文件歸檔、歸檔文件整理.ppt

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1、文件歸檔、歸檔文件整理裴軍一、文件歸檔1、歸檔的含義與意義2、歸檔范圍3、歸檔方法4、歸檔要求5、歸檔時間6、歸檔手續(xù)二、歸檔文件的整理1、立卷的整理方法2、單件歸檔的整理方法一、文件歸檔1、歸檔的含義與意義含義：機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位的文書處理部門在文件輸完畢后，按有關(guān)規(guī)定，對其中有查考保存價值的文件，按照它們在形成過程中的自然規(guī)律和特點，進行分類、排列、編目，使之有序化，并向檔案室或檔案人員移交的過程。歸檔意義：歸檔是文件向檔案的轉(zhuǎn)化標(biāo)志，是文書處理的終點、檔案管理的起點。2、歸檔范圍（1）機關(guān)文件材料的歸檔范圍：上級機關(guān)、同級機關(guān)、下級機關(guān)、本機關(guān)

2、收文發(fā)文，有憑證、查考（2）機關(guān)文件材料不歸檔范圍：上級機關(guān)普發(fā)性不需本機關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關(guān)工作人員的文件材料；本機關(guān)文件材料中的重份文件，臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，電話記錄等等。同級機關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料。下級機關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。（3）企業(yè)文件材料歸檔范圍黨群工作形成的文件材料。行政管理工作形成的文件材料。經(jīng)營管理工作形成的文件材料。生產(chǎn)技術(shù)管理工作形成的文件材料。3、歸檔方法嚴(yán)格登記：可以采用計算機登記，或收、發(fā)文登記簿登記。登記的內(nèi)容包括：來文的文

3、件題名、責(zé)任者、密級、收文編號、收文時間等。平時歸類：文書人員在公文辦理完畢后，及時把文件歸入有關(guān)類目。及時檢查。注意“賬外”文件的收集。（賬外：未經(jīng)收發(fā)文登記的文件）4、歸檔要求：齊全完整、系統(tǒng)科學(xué)、優(yōu)質(zhì)精練、及時迅速、手續(xù)完備5、歸檔時間屬于文書檔案的文件材料一般應(yīng)在第2年上半年歸檔。6、歸檔手續(xù)根據(jù)案卷目錄詳細清點——簽字——歸檔文件簡要說明，移交清單文件移交清單文號文件名日期部門出文人接收人備注歸檔文件移交清單序號文件資料名稱頁數(shù)檔案類別（文書、教學(xué)）保管期限移交部門移交人交接時間二、歸檔文件的整理歸檔文件的整理方法有兩種：立卷和單件歸檔。1、立卷的

4、整理方法（1）案卷由若干互有聯(lián)系的文件構(gòu)成的組合體，是檔案基本保管單位。立卷，就是把零散的文件，組合成若干個案卷的過程。（2）立卷原則遵循形成規(guī)律和特點——按其歷史原貌；保持有機聯(lián)系——同一問題，同一案卷；區(qū)分不同價值——價值相近可組為一卷；便于保管利用——立小卷。（3）立卷的方法步驟文件收集判斷——文件分類（區(qū)分年度、機構(gòu)、問題、保管期限）——組卷——卷內(nèi)文件排序——卷內(nèi)文件編頁碼——填“卷內(nèi)文件目錄”——填“備考表”——擬案卷標(biāo)題——填寫案卷封面——裝訂案卷——案卷排列及上架——編制案卷號——編制案卷目錄——編制檔案目錄——編制目錄號——編制檔號。文件分

5、類：分類方法：按“年度——內(nèi)設(shè)機構(gòu)——（問題）——保管期限”的分類方法。按“年度——（問題）——保管期限”的分類方法。分類步驟：年度、機構(gòu)、問題、期限。組卷：將分好類的文件材料組合成案卷。卷內(nèi)文件排序：可按日期進行排列；可按重要程度排列；可按姓氏筆畫排列；本單位文件在前，上級與下級送來的文件在后；定稿在前，歷次稿依次在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；正文在前，附件在后。卷內(nèi)文件編頁碼：卷內(nèi)文件編流水順序號，并用號碼機打在文件頁面上端外側(cè)的角上。雙面印刷的要編為兩頁?？瞻椎牟痪幪?，卷內(nèi)目錄也不編號。填寫“卷內(nèi)文件目錄”：永久、30年案卷的卷內(nèi)目錄應(yīng)打印一式三份；

6、10年案卷的卷內(nèi)目錄一式兩份。卷內(nèi)文件目錄項目包括：順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注填寫“備考表”主要是說明卷內(nèi)文件的特殊情況，便于了解卷內(nèi)文件的特點。擬定案卷標(biāo)題即案卷名稱。由作者、問題、名稱三部分組成。填寫案卷封面：要標(biāo)明立檔單位、組織機構(gòu)或類別、案卷所屬年度、案卷號、案卷標(biāo)題和卷內(nèi)文件頁數(shù)。封面裝訂案卷：要拆除文件上的金屬物，對破損和大小不一的文件要進行修補、切齊和折疊。左邊和下邊取齊，左邊三孔一線裝訂。案卷排列上架：區(qū)分保管期限，照顧案卷之間的聯(lián)系和重要程度。步驟：期限（永久、30年、10年）——組織機構(gòu)、問題——案卷之間的聯(lián)系和重要程度

7、編制案卷號：方法一：分保管期限大流水編號。單位較小，三本目錄可用若干年。方法二：按年度分保管期限小流水。檔案數(shù)量多的單位，每年三個，每年形成三本目錄。編制案卷目錄：不同保管期限的案卷要分別按順序填寫案卷目錄。編制檔案目錄：由立卷說明、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄三部分，外加硬質(zhì)封面組成。編制目錄號：大類代字+保管期限代號+目錄順序號編制檔號：全宗號+目錄號+案卷號+頁號（件號）立卷：案卷各部分的排列格式是：案卷封面——卷內(nèi)文件目錄——文件——備考表——封底。編制檔號——加蓋檔號章檔號的編制：??封面檔號由全宗號、目錄號、案卷號組成。??全宗號：檔案館指

8、定給立檔單位的編號。??目錄號：全宗內(nèi)案卷所屬目