歸檔文件和企事業(yè)單位管理文件歸檔整理方法

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1、歸檔文件和企業(yè)事業(yè)單位管理文件歸檔整理方法一、基本概念1．歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。2．歸檔文件整理將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行分類、排列、編號、裝訂、編目、裝盒，使之有序化的過程。企業(yè)事業(yè)單位的管理文件材料即黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理這四類文件材料適用于此方法整理。科技文件即產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、設(shè)備儀器這四類文件材料不適用于此方法。3．件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，但也有不同的，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件

2、，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文（請示）與復(fù)文（批復(fù)）為一件。二、整理的基本要求1．整理原則遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2．質(zhì)量要求10歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。歸檔文件應(yīng)為一份原件，不保存多份。三、整理的步驟文件收集→分類（分年度、分問題、分期限）→排列→編號→裝訂→編目（錄入目錄）→裝盒→放備考表1．文件收集機(jī)關(guān)事業(yè)單位按照《本單位機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保

3、管期限規(guī)定》，企業(yè)單位參照《國有企業(yè)文件材料歸檔范圍》和《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》，制訂本企業(yè)的文件材料歸檔范圍。結(jié)合各單位的具體情況，把握“以我為主，兼顧其他，寧多勿漏”的原則進(jìn)行收集。本單位：紅頭文件白頭文件外單位：與本單位有關(guān)系的與本單位職能沒有直接關(guān)系，但要貫徹執(zhí)行的注意文件的齊全、完整、手續(xù)完備2．文件分類把歸檔文件按其來源、時間、內(nèi)容和形式等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。包括選擇分類方法、制定分類方案、文件歸類等具體內(nèi)容。我們一般采用“年度—問題—保管期限分類法”，

4、即先區(qū)分年度，再分問題，最后分保管期限來分成若干小類。（1）分年度：10以文件最后的落款時間來確定（個別沒有時間的文件就要根據(jù)其內(nèi)容來考證）。（2）分問題：按文件內(nèi)容所說明的問題來區(qū)分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位一般分為“黨群工作類”、“行政管理類”、“業(yè)務(wù)工作類”，企業(yè)一般分為“經(jīng)營管理類”、“生產(chǎn)管理類”、“行政管理類”、“黨群管理類”。（3）分保管期限：按照《本單位文書檔案保管期限表》，企業(yè)按照《企業(yè)文件歸檔基本范圍與保管期限參考表》結(jié)合各單位的實(shí)際情況，掌握“以我為重，職能優(yōu)先；普發(fā)文件，十年保存”的原則來劃分。保管期

5、限為永久、定期兩種，定期分為30年、10年。永久保管：本單位：紅頭文件（法規(guī)政策、重要業(yè)務(wù)、重大活動、機(jī)構(gòu)演變、人事任免等）白頭文件（計劃總結(jié)、重要報告、人員名冊、綜合統(tǒng)計報表、領(lǐng)導(dǎo)會議記錄、重要會議材料、房屋買賣、土地征用、重要合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等）上級單位：有關(guān)本單位（機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、人員編制、集體和個人的獎懲、人事考核、職稱評審、重要問題的批復(fù)、業(yè)務(wù)的重要文件等）30年保管：本單位：業(yè)務(wù)工作、人事管理、后勤事務(wù)管理等文件上級單位：需本單位貫徹執(zhí)行的政策法規(guī)、長遠(yuǎn)規(guī)劃等。10下級單位：重大問題專題報告、重

6、要請示。10年保管：本單位：年度以下的計劃總結(jié)及統(tǒng)計材料、召開會議、舉辦活動、安全保衛(wèi)、后勤事務(wù)管理等一般性文件。外單位：上級單位有關(guān)具體業(yè)務(wù)的一般性文件。市委、市政府及各部門普發(fā)的與本單位業(yè)務(wù)沒有直接關(guān)系，但要貫徹執(zhí)行的文件。下級單位報送的年度和年度以上的計劃總結(jié)及統(tǒng)計材料。3．文件排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)（即保管期限），按時間結(jié)合事由、重要程度等排列。（1）排號：文件經(jīng)過分年度、分問題、分保管期限后就變成系統(tǒng)的若干個小類，例如機(jī)關(guān)事業(yè)單位：2010年黨群工作類永久2010年黨群工作類30年20

7、10年黨群工作類10年2010年行政管理類永久2010年行政管理類30年2010年行政管理類10年2010年業(yè)務(wù)工作類永久2010年業(yè)務(wù)工作類30年2010年業(yè)務(wù)工作類10年在每個小類里（即同一年、同一問題、同一保管期限）10所有文件按時間先后順序從1開始排到最后為止，各個小類互不相聯(lián)。例如企業(yè)單位：2008年經(jīng)營管理類永久2008年經(jīng)營管理類30年2008年經(jīng)營管理類10年2008年生產(chǎn)管理類永久2008年生產(chǎn)管理類30年2008年生產(chǎn)管理類10年2008年行政管理類永久2008年行政管理類30年2008年行政

8、管理類10年2008年黨群管理類永久2008年黨群管理類30年2008年黨群管理類10年在每個小類里（即同一年、同一問題、同一保管期限）所有文件按時間先后順序從1開始排到最后為止，各個小類互不相聯(lián)。（2）注意：在每個小類里，先排上級文件、再排本級、接著排下級；先排有文件號的，再排無文件號的。會議文件、統(tǒng)計報表、簡報、刊物、非訴訟性案件材料等成套性文件可集中排列或裝訂成冊。