歸檔文件整理方法

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1、歸檔文件整理規(guī)則第一節(jié)《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的背景和意義一、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的背景2000年國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22－2000）》，《規(guī)則》在充分調(diào)研國內(nèi)穩(wěn)步歸檔文件整理方法的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件級”整理方法，它是新形勢下實現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項重要標準。原《規(guī)則》10多年以來，對規(guī)范化和加強單位檔案整理、促進檔案工作更好服務(wù)經(jīng)濟社會發(fā)展發(fā)揮了積極作用。近年來，隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化在檔案管理的作用越來越大，原《規(guī)則》的一些內(nèi)容經(jīng)過

2、實踐證明可以進一步規(guī)范統(tǒng)一。因此2014年起國家檔案局組織力量對原《規(guī)則》進行修訂，于2015年10月25日正式對外發(fā)布。二、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺的意義一是在遵循文件整理工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，簡化整理步驟，提高文件整理效率；二是適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，尤其是信息化在檔案中的作用越來越大，歸檔文件整理要適應(yīng)計算機存儲、利用檔案的需要；三是在實踐的基礎(chǔ)上，進一步規(guī)范統(tǒng)一歸檔文件整理，更有利于檔案信息資源共享。23三、新《歸檔文件整理規(guī)則》與原《規(guī)則》相比內(nèi)容的變化1、擴大適用范圍2、優(yōu)化整理流程，細化操作指引3、增加檔號內(nèi)容4、明確裝訂要求5、統(tǒng)一館編、室編件號6、增加頁

3、碼編制要求第二節(jié)《歸檔文件整理規(guī)則》內(nèi)容一、歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。二、整理將歸檔文件以件為單位進行組件、分類、排列、編號、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程。新《規(guī)則》將紙質(zhì)文件和電子文件的整理統(tǒng)一起來，同時把紙質(zhì)文件和電子文件特有的整理要求單位列出，做到總分結(jié)合、條理清晰。三、件與檔號1、件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。232、檔號：在歸檔文件整理過程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件

4、的類別和排列順序。四、歸檔文件整理原則1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理。4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。五、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國家的有關(guān)規(guī)定，通過一定的方式和手續(xù)，把散存在機關(guān)內(nèi)部和個人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作?！吨腥A人民共和國檔案法》第十條規(guī)定：對國家規(guī)定的應(yīng)當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。（一）文件材料齊

5、全完整的含義文件材料齊全完整，就一個機關(guān)而言，是指歸檔的文件材料能夠全面地、真實地反映本單位的工作面貌，通過查看立檔單位的全部檔案，就能了解該單位的整個歷史。（二）帳外文件的收集即“白頭文件”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號的文件。23（1）本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負責(zé)人參加上級機關(guān)召開的會議帶回的文件材料，尤其是本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會議上的講話、發(fā)言以會議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）本機關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)等。（3）合同、協(xié)議、出版物原稿。（4）國家、省、市和上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機關(guān)、本系統(tǒng)工作時的指示、講話、題詞等材料。六、歸檔范圍確定歸檔范圍，

6、就是將需要歸檔和不需要歸檔的文件材料區(qū)分開來。（《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國家檔案局令第8號）（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機關(guān)工作活動、具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；2、機關(guān)工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；3、本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；4、其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍231、上級機關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機

7、關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機關(guān)文件材料中的重要文件，無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來電、電話記錄，機關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關(guān)負責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機關(guān)無關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。七、一般要求：（一）組件件的構(gòu)成：歸