電子文件歸檔管理.doc

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1、B3100GQAQ(2002)215QG240314QG上海汽車股份有限公司汽車齒輪總廠企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QG240314-2002電子文件歸檔管理2002-06-10實(shí)施2002-06-03發(fā)布上海汽車股份有限公司汽車齒輪總廠發(fā)布冃!Ja本標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)GB/T1.1-2000《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫規(guī)定》和QG000101-2002《管理標(biāo)準(zhǔn)編制規(guī)則》的基本規(guī)定和格式要求進(jìn)行制定的。本標(biāo)準(zhǔn)山上海汽車股份有限公司汽車齒輪總廠提出。本標(biāo)準(zhǔn)山上海汽車股份有限公司汽車齒輪總廠標(biāo)準(zhǔn)化室歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起貳單位：上海汽車股份有限公司汽車齒輪總廠產(chǎn)品工程部。本標(biāo)準(zhǔn)主

2、要起草人：劉正林。321JGF02-08劉正林02.05.19方偉榮02.05.22宣向陽02.05.31錢向陽02.06.03序號制定修訂確認(rèn)更改通知書編號編制或更改II期校核日期定日期批準(zhǔn)口期編制方式上海汽車股份有限公司汽車齒輪總廠企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)履歷電子文件歸檔管理本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了企業(yè)電子文件歸檔管理的職責(zé)、內(nèi)容和方法等。本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)各職能部室、車間，各托管企業(yè)可參照執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用血成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方

3、研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。1996年7月頒布的《中華人民共和國檔案法》1997年12月頒布的《上海市檔案條例》1999年5月頒布的《上海市國家行政機(jī)關(guān)電子文件歸檔管理暫行規(guī)定》QG000102《公文處理管理》QG240101《企業(yè)檔案管理總則》3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子文件企業(yè)法人與各職能部室在履行公務(wù)活動中形成的，山計算機(jī)系統(tǒng)處理和識別，存儲在磁盤、光盤等介質(zhì)上，可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞的代碼序列。3.2電子檔案対企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、科技開發(fā)、基礎(chǔ)管理等諸項(xiàng)工作具有保存和利用價值，并口按照

4、一定的原則、方法和程序歸檔保管和提供利用的電子文件。3.3邏輯歸檔將需要?dú)w檔的電子文件的物理地址存放到山檔案部門控制的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，使該電子文件能供檔案部門歸檔處理和有效利用的過程。3.4物理歸檔將經(jīng)過歸檔處理的分散的電子文件（主耍是指需要長期或永久保存的電子文件）集中卸載到光盤等載體上實(shí)行脫機(jī)保存的過程。4職責(zé)4.1金業(yè)在不斷推進(jìn)管理手段現(xiàn)代化和廣泛應(yīng)用計算機(jī)屮所產(chǎn)生的電子文件是企業(yè)檔案的重要來源，也是企業(yè)賴以生存和發(fā)展的重要財富。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全地對電子文件進(jìn)行收集、報理、歸檔、保管并提供利用，是企業(yè)檔案部門的重要職責(zé)。4.2電子文件的形成、承辦

5、、運(yùn)轉(zhuǎn)、收集等工作山形成和承辦部門負(fù)責(zé)，各部門兼職檔案員和計算機(jī)專管員共同負(fù)責(zé)電子文件歸檔前的收集、積累和預(yù)立卷工作，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成需要?dú)w檔的電子文件的邏輯歸檔工作。4.3企業(yè)檔案部門對各部門電子文件的收集、積累和邏輯歸檔工作負(fù)有監(jiān)督、協(xié)調(diào)責(zé)任。企業(yè)任何部門和個人不得將應(yīng)歸檔的電子文件據(jù)為C有或私自銷毀。5管理內(nèi)容和方法5.1電子文件的歸檔5.1.1歸檔電子文件的主要類型3.1.1.1字處理文件，指用計算機(jī)處理技術(shù)形成的定稿電子文件和止式電子文件。5.1.1.2數(shù)據(jù)庫文件，指用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)制作的數(shù)據(jù)文件和可能產(chǎn)生的相關(guān)輔助文件。5.1.1.3多媒休文件

6、，指用計算機(jī)多媒體技術(shù)制作的包括文字、數(shù)據(jù)、聲音和影象等信息形式的文件。5.1.2歸檔電子文件的規(guī)范要求5.1.2.1定稿電子文件應(yīng)有必要的簽字于續(xù)，明確文件擬稿、核稿、簽發(fā)等環(huán)節(jié)的責(zé)任者；正式電子文件應(yīng)有文件字號、發(fā)文單位等公文要素，并能行使英文件的職能。5.1.2.2歸檔電子文件的圖文區(qū)尺寸應(yīng)符合企業(yè)公文處理與檔案管理的規(guī)定。上級機(jī)關(guān)來文應(yīng)與本廠公文處理單-?并歸檔，公文處理單上各個欄目應(yīng)填寫完備并有填寫人的完整簽名。5.1.2.3歸檔電子文件應(yīng)數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、利用安全；電子文件的載體應(yīng)當(dāng)無病毒、無損傷，并附有存儲內(nèi)容、文件類型、形成日期及運(yùn)行的軟

7、硬件環(huán)境等標(biāo)識和說明，以便于有效讀取和利用。5.1.3電子文件歸檔的主要方式5.1.3.1電子文件在止式歸檔前的承辦和運(yùn)轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，山各形成和承辦部門進(jìn)行收集、積累和預(yù)立卷;對辦理完畢的電子文件應(yīng)隨吋進(jìn)行預(yù)立卷，以減少文件積壓。5.1.3.2電子文件在形成后的半年內(nèi)，山形成部門完成邏輯歸檔后，再山檔案部門根據(jù)本廠《文書材料歸檔條款》所列內(nèi)容進(jìn)行分類、組卷等歸檔處理工作。5.1.3.3在電子檔案完全替代紙質(zhì)檔案的過渡期內(nèi)，對需要永久和長期保存的電子檔案，必須在卸載到光盤上進(jìn)行物理歸檔后，同時制作相應(yīng)的紙質(zhì)檔案-起歸檔。5.2電子檔案的保管5.2.1電子檔案的編

8、號歸檔電子檔案的編號，山檔案類目號、電子文件類別代碼、載體（磁盤或