采購控制程序管理規(guī)范.doc

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1、采購控制程序目次1范圍22規(guī)范性引用文件23職責(zé)24程序24.1合格供應(yīng)廠商的評定24.2采購信息24.3采購計劃24.4采購合同與實施24.5采購驗證24.6采購產(chǎn)品的入庫、保管、發(fā)放24.7器材代用及非定點(diǎn)單位加工25記錄26附加說明2附錄A采購流程2表1外購器材、外協(xié)加工單位質(zhì)量評定表（式樣）2表2請購單（式樣）2表3入庫單（式樣）2表4產(chǎn)品外協(xié)申請表（式樣）2表5非定點(diǎn)單位外協(xié)申請表（式樣）2表6器材代用單（式樣）2采購控制程序1范圍本文件規(guī)定了采購過程的控制要求，以保證采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的采購要求。本文件適用于產(chǎn)品用原材料、元器件、機(jī)電等產(chǎn)品及產(chǎn)品

2、外協(xié)加工的采購、入庫、保管、發(fā)放過程的控制。2規(guī)范性引用文件QG/XT201-2003文件控制程序QG/XT215-2003產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序3職責(zé)3.1管理部負(fù)責(zé)歸口管理，具體負(fù)責(zé)與供方溝通、采購合同簽訂、器材技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理及其他有關(guān)工作；有關(guān)部門配合；3.2質(zhì)量部負(fù)責(zé)合格器材供方評定、采購產(chǎn)品的驗證工作；3.3研發(fā)或服務(wù)部門負(fù)責(zé)提供采購信息，協(xié)助管理部收集新型、特殊器材技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4程序合格供應(yīng)廠商的評定4.1.1對供應(yīng)廠商的要求：其產(chǎn)品應(yīng)滿足有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)文件的要求；具有一定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證能力；貨源穩(wěn)定、供貨及時、價格合理；能提供良好的技術(shù)

3、服務(wù)。4.1.2對供應(yīng)廠商的評定合格供應(yīng)廠商（包括器材供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商和外協(xié)加工廠商）的候選名單由管理部提供，質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織評定，使用部門及相關(guān)部門配合。質(zhì)量部負(fù)責(zé)評定質(zhì)量保證能力和控制手段；必要時請相關(guān)部門協(xié)助。管理部負(fù)責(zé)評定供貨或加工能力、價格及售后服務(wù)。4.1.2.1評定可采取以下一種或幾種方法：供應(yīng)廠商提供的類似產(chǎn)品及長期使用的情況的評定；供應(yīng)廠商現(xiàn)有的產(chǎn)品樣品的評定；供應(yīng)廠商通過國內(nèi)外質(zhì)量認(rèn)證機(jī)構(gòu)的質(zhì)量體系認(rèn)證的情況的評定；供應(yīng)廠商現(xiàn)有生產(chǎn)樣品進(jìn)行評價或?qū)Ρ阮愃飘a(chǎn)品的質(zhì)量、試驗結(jié)果以及歷史情況；必要時，可到供應(yīng)廠商進(jìn)行實地考察，對其生產(chǎn)能力和質(zhì)量保

4、證能力是否能保證采購或外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量，進(jìn)行評定，作出考察意見。4.1.1.1評定結(jié)果根據(jù)評定情況及各相關(guān)部門的意見由質(zhì)量部作出評定結(jié)論，并填寫外購器材、外協(xié)加工單位質(zhì)量評定表（表1）。評定結(jié)論應(yīng)經(jīng)公司主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.1.1.2合格供應(yīng)廠商名單的的編制、使用和管理質(zhì)量部根據(jù)評定結(jié)論編制合格供應(yīng)廠商名單，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。合格供應(yīng)廠商名單作為產(chǎn)品選用、采購和外協(xié)的依據(jù)。確需選用、采購非合格器材供應(yīng)單位的器材，應(yīng)按規(guī)定辦理代用手續(xù)。根據(jù)器材供應(yīng)和外協(xié)加工單位的質(zhì)量情況，適時修訂認(rèn)定單位名單，并由質(zhì)量部建立和保存合格供應(yīng)廠商的質(zhì)量記錄。采購信息4.2.

5、1采購信息形式采購信息應(yīng)形成書面采購文件，采購文件的形式一般有：請購單（表2）、外購器材清單、產(chǎn)品外購件匯總表、采購計劃、產(chǎn)品外協(xié)申請表（表4）。4.2.2采購文件的內(nèi)容采購文件應(yīng)清楚地說明訂購產(chǎn)品的要求，一般包括：類別、型式、等級、數(shù)量或其他準(zhǔn)確標(biāo)識方法。還應(yīng)包括技術(shù)要求和質(zhì)量控制要求，如：規(guī)范、圖樣、過程要求、檢驗規(guī)程及其他有關(guān)技術(shù)資料（包括產(chǎn)品、程序、過程設(shè)備和人員的認(rèn)可或鑒定要求）的名稱或其他明確標(biāo)識和適用版本。4.2.3采購文件的審批采購文件應(yīng)得到審批。器材的零星采購由請購人填寫請購單，按審批權(quán)限經(jīng)過審批。產(chǎn)品外購件匯總表（單機(jī)定額）由總（副）工程

6、師批準(zhǔn)。采購文件的修改應(yīng)按原審批手續(xù)進(jìn)行審批。4.2.4采購文件控制采購文件應(yīng)符合QG/XT201-2003《文件控制程序》的要求。采購計劃除零星采購?fù)猓芾聿繎?yīng)根據(jù)申請部門或科研生產(chǎn)計劃要求，制訂器材采購計劃，由部門經(jīng)理審核，經(jīng)主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。采購合同與實施4.4.1采購人員應(yīng)按批準(zhǔn)的采購計劃進(jìn)行采購。大宗采購和外協(xié)可簽訂采購合同，必要時可采取招議標(biāo)進(jìn)行。采購合同的內(nèi)容應(yīng)包括：數(shù)量、價格；交貨期限、地點(diǎn)；驗證安排、放行方式；需要時包含包裝、運(yùn)輸、防護(hù)等要求。4.4.2研制過程中所需少量、特殊的外購器材，經(jīng)項目研制負(fù)責(zé)人審核后報管理部，經(jīng)管理部同意后，器材

7、申請部門自行采購。采購驗證按QG/XT215-2003《產(chǎn)品的監(jiān)視和測量控制程序》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。采購產(chǎn)品的入庫、保管、發(fā)放4.6.1入庫倉庫保管員應(yīng)認(rèn)真核對和檢查入庫單（見表3）器材名稱、型號及規(guī)格、計量單位和數(shù)量；質(zhì)量級別或質(zhì)量要求；檢驗員簽章，元器件還應(yīng)具備驗證合格證。4.6.2保管4.6.2.1存放器材的庫房或場地其環(huán)境條件應(yīng)滿足器材的安全可靠、不變質(zhì)和其他特殊質(zhì)量要求，確保器材性能完好；4.6.2.2倉庫管理要做到科學(xué)、合理、方便、安全，基本要求是：帳、物、卡相符；排放合理，標(biāo)識清晰；四定位（庫、架、層、位）；具有合格證或質(zhì)量保證書；4.6.2.3庫

8、存器材按規(guī)定定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有質(zhì)量問題或超過器材