電子文件歸檔與整理.doc

《電子文件歸檔與整理.doc》由會員上傳分享，免費(fèi)在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在行業(yè)資料-天天文庫。

1、電子文件歸檔與整理?第一講概念和種類?一、什么叫電子文件?電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成、以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。?電子文件的基本特征：?第一，電子文件是由電子計(jì)算機(jī)生成和處理，其信息以二進(jìn)制數(shù)字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數(shù)字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區(qū)別，也是電子文件信息與其他數(shù)字信息的共同點(diǎn)。數(shù)字信息使用0和1兩種數(shù)碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做一個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于

2、計(jì)算機(jī)存儲器（包括內(nèi)存儲器和各種外存儲器）中，并可通過通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸。?第二，電子文件是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數(shù)字信息的基本區(qū)別，也是電子文件與其他形式文件的共同點(diǎn)。?二、電子文件的種類?電子文件的種類有不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，目前主要有以下幾種劃分方法：?（一）按電子文件的信息存在形式分類?1、文本文件（Text），或稱為字(表)處理文件：指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號表達(dá)的文件。??2、數(shù)據(jù)文件(Data)，亦稱為數(shù)據(jù)庫電

3、子文件：指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫對象，或者以數(shù)據(jù)庫形式存在具有文件屬性的記錄。?3、圖形文件(Graphic)：指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。??4、圖像文件(lmage）：指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。?5、影像文件(Video)：指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動畫軟件生成的二維、三維動畫等各種動態(tài)畫面。?6、聲音文件(Au

4、dio）：指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。?7、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（Program)：指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語言編寫的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。??（二）按文件的功能分類?分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。??7、命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（Program)：指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語言編寫的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。??（二）按文件

5、的功能分類?分為主文件和支持文件、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持文件主要指生成和運(yùn)行文件的軟件，輔助性、工具性文件主要是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件。??主文件和支持性、輔助性、工具性文件是相互作用，相輔相成的。沒有主文件，支持性、輔助性、工具性文件不能獨(dú)立地行使文件的職能，沒有支持性、輔助性、工具性文件，主文件可能無法正常運(yùn)行和查找。?（三）按文件的生成方式分類?分成計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)

6、換文件。??第二講電子文件的特點(diǎn)??一、電子文件的數(shù)字化信息形態(tài)?電子文件是在電子計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的。在電子計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是傳輸還是存儲等處理，電子文件均以數(shù)字編碼的形式存在。?二、電子文件對設(shè)備及標(biāo)準(zhǔn)的依賴性?電子文件對設(shè)備依賴性，從以下幾個方面體現(xiàn)：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。?三、電子文件載體的非直讀性?電子文件的非直讀性體現(xiàn)在很多方面：一是數(shù)字編碼記錄于載體上；人的眼睛無法分辨，何況磁性載體上的“磁疇”極性是物質(zhì)內(nèi)部的物理性質(zhì)，根本不

7、可能看到；二是載體上的信息記錄密度極大；三是載體上的數(shù)字信息往往進(jìn)行過壓縮編碼、加密等處理，即使有設(shè)備，如果不解壓或解密也不能讀取其內(nèi)容。?四、電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系的復(fù)雜性及對元數(shù)據(jù)的依賴性?電子文件的物理結(jié)構(gòu)是指其存儲在載體上的位置及分布情況。信息的邏輯結(jié)構(gòu)是指其自身的結(jié)構(gòu)。電子文件物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往是不一致的。同一個電子文件的正文、圖形、批示、附件等可以不在載體上連續(xù)存放，甚至可以存放在不同的載體上，而不影響其正常的顯示輸出。?元數(shù)據(jù)則是電子檔案的技術(shù)數(shù)據(jù)，電子文件的元數(shù)據(jù)必須特

8、意附在文件信息中，否則將無法恢復(fù)電子文件的原貌。電子文件的動作往往是在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，操作者互不見面，體現(xiàn)行政背景的元數(shù)據(jù)就不那么完整、詳細(xì)。如果不特意提供或補(bǔ)充這種元數(shù)據(jù)，就可能給電子文件的動作和歸檔帶來問題，這就是電子文件對元數(shù)據(jù)的依賴性。?五、電子文件信息與載體相分離性?電子文件內(nèi)容存放的位置不是固定的，而是可以變化，甚至可以從一個載體轉(zhuǎn)換到另一個載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個或多個接收者，在這些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文