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《淺議電子檔案特性和管理》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、淺議電子檔案特性和管理隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會進入信息時代，黨政機關(guān)部門、企事業(yè)單位逐步實現(xiàn)了辦公自動化，檔案工作已逐步實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式，也成為目前檔案管理工作的重要內(nèi)容。要做好電子檔案的管理工作，就必須了解電子檔案的特殊屬性，并根據(jù)其屬性制定相應(yīng)的管理措施。一、電子檔案的概念與特征“電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文檔”。1這一概念揭示了電子檔案的兩個基本特征：第一，電子檔案是由計算機生成和處理，其信息以二進制數(shù)字代碼記錄和表
2、示，亦可稱為“數(shù)字文件”。第二，電子檔案是文件的一種類型，應(yīng)該具有文件的各種屬性，符合內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三個要素的要求，要有特定的用途和效力。電子檔案這些區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的特點，對維護電子文件信息安全提出了新的要求。二、電子檔案的特殊屬性（一）內(nèi)容與載體的可分離性對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件。電子檔案的出現(xiàn)，則對傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。內(nèi)容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質(zhì)檔案最重要的特性之一。（二）電子檔案是數(shù)字化形式其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個載體復(fù)制到另一載體，可以從這臺計算機傳輸?shù)搅硪慌_計算機。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字信號的方式存在于不
3、同的存儲空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。（三）對計算機系統(tǒng)的依賴性正是由于電子檔案的生成是在計算機系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開了計算機，電子檔案既看不見也摸不著。其對計算機系統(tǒng)的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件,三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。（四）快捷性、共享性、高密度性在計算機環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動化系統(tǒng)對電子文件進行自由組合分類。通過計算機系統(tǒng)，一份檔案可以同時在不同的地方被多人使用，
4、突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價值。（五）不穩(wěn)定性及不安全性由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實性、完整性和安全性方面,都更難以保證。在檔案的原始性方面，電子檔案的原始性不易判斷和確認(rèn)。電子檔案的生成形式是由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)并非完全一致，可以說既是原始的，又是復(fù)制的。在檔案的真實性方面，電子檔案極易失真。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程中，稍有失誤即會導(dǎo)致檔案信息失實。此外，電子檔案可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡。三、電子檔案的管理措施（一）電子檔案信息安全相關(guān)的管理
5、思想科學(xué)的管理措施是建立在正確的管理思想的基礎(chǔ)上的。在制定和落實電子檔案信息安全管理策略的時候必須貫徹以下相關(guān)的管理思想：1?風(fēng)險管理思想風(fēng)險指的是由于某些不可預(yù)知的因素引發(fā)問題的可能性，風(fēng)險管理就是識別風(fēng)險并采取措施控制風(fēng)險的過程。確立風(fēng)險管理思想，實施風(fēng)險管理策略，可有效降低威脅電子文件信息安全的風(fēng)險。2.前端控制思想前端控制是現(xiàn)代檔案管理理念的重要內(nèi)容，以檔案生命周期理論為基礎(chǔ)，它把檔案從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個完整的過程。前端控制是對整個電子檔案管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在檔案形成階段實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡
6、量在這一階段實現(xiàn)。在已經(jīng)建立了電子檔案管理系統(tǒng)的地區(qū)和機構(gòu)，電子檔案是在系統(tǒng)中生成和運轉(zhuǎn)的，電子檔案管理過程的前端就延伸到了系統(tǒng)設(shè)計階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)功能的設(shè)計之中，盡可能把檔案生命周期各個階段的管理要求設(shè)計在系統(tǒng)之中，以功能合理的檔案管理系統(tǒng)作為管好電子檔案的先決條件。3?全程管理思想電子檔案的全程管理是一種全面、系統(tǒng)、動態(tài)的過程管理，不僅涉及到電子檔案的流程、管理規(guī)則、管理方法以及質(zhì)量要求的完整管理，還要求整個管理體系的無縫連接，通過對電子檔案生成、流轉(zhuǎn)、利用、保管等每一項管理內(nèi)容實施具體的過程監(jiān)控，以便及時發(fā)現(xiàn)與糾正問題。4.危機管理思想危機管
7、理思想是風(fēng)險管理思想的補充，傳統(tǒng)檔案保護講究的“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的思想在現(xiàn)代電子文件安全管理中也是適用的。盡管我們盡最大努力保證電子文件信息的安全，但災(zāi)難還時有發(fā)生，因此，我們不得不對可能發(fā)生的災(zāi)難做必要的預(yù)防以及災(zāi)后的應(yīng)急和補救（二）電子檔案信息安全相關(guān)的管理制度電子檔案信息的不安全因素貫穿于其形成、處理、收集、整理、歸檔、保管、利用的各個環(huán)節(jié)。在各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失、損壞的可能性，即使擁有完善的信息安全防護技術(shù)，也要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。因此,必須建立涉及全過程的一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度并完善監(jiān)督機制和嚴(yán)格加以執(zhí)
