淺議電子檔案的管理

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1、檔I案I管l理科—技—黑信龍江恩——淺議電子檔案的管理施書穩(wěn)石海英(黑龍江省干部療養(yǎng)院，黑龍江哈爾濱150000)摘要：電子文件需要全新的管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無法適應(yīng)。針對電子檔案的管理展開論述。關(guān)鍵詞：電子檔案；管理；計(jì)算機(jī)近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦在人們的努力下，幾乎每一項(xiàng)計(jì)算機(jī)信息人實(shí)用階段。例如，解放軍檔案館開發(fā)的多媒體公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以處理的新技術(shù)，都及時被用于檔案管理的工作系統(tǒng)，可以向用戶提供的上網(wǎng)查詢項(xiàng)目有：檔案直接在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)，文件從產(chǎn)生到處環(huán)節(jié)，解決了工作中的一個又一個問題。從基于目錄查詢、全文瀏覽及部分聲音、照片、

2、錄像的理結(jié)案幾平可以不使用紙和筆，產(chǎn)生了大量的機(jī)讀目錄的自動編目、聯(lián)機(jī)檢索，發(fā)展到借助于查詢等，以圖、文、聲、像并茂形式為用戶服務(wù)。電子文件。法院電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從光盤存儲器的檔案全文信息存儲與檢索(沈陽5檔案計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)由封閉轉(zhuǎn)向開放無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。從電子市檔案館、解決軍檔案館等)；從一般文件信息檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已從相對封閉的局文件形成的過程和特點(diǎn)看，電子文件仍象普通處理，到錄音檔案、影像檔案等多媒體檔案信息域網(wǎng)或?qū)I(yè)網(wǎng)發(fā)展到Internet的開放式互聯(lián)網(wǎng)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。的處理(清華大學(xué)檔案館、復(fù)旦大學(xué)檔案館等)；絡(luò)。盡管檔案在安全

3、保密上有種種要求和限制，根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段從一般的檔案管理軟件算法，發(fā)展到使用屬于但是檔案部門在與國際互聯(lián)網(wǎng)建立聯(lián)系方面表(歸檔)仍應(yīng)由檔案部門集中統(tǒng)一管理。電子文人工智能應(yīng)用的知識庫技術(shù)(國防科工委檔案現(xiàn)出來的積極性是很驚人的。1998年向國家檔件需要全新的管理方式，傳統(tǒng)的檔案管理方式館等)和模糊集合運(yùn)算技術(shù)(中央檔案館等)解案局申報的科研項(xiàng)目中，涉及加入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的和方法已經(jīng)無法適應(yīng)。因此，對電子文件實(shí)行檔決了一些傳統(tǒng)性難題；從人工著錄標(biāo)引發(fā)展到方法、規(guī)范等內(nèi)容的研究課題占30％。實(shí)際上案化管理成為可供選擇的出路。自動標(biāo)引(浙江省檔案館等)；從單純的檔案信已有不少單位在

4、Internet上建立了主頁，有的還1從制定標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備起步息檢索、利用發(fā)展到檔案管理的各個環(huán)節(jié)，例如提供了初步的檔案信息查詢服務(wù)，并引起了社在我國檔案管理中計(jì)算機(jī)應(yīng)用的初期，首用于檔案退變字跡的信息增強(qiáng)恢復(fù)處理(山東會上的關(guān)注。這種情況使檔案與社會的聯(lián)系更先須解決的最關(guān)鍵問題是如何保證檔案機(jī)讀數(shù)省檔案局等)、檔案管理安全監(jiān)測、庫房保管環(huán)為廣泛，檔案工作的影響也會隨之?dāng)U大。據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量，即檔案信息處理的規(guī)范化、標(biāo)境自動控制等；從一般的檔案管理，發(fā)展到文檔6解決軟件的通用性，促進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的準(zhǔn)化的問題，而我國當(dāng)時檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程一體化的文件全文信息自動著錄標(biāo)引(南京大普及度很低，尤其是檔案

5、現(xiàn)代化工作剛剛提到日程學(xué)檔案館等)；從專用軟件發(fā)展到基于標(biāo)準(zhǔn)化系經(jīng)過多年的努力，檔案管理軟件的通用性上來，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)幾乎一個也沒有。搞好標(biāo)準(zhǔn)列的通用性軟件(解決軍總參檔案局等)和商品越來越強(qiáng)，出現(xiàn)了以行業(yè)系統(tǒng)的較完善的標(biāo)準(zhǔn)化，才有現(xiàn)代化，這是經(jīng)過實(shí)踐取得的重要經(jīng)化程度較高的優(yōu)質(zhì)軟件(珠海市檔案局與泰坦化為依托的通用化及商品化趨勢，并將形成較驗(yàn)。與計(jì)算機(jī)的快速發(fā)展相比，標(biāo)準(zhǔn)的制定相對公司、津科公司與天津市檔案局等)；從較封閉豐富的軟件市場，對檔案管理中的計(jì)算機(jī)普及要緩慢一些，尤其是由一系列標(biāo)準(zhǔn)構(gòu)成體系從的單機(jī)和局域網(wǎng)應(yīng)用方式，發(fā)展到檔案與圖書、起到更大的推動作用。國家檔案局從1996年開而實(shí)現(xiàn)標(biāo)

6、準(zhǔn)化，周期就會更長。我國從1985年情報信息共同運(yùn)作的廣域網(wǎng)工作方式(航天檔始對國內(nèi)的計(jì)算機(jī)檔案管理軟件進(jìn)行了測評和開始公布了第一批檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，到20世紀(jì)案館)，以及將部分檔案管理信息聯(lián)機(jī)進(jìn)入In—篩選工作，1997年推薦了首批軟件，取得了較9O年代初與檔案管理自動化有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)才做ternet國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)(北京市檔案館、南京大學(xué)好的效果。一方面使通用性的檔案管理軟件從到了基本配套。恰在此時，計(jì)算機(jī)檔案管理應(yīng)用檔案館等)；從一般的科技檔案管理發(fā)展到以計(jì)質(zhì)量上得到保證，另一方面也使用戶以盡量少的效果才較明顯地體現(xiàn)出來。通用性強(qiáng)以及商算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)輔助制造為基礎(chǔ)的包含的投入得到滿意的應(yīng)用效果

7、。計(jì)算機(jī)檔案管理品化程度較高的檔案管理軟件，也就是在這時科研、生產(chǎn)全過程的信息綜合管理(清華紫光集技術(shù)支持的社會化，對檔案管理的計(jì)算機(jī)應(yīng)用才逐步顯示出優(yōu)勢，并取得了較好的效益。經(jīng)過團(tuán)等)等，各種應(yīng)用進(jìn)展舉不勝舉?？梢灶A(yù)見，隨普及和現(xiàn)代化發(fā)展產(chǎn)生了極大的影響。多年的努力，檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作已取得了很大的著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展還會應(yīng)用于更多方7計(jì)算機(jī)的應(yīng)用成為基本工作方式，促進(jìn)成績。目前我國已有了與《檔