【經(jīng)典案例】企業(yè)團(tuán)隊(duì)溝通設(shè)計(jì)方案——華恒智信咨詢.pdf

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1、第1頁【經(jīng)典案例】企業(yè)團(tuán)隊(duì)溝通設(shè)計(jì)方案——華恒智信咨詢引言：對于貿(mào)易公司，交易價格等內(nèi)部信息和訂單量等效益指標(biāo)的變動性都較高，由于前者的存在，一旦無法及時進(jìn)行團(tuán)隊(duì)溝通，基層人員業(yè)務(wù)操作容易出現(xiàn)不規(guī)范和低效率；由于后者，缺乏彈性的人員配置將引起各崗位忙閑不均。在這種情況下，企業(yè)就需要實(shí)施一系列科學(xué)合理的團(tuán)隊(duì)溝通的方案出來，讓企業(yè)部門之間，員工之間保持積極流暢的團(tuán)隊(duì)溝通。那么企業(yè)該如何設(shè)計(jì)合理的團(tuán)隊(duì)溝通方案，在設(shè)計(jì)過程中又會有什么問題，這些都是企業(yè)管理人員頭疼的。人力資源專家——華恒智信在團(tuán)隊(duì)溝通方面有著多年的關(guān)注和研究，本文是華恒

2、智信為某企業(yè)實(shí)施的團(tuán)隊(duì)溝通設(shè)計(jì)方案項(xiàng)目紀(jì)實(shí)?！究蛻粜袠I(yè)】鋼材批發(fā)【問題類型】內(nèi)部溝通不暢【客戶背景及現(xiàn)狀問題】某貿(mào)易公司是山東一家從事鋼材批發(fā)貿(mào)易的企業(yè)，地處二線城市，公司成立十三年，現(xiàn)公司發(fā)展趨勢良好，該企業(yè)在當(dāng)?shù)氐匿摬慕灰追蓊~已占到當(dāng)?shù)厥袌龇蓊~的70%，但該公司高層在管理員工的過程中碰到了棘手的問題。華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)公司邀請，對這家貿(mào)易公司進(jìn)行了深入的調(diào)研和相關(guān)人員訪談，了解到該公司在人員管理方面主要面臨以下兩方面的問題：業(yè)務(wù)方面，新來的業(yè)務(wù)員往往由于經(jīng)驗(yàn)不足，對鋼材的價格也把握不準(zhǔn)，一旦遇到與客戶進(jìn)行價格商討時，都會將問

3、題轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)經(jīng)理處，導(dǎo)致每次業(yè)務(wù)經(jīng)理那邊的人員越積越多，業(yè)務(wù)員這邊沒有人，削弱了企業(yè)與客戶之間的溝通效率。人員配置方面，該公司的倉儲部人員大概有15人，當(dāng)客戶訂單多的時候，這些人員裝貨都忙不過來，而沒有訂單的時候庫管人員卻都無事可做，他們的工作狀態(tài)完全是取決于客戶訂單的情況。如何實(shí)現(xiàn)人員合理化配置的問題，也擺在了領(lǐng)導(dǎo)面前。【華恒智信問題分析】結(jié)合企業(yè)自身特點(diǎn)，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)分析認(rèn)為，該鋼材批發(fā)公司所呈現(xiàn)的各種問題的深層原因主要有以下兩方面。北京華恒智信人力資源顧問有限公司第2頁1.內(nèi)部溝通機(jī)制缺失，導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作不規(guī)范該貿(mào)易公司對

4、交易的價格、流程等信息沒有進(jìn)行有效的內(nèi)部溝通，一方面，業(yè)務(wù)員對于客戶詢價及相關(guān)資訊不能及時反饋，只能詢問業(yè)務(wù)經(jīng)理等少數(shù)知情人，使得業(yè)務(wù)辦理的效率大大降低，經(jīng)理等部分知情人員的時間和精力被占用，并且客戶的滿意度也大打折扣；另一方面，交易價格有較強(qiáng)的變動性，業(yè)務(wù)員不能及時獲知最新變化容易導(dǎo)致業(yè)務(wù)操作中出現(xiàn)不規(guī)范點(diǎn)，甚至錯誤，降低工作效率，也不利于公司在客戶中樹立良好形象。2.人員配置缺乏彈性，導(dǎo)致“時忙時閑，忙閑不均”現(xiàn)象頻現(xiàn)該貿(mào)易公司大部分員工的工作量都與業(yè)務(wù)量有直接聯(lián)系，但是該公司缺乏適應(yīng)業(yè)務(wù)量、訂單量變動的彈性人員配置，使得人

5、員配置無法根據(jù)訂單和業(yè)務(wù)變化而靈活調(diào)整，出現(xiàn)部分崗位時忙時閑以及崗位之間忙閑不均的情況也就不奇怪了。以倉儲人員為例，當(dāng)訂單量大時，倉儲人員不得不超負(fù)荷工作，而訂單量減少時，他們又會無事可做。在此種工作量有較高不確定性和變動性的情況下，員工的工作成效不易得到客觀評價，他們的工作積極性也容易被消磨和打擊，進(jìn)而對公司的業(yè)務(wù)開展產(chǎn)生負(fù)面影響?！救A恒智信解決方案】針對該公司的問題，華恒智信顧問團(tuán)隊(duì)經(jīng)過深入調(diào)研和分析，提出了如下的解決方案。1.建立公司內(nèi)部的溝通平臺該企業(yè)存在業(yè)務(wù)員對剛才價格把握不準(zhǔn)確的情況，華恒智信顧問建議通過建立一個內(nèi)部

6、溝通平臺來解決。一方面，定期向該溝通平臺上傳鋼材的歷史價格，使業(yè)務(wù)員在于客戶協(xié)商時對價格區(qū)間有所把握；另一方面，良好的經(jīng)驗(yàn)、常見的失誤和最新的公司決策都可在該平臺上進(jìn)行發(fā)布，實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)信息在公司內(nèi)共享，由此，使業(yè)務(wù)經(jīng)理能從這些事務(wù)性工作中解脫出來，將時間和經(jīng)歷更多地用在管理團(tuán)隊(duì)和促進(jìn)業(yè)務(wù)方面。2.改進(jìn)訂單的處理方式，擴(kuò)展倉儲人員的職能。針對該企業(yè)被動接受訂單，倉儲人員忙閑不均的情況，華恒智信顧問有兩方面的解決辦法：一是從訂單處理入手，在于客戶協(xié)商時就主動協(xié)調(diào)訂單的送貨方式和時間等條件，具體操作上，可以由業(yè)務(wù)員根據(jù)客戶信息平臺上即時

7、的銷售信息，判斷倉儲情況，若當(dāng)期倉儲壓力已較大，則可與客戶協(xié)商采取送貨上門的形式，以緩解倉儲人員負(fù)擔(dān)。二是從倉儲人員的職能入手，可實(shí)行倉儲崗位的一崗多能，使倉儲人員在倉儲任務(wù)較少時承擔(dān)其他方面的工作，如客戶接待等。如此，雙管齊下，即可解決倉儲人員時而過忙、時而過閑的矛盾。北京華恒智信人力資源顧問有限公司