訂單下單流程及工作職責(zé).doc

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1、.客戶訂單及下單流程2016年3月28日客戶訂單下達(dá)流程接收客戶、銷售人員訂單精選word范本！.查詢客戶信息及檔案與客戶核對(duì)訂單內(nèi)容工藝與結(jié)構(gòu)、配件變動(dòng)申請(qǐng)技術(shù)、生產(chǎn)、采購物料確認(rèn)訂單完整的直接下單有疑問的與客戶核對(duì)后下單上報(bào)銷售經(jīng)理確認(rèn)制圖財(cái)務(wù)價(jià)格審核訂單輸入系統(tǒng)客戶訂單回傳確認(rèn)接收回傳訂單系統(tǒng)訂單審核收款發(fā)貨檢驗(yàn)合格領(lǐng)料生產(chǎn)物料采購下單給生產(chǎn)客戶訂單接單流程說明:1、客戶、銷售人員通過書面（傳真）下訂單到接單員。精選word范本！.1、對(duì)于新進(jìn)客戶需做好客戶信息備案并錄入系統(tǒng)，老客戶進(jìn)行核對(duì)2、接

2、單的類型：（1）客戶以傳真形式下單：核對(duì)客戶傳真的內(nèi)容，如所列內(nèi)容不完整或不詳處，其負(fù)責(zé)該客戶的接單員主動(dòng)致電客戶方就其不詳之處與客戶進(jìn)行溝通，特殊不理解之處請(qǐng)示銷售經(jīng)理共同協(xié)調(diào)解決客戶疑問；接單員需認(rèn)真仔細(xì)地接聽、受理顧客所下達(dá)的訂單及其他事項(xiàng)，按《銷售部客戶訂貨單》所列的內(nèi)容核對(duì)并重復(fù)確認(rèn)；（2）由銷售人員受理的訂單：必須按《銷售部客戶訂貨單》所列的內(nèi)容提供手工訂單，并完整地向接單員提供下單信息；3、接單員及時(shí)把通過以上形式受理的訂單按《訂貨單》所列內(nèi)容逐項(xiàng)核對(duì)訂單內(nèi)容的完整性。4、接單員根據(jù)所下訂

3、單內(nèi)容進(jìn)行預(yù)估，及時(shí)回復(fù)，同時(shí)感謝顧客對(duì)公司的支持與關(guān)照及對(duì)您本人工作的理解。5、與客戶核對(duì)訂單內(nèi)容：（1）依據(jù)客戶訂單，信息完整且依照銷售價(jià)格及生產(chǎn)工藝、原材料無疑問的，直接由財(cái)務(wù)審核好價(jià)格回傳客戶確認(rèn)，即可下單生產(chǎn)；（2）客戶要求工藝、結(jié)構(gòu)、配件等更改非常規(guī)時(shí)，接單員需到技術(shù)部進(jìn)行技術(shù)確認(rèn)，并制圖給客戶確認(rèn)，是否可以生產(chǎn)依(工藝配方是否改變)原材料的請(qǐng)購情況而定：①根據(jù)公司現(xiàn)有的實(shí)際工藝要求及公司規(guī)定的制度，如果無法生產(chǎn)，需及時(shí)告知銷售經(jīng)理具體情況，銷售經(jīng)理確認(rèn)或與客戶溝通及致歉，并給客戶建議方案，

4、贏得客戶的理解，與客戶仔細(xì)認(rèn)真地溝通，根據(jù)要求及實(shí)際情況，建議客戶可操作的方案②如客戶仍堅(jiān)持按他要求工藝生產(chǎn)，則進(jìn)行工藝配方的書面確認(rèn)并把預(yù)估的結(jié)果進(jìn)行告之。③原材料的請(qǐng)購情況直接影響成品交貨期的確認(rèn)，需由技術(shù)部和采購部進(jìn)行下單前的確認(rèn)，確認(rèn)需對(duì)原材料儲(chǔ)備情況書寫說明（需簽名確認(rèn)），口頭確認(rèn)無效。（3）接單員按客戶所需產(chǎn)品要求內(nèi)容：根據(jù)公司銷售合同確認(rèn)付款方式，根據(jù)以往交易記錄、《價(jià)格執(zhí)行方案》再次核對(duì)產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格及對(duì)應(yīng)的單價(jià)，如發(fā)現(xiàn)與價(jià)格或規(guī)格疑處，應(yīng)及時(shí)致電銷售經(jīng)理核實(shí)，并上報(bào)銷售主管和總經(jīng)理，直

5、到確認(rèn)清正確的單價(jià)或規(guī)格。（4）接單員跟生產(chǎn)部確認(rèn)交貨日期及其他需要核定的事項(xiàng)，生產(chǎn)部根據(jù)技術(shù)部、原材料請(qǐng)購情況初步預(yù)排成品交貨日期（為裝配完成后的交貨時(shí)間）6、接單將以上確認(rèn)的信息輸入ERP系統(tǒng)下單中，再逐項(xiàng)逐條地將打印正本內(nèi)容進(jìn)行檢查無錯(cuò)后傳真給客戶確認(rèn)，并確認(rèn)對(duì)方已清晰接收傳真。7、與客戶確認(rèn)的交貨期為成品完成日期，并不等同于發(fā)貨日期，接單部可根據(jù)客戶的實(shí)際情況（付款方式、訂單緩急程度），適當(dāng)調(diào)整預(yù)交日期（考慮適當(dāng)放寬交期）。8、回傳件必須認(rèn)真查驗(yàn)，如有錯(cuò)誤及簽名蓋章不清、特殊要求備注不詳?shù)?，必?/p>

6、耐心重新再確認(rèn)，收件清晰完全無誤后即形成生產(chǎn)指令單。精選word范本！.（1）客戶均需在收到經(jīng)確認(rèn)的《客戶訂貨單》（需支付定金的客戶還需等定金到帳）的回傳后，下達(dá)生產(chǎn)指令單。（2）如當(dāng)日未收到《客戶訂貨單》回傳的，則預(yù)訂交貨日期自動(dòng)向后延期，次日下單后延一日，以此類推。2、銷售內(nèi)勤簽字確認(rèn)生產(chǎn)指令單，并送到生產(chǎn)部主管手中，再次明確指令單中的各項(xiàng)條款及數(shù)量，交期，生產(chǎn)日期，允許誤差，包裝要求，特殊規(guī)定等，并讓主責(zé)人在指令單上簽名或蓋章，以示明確。并送交一份給技術(shù)部。（1）目前《銷售部客戶訂單確認(rèn)書》代替生

7、產(chǎn)指令單，生產(chǎn)部所確認(rèn)的交貨期以先期書寫說明上的預(yù)定交貨日期交貨，不以客服部的《銷售部客戶訂單確認(rèn)書》上的交貨日期為準(zhǔn)。3、銷售助理按客戶確認(rèn)書上的各項(xiàng)監(jiān)督工作提示，對(duì)生產(chǎn)過程的進(jìn)度、產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)溝通上報(bào)，以保證正常交貨。（1）生產(chǎn)部在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)生產(chǎn)、技術(shù)等異常情況應(yīng)立即將情況告知客戶服務(wù)部，銷售內(nèi)勤應(yīng)明確情況后及時(shí)通知銷售員，并上報(bào)客服主管及營銷總監(jiān)。客服主管及營銷總監(jiān)應(yīng)匯同銷售員、銷售內(nèi)勤就異常情況對(duì)客戶作出應(yīng)急處理方案，盡量取得客戶的諒解。4、客服部根據(jù)每

8、日定時(shí)（或及時(shí)）的《生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表》數(shù)據(jù)，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度及完成情況。（1）銷售內(nèi)勤（按《銷售部客戶訂單確認(rèn)書》要求），匯同質(zhì)檢部（按《產(chǎn)品出廠標(biāo)準(zhǔn)》）完成對(duì)制成品(成品紙)的檢驗(yàn)，檢查產(chǎn)品的數(shù)量，外觀包裝，標(biāo)簽等要求全部達(dá)標(biāo)，由質(zhì)檢部完成成品交庫。5、對(duì)完成成品交庫的合格品，銷售內(nèi)勤應(yīng)立即將訂單完成情況告知銷售員，銷售內(nèi)勤根據(jù)《客戶銷售合同》審核該客戶的交貨條件及付款條件，結(jié)算方法等項(xiàng)目，送到財(cái)務(wù)部查實(shí)到款情況，財(cái)務(wù)簽批核實(shí)后，簽名或蓋章以示