歸檔文件整理方法

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1、歸檔文件整理規(guī)則第一節(jié)《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)的背景和意義一、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)的背景2000年國(guó)家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22－2000）》，《規(guī)則》在充分調(diào)研國(guó)內(nèi)穩(wěn)步歸檔文件整理方法的基礎(chǔ)上，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化的需要，提出了完全不同于以往“立卷”方法的“文件級(jí)”整理方法，它是新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)歸檔文件整理規(guī)范化、檔案管理科學(xué)化的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)。原《規(guī)則》10多年以來(lái)，對(duì)規(guī)范化和加強(qiáng)單位檔案整理、促進(jìn)檔案工作更好服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用。近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展以及信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息化在檔案管理的作用越來(lái)越大，原《規(guī)則》的一些內(nèi)容經(jīng)過(guò)

2、實(shí)踐證明可以進(jìn)一步規(guī)范統(tǒng)一。因此2014年起國(guó)家檔案局組織力量對(duì)原《規(guī)則》進(jìn)行修訂，于2015年10月25日正式對(duì)外發(fā)布。二、《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)的意義一是在遵循文件整理工作基本規(guī)律的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化整理步驟，提高文件整理效率；二是適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要，尤其是信息化在檔案中的作用越來(lái)越大，歸檔文件整理要適應(yīng)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、利用檔案的需要；三是在實(shí)踐的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步規(guī)范統(tǒng)一歸檔文件整理，更有利于檔案信息資源共享。23三、新《歸檔文件整理規(guī)則》與原《規(guī)則》相比內(nèi)容的變化1、擴(kuò)大適用范圍2、優(yōu)化整理流程，細(xì)化操作指引3、增加檔號(hào)內(nèi)容4、明確裝訂要求5、統(tǒng)一館編、室編件號(hào)6、增加頁(yè)

3、碼編制要求第二節(jié)《歸檔文件整理規(guī)則》內(nèi)容一、歸檔文件立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料。二、整理將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。新《規(guī)則》將紙質(zhì)文件和電子文件的整理統(tǒng)一起來(lái)，同時(shí)把紙質(zhì)文件和電子文件特有的整理要求單位列出，做到總分結(jié)合、條理清晰。三、件與檔號(hào)1、件的定義：件是指歸檔文件的整理單位。232、檔號(hào)：在歸檔文件整理過(guò)程中賦予其的一組字符代碼，以體現(xiàn)歸檔文件

4、的類別和排列順序。四、歸檔文件整理原則1、歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2、歸檔文件整理應(yīng)區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3、歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理。4、歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一。五、收集文件收集文件，就是根據(jù)黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，通過(guò)一定的方式和手續(xù)，把散存在機(jī)關(guān)內(nèi)部和個(gè)人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。《中華人民共和國(guó)檔案法》第十條規(guī)定：對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。（一）文件材料齊

5、全完整的含義文件材料齊全完整，就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，是指歸檔的文件材料能夠全面地、真實(shí)地反映本單位的工作面貌，通過(guò)查看立檔單位的全部檔案，就能了解該單位的整個(gè)歷史。（二）帳外文件的收集即“白頭文件”，指未經(jīng)發(fā)文登記和打印、編號(hào)的文件。23（1）本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議帶回的文件材料，尤其是本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議上的講話、發(fā)言以會(huì)議上印發(fā)本單位的典型材料。（2）本機(jī)關(guān)制訂的規(guī)章制度、管理辦法、規(guī)定、工作條例、崗位職責(zé)等。（3）合同、協(xié)議、出版物原稿。（4）國(guó)家、省、市和上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)工作時(shí)的指示、講話、題詞等材料。六、歸檔范圍確定歸檔范圍，

6、就是將需要?dú)w檔和不需要?dú)w檔的文件材料區(qū)分開來(lái)。（《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》國(guó)家檔案局令第8號(hào)）（一）歸檔文件材料的范圍凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。1、反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；2、機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；3、本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；4、其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。（二）不歸檔文件材料的范圍231、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)

7、關(guān)辦理的文件材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；2、本機(jī)關(guān)文件材料中的重要文件，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿，無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)電、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文件材料，有關(guān)工作參考的文件材料；3、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；4、下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文件材料。七、一般要求：（一）組件件的構(gòu)成：歸