和物料產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)說明；4.3.2對(duì)于長(zhǎng)期所需

3、之物料，采購(gòu)部應(yīng)隨時(shí)了解市場(chǎng)行情，收集分析相關(guān)供應(yīng)商及其所供物料的資料，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)選擇至少三家作為長(zhǎng)期供貨商，作為降低操作成本和采購(gòu)成本Z依據(jù)，但操作程序仍需按4.2.1Z規(guī)定。4.3.3對(duì)于長(zhǎng)期所需之物料，若采購(gòu)數(shù)量或頻率有明顯增加時(shí)，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低物料采購(gòu)單價(jià)；如遇價(jià)格上漲或降低，應(yīng)附書面說明。4.3.4采購(gòu)部詢價(jià)完畢后須經(jīng)總經(jīng)理核價(jià)，總經(jīng)理可視需要再行詢價(jià)、議價(jià)或要求采購(gòu)部進(jìn)一步詢價(jià)、議價(jià)，核價(jià)通過后可簽訂采購(gòu)合同。4.3.5當(dāng)采購(gòu)所需確定的條件與供應(yīng)商達(dá)成一致后，擬定的采購(gòu)合同應(yīng)包括以下條款：a、供應(yīng)商資料：包括名稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式；b、采購(gòu)物

4、料的詳細(xì)描述：包括品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等，c、價(jià)格；d、交付期及交貨方式：分批交付時(shí)應(yīng)明確每批的交付時(shí)間和交付數(shù)量；c、付款方式和開票要求；f、違約責(zé)任。4.3.6采購(gòu)合同經(jīng)總經(jīng)理審核后，加蓋公司合同章生效。采購(gòu)合同一般應(yīng)一式二份，合同雙方各保存一份；若釆購(gòu)合同涉及多方，則應(yīng)清晰各方權(quán)利責(zé)任，爭(zhēng)取有利于我公司的條款，合同應(yīng)一式多份由合同各方分別保存，采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的存檔。4.3.7采購(gòu)人員應(yīng)控制物料訂購(gòu)交期，及時(shí)向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度并協(xié)調(diào)相關(guān)事宜。4.4驗(yàn)收與付款4.4.1所購(gòu)物料交貨地非**公司倉(cāng)庫(kù)時(shí)，由相關(guān)的采購(gòu)人員負(fù)責(zé)物料的驗(yàn)收工作并辦理到**倉(cāng)庫(kù)的

5、入庫(kù)工作，倉(cāng)庫(kù)人員依相關(guān)驗(yàn)收入庫(kù)規(guī)定操作。4.4.2所購(gòu)物料交貨地為**公司倉(cāng)庫(kù)時(shí)，由相關(guān)的采購(gòu)人員和倉(cāng)庫(kù)人員依相關(guān)驗(yàn)收入庫(kù)規(guī)定操作。4.4.3需求部門和使用部門應(yīng)及時(shí)反饋所購(gòu)物料質(zhì)量，采購(gòu)部應(yīng)對(duì)不符合要求的物料采購(gòu)視情況作出口頭解釋或者書面報(bào)告，并聯(lián)系供貨商補(bǔ)救或者索賠。4.4.4采購(gòu)部依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，中請(qǐng)辦理供應(yīng)商付款工作。采購(gòu)部應(yīng)提供請(qǐng)款所要求的相關(guān)單據(jù)，如采購(gòu)中請(qǐng)、采購(gòu)合同、供應(yīng)商發(fā)票、入庫(kù)單等供財(cái)務(wù)部核對(duì)，財(cái)務(wù)部應(yīng)對(duì)票據(jù)的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，包括數(shù)量和單價(jià)、金額核對(duì)，并通過橫縱向的比價(jià)審核和合理性審核無誤后按照相關(guān)財(cái)務(wù)管理規(guī)定辦理付款，針對(duì)不符的情況應(yīng)暫

6、停付款，要求采購(gòu)部作出口頭解釋或者書面報(bào)告。4.4.5如需提前支付定金，采購(gòu)部需提供采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)合同等相關(guān)單據(jù)供財(cái)務(wù)核對(duì)，財(cái)務(wù)部按照4.4.4相關(guān)規(guī)定審核無誤后，依財(cái)務(wù)管理規(guī)定辦理定金支付手續(xù)。5權(quán)責(zé)5.1采購(gòu)人員應(yīng)按照4要求及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范采購(gòu)工作，允許根據(jù)實(shí)際情況予以變通，但給公司造成名譽(yù)損失、經(jīng)濟(jì)損失或者嚴(yán)重工作障礙，采購(gòu)人員應(yīng)對(duì)此承擔(dān)責(zé)任，部門主管或公司直屬領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.2相關(guān)部門應(yīng)做好采購(gòu)環(huán)節(jié)的份內(nèi)工作，如因失職給公司造成名譽(yù)、經(jīng)濟(jì)損失或者嚴(yán)重工作障礙，直接責(zé)任人員應(yīng)負(fù)相關(guān)責(zé)任，部門主管或公司直屬領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)承擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5.3對(duì)于采購(gòu)環(huán)節(jié)給公司造成名譽(yù)損失

7、、經(jīng)濟(jì)損失或者嚴(yán)重工作障礙的人員，公司有權(quán)根據(jù)個(gè)人動(dòng)機(jī)、個(gè)人主觀態(tài)度、公司損失程度和工作障礙程度綜合評(píng)判，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員作出批評(píng)、警告、責(zé)令賠償損失、建議自行離職、開除等決定。6相關(guān)表格（見附件1）6.1《采購(gòu)申請(qǐng)單》6.2《采購(gòu)計(jì)劃表》7發(fā)文部門及時(shí)間采購(gòu)申請(qǐng)單日期：部門:附件1:序號(hào)品名數(shù)量規(guī)格用途備注部門負(fù)責(zé)人：編號(hào):采購(gòu)計(jì)劃表編號(hào):日期：制表人:序號(hào)品名數(shù)量規(guī)格用途申購(gòu)部門庫(kù)存量備注部門負(fù)責(zé)人: