電子文件整理歸檔保管利用思考方法

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1、電子文件整理歸檔保管利用思考方法　　在電腦愈來(lái)愈普及的今天，更多的公文將會(huì)以電子文件的形式產(chǎn)生和存儲(chǔ)。因此，今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等部門(mén)將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)的主體對(duì)象。目前在我國(guó)，辦公自動(dòng)化尚未完全社會(huì)化，在相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件將長(zhǎng)期并存，在文件材料的歸檔上相互制約，相互影響，使幾十年來(lái)我國(guó)傳統(tǒng)的文件立卷歸檔的理論與實(shí)踐受到了巨大沖擊。今后機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等行文部門(mén)將會(huì)更多地以電子文件的形式作為公文流轉(zhuǎn)的主體對(duì)象。所以，新的形勢(shì)要求我們檔案工作者不斷探索立卷歸檔的新思路、新方法。 一、電子文件的立卷歸檔 　　開(kāi)展電子文件立

2、卷歸檔工作必須要有一支專(zhuān)業(yè)化的隊(duì)伍，由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，而不少檔案工作者對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握尚不完全，目前的立卷隊(duì)伍還不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。 　　首先，在文件材料的收集整理時(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，在辦公自動(dòng)化條件下，對(duì)公文實(shí)行電子信息處理，隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由各業(yè)務(wù)部門(mén)按檔案室的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，移交給檔案部門(mén)保存，定期歸檔。電子文件的歸檔一般可在年度或任務(wù)完成后，進(jìn)行歸檔，并根據(jù)電子文件的技術(shù)環(huán)境條

3、件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等情況，一般以不超過(guò)2-3個(gè)月。 　　其次，要對(duì)收集到的電子文件進(jìn)行分類(lèi)編目。一個(gè)單位的電子文件類(lèi)別是多種多樣的，要對(duì)這些電子文件進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)地管理，就必須進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)。要按門(mén)類(lèi)劃分要求，結(jié)合本單位的專(zhuān)業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類(lèi)編號(hào)方案，按照分類(lèi)編號(hào)方案的規(guī)定對(duì)電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號(hào)碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或

4、卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。 　　最后，要將分類(lèi)編目完畢的電子文件固定上架保存。檔案人員將應(yīng)歸檔的經(jīng)過(guò)整理的電子文件存入磁盤(pán)或光盤(pán)。并采用數(shù)據(jù)壓縮工具對(duì)應(yīng)歸檔電子文件進(jìn)行壓縮，但采用壓縮工具的過(guò)程必須統(tǒng)一、規(guī)范。然后將確定要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行一次備份操作，檔案室保存的電子文件一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。這樣可以大大提高安全性和可行性。最后可將這些磁盤(pán)和光盤(pán)裝入專(zhuān)門(mén)的裝具中，再進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，并利用檔案管理軟件制作目錄，以便檢索查詢。 二、電

5、子檔案的保管儲(chǔ)藏 　　由于電子檔案的載體為磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等，這些介質(zhì)抵抗外界不利因素的能力都比較差，往往因?yàn)楸４娌簧茣?huì)造成破碎、形變或其它損壞，即使不造成損壞，隨著時(shí)間的推移，其存儲(chǔ)的信息也會(huì)出問(wèn)題。電子文件極易被抹掉，在電子計(jì)算機(jī)上操作如果違反了操作程序或者不注意按錯(cuò)了鍵鈕，就會(huì)造成文件的破壞或被全部抹掉。所以檔案工作者必須對(duì)電子檔案載體使用專(zhuān)門(mén)的裝具和進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)。 　　首先，電子檔案應(yīng)當(dāng)存放在具有防磁性能的裝具中，以保證磁盤(pán)、光盤(pán)的穩(wěn)定性。由于電子文件載體與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體有明顯區(qū)別，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備除調(diào)溫、調(diào)濕、防水、防盜、防光、防蟲(chóng)、

6、防塵、防鼠、防雷電等外，還應(yīng)具備防磨損、防強(qiáng)震、防病毒等措施。 　　其次，必須對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有損壞或變形，外表涂層是否清潔及有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專(zhuān)用檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效的修正或更新。對(duì)電子檔案要進(jìn)行定期拷貝，并將原件與拷貝件同時(shí)保存一段時(shí)間，以確保檔案的安全性。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格管理，要對(duì)檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人

7、為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。 　　對(duì)電子檔案的有效保存與維護(hù)，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因而，在對(duì)電子檔案的保存與維護(hù)過(guò)程中，應(yīng)充分考慮環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等綜合條件，來(lái)制定技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，能夠永久地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。 三、電子檔案的開(kāi)發(fā)利用 　　電子檔案具有可重復(fù)使用的特點(diǎn)，允許若干個(gè)查詢者同步利用一份電子文件，同紙質(zhì)文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但電子文件只有實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，才能發(fā)揮出真正的優(yōu)越性。 　　1、電子檔案提供利用的

8、方法。對(duì)檔案部門(mén)來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直