采購工作稽核控制程序.pdf

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1、;.采購工作稽核控制程序1．0目的明確防損部采購稽核的要求及對談判作業(yè)的稽核程序。2．0適用范圍防損部稽核組。3．0作業(yè)程序3．1采購稽核員工作要求3.1.1崗位說明具備條件：3.1.1.1具備采購知識；3.1.1.2具有現(xiàn)場判斷分析能力；3.1.1.3具有計算機操作能力，大專以上學(xué)歷；3.1.1.4較強的防損意識。3.1.1.5編制：采購稽核員編制屬于防損部，級別為副主管級，由防損部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。3.1.2工作職責(zé)：3.1.2.1新品采購階段和供應(yīng)洽談3.1.2.2采購員聯(lián)絡(luò)，掌握需引進商品的供應(yīng)商資料，解釋公司有關(guān)防損

2、規(guī)定，對供應(yīng)商作防損方面的要求，簽定反賄賂協(xié)議。3.1.2.3參與談判組與供應(yīng)商的洽談。3.1.2.4掌握供應(yīng)商的資料。3.1.2.5審核供應(yīng)商所報的供貨價及交易條件，進行市場調(diào)查及與其他超市比較。3.1.2.6審核采購員與供應(yīng)商洽談關(guān)系是否正常。3.1.2.3提交審核報告，交部門經(jīng)理。3.1.3日常工作：;..;.3.1.3.1供應(yīng)商訪談經(jīng)常性訪談供應(yīng)商，了解進貨價格，結(jié)帳情況及采購的關(guān)系，收集供應(yīng)商對采購員的看法。3.1.3.2稽核商品設(shè)立單品的銷售數(shù)量、庫存、結(jié)款金額的PH值即在電腦數(shù)據(jù)中設(shè)立防損商品數(shù)據(jù)，進行追

3、蹤，分析差異，進行市調(diào)，并查明原因，從而了解該商品的進貨渠道是否正常。3.1.3.3法律控制依法制定保障公司與供應(yīng)商正常關(guān)系的防損規(guī)定，并向供應(yīng)商解釋宣傳，對供應(yīng)商派駐我公司工作的業(yè)務(wù)員促銷員進行防損培訓(xùn)與審查，并對違規(guī)人員（包括內(nèi)部采購人員）進行處理。3.1.3.4定期報告與審計制度對重點商品品項的供應(yīng)商和其商品進價、銷售、庫存、結(jié)帳及同執(zhí)行等情況進行審計，定期報告。3.1.3.5工作意義3.1.3.5.1防損稽核人員參與采購部工作，由于是分屬兩個部門，具有相對獨立性，加強監(jiān)督，形成良好的監(jiān)督體制，達到對采購全程的監(jiān)

4、控。3.1.3.5.2稽核員相對獨立的工作條件有利于供應(yīng)商投訴，反映情況，也有利于采購人員反映情況。3.1.3.5.3對供應(yīng)商采購都起到一定的震懾防范作用，保證采購工作的正常進行。3.2采購稽核工作階段要求3.2.1反賄賂協(xié)議階段：凡進入第二輪談判的供應(yīng)商，稽核員應(yīng)與其接觸，并簽定反賄賂協(xié)議。步驟如下：;..;.3.2.1.1通過采購了解第二輪供應(yīng)商談判的計劃和安排。3.2.1.2了解供應(yīng)商的基本情況（超市供應(yīng)商狀況登記表、供應(yīng)商報價單、供應(yīng)商洽談登記表：采購提供）；3.2.1.3準備資料（反賄賂協(xié)議書、防損要求、談話

5、登記表等）。3.2.1.4由相應(yīng)采購?fù)ㄖ?yīng)商并告知供應(yīng)商提供相關(guān)手續(xù)。3.2.1.5在采購的介紹下，單獨與供應(yīng)商約談，并填寫《談話登記表》。了解基本情況、資質(zhì)情況以及對反賄賂協(xié)議書的理解情況。3.2.1.6填寫反賄賂協(xié)議書，防損稽核員須填寫表格中相對應(yīng)的填寫項目如（協(xié)議人、名稱、地址、電話、簽字），相關(guān)采購簽字。供應(yīng)商應(yīng)盡力按協(xié)議要求填寫，銷售代表簽字、供應(yīng)商名稱、地址、電話及日期都應(yīng)填寫清楚。未填寫的項目應(yīng)由銷售代表將簽好字的協(xié)議帶回，相關(guān)人員簽字蓋章確認后，于三日內(nèi)交防損稽核員，由防損稽核員與防損經(jīng)理聯(lián)系。3.2

6、.1.3一般供應(yīng)商以了解情況為主，并對談話內(nèi)容進行歸納，對談話涉及的問題，應(yīng)記錄清楚。談話完畢后，應(yīng)填寫談話登記表，當時完成后，應(yīng)填寫反賄賂協(xié)議匯總表。3.2.1.8填寫說明：反賄賂協(xié)議、供應(yīng)商談話登記表均應(yīng)編號，并在匯總表上清楚顯示。3.2.2如何確定重點供應(yīng)商名單（需稽核的）3.2.2.1根據(jù)各部門提供的重點供應(yīng)商名單（按總數(shù)的15%，即食品占25%，生鮮占10%，百貨占10%）來確定。3.2.2.2根底據(jù)第一階段中與供應(yīng)商的談話反映出的問題，確認重點供應(yīng)商，并將情況向防損經(jīng)理溝通得到確認。其中包括四點：7.2.2

7、.1.1對反賄賂協(xié)議的看法；7.2.2.1.2調(diào)查資信情況；7.2.2.1.3自己的具體分析（參考洽談情況登記表等）；;..;.7.2.2.1.4供求情況分析。3.2.2.3填寫相關(guān)表格：3.2.2.3.1《重點供應(yīng)商登記匯總表》3.2.2.3.2《重點供應(yīng)商稽核員市調(diào)商品價格表》3.2.2.3.3《重點供應(yīng)商稽核市調(diào)匯總表》、3.2.2.4補充信息：3.2.2.4.1對重點供應(yīng)商資料的收集3.2.2.4.2參與談判，了解談判過程及重點事項，確定稽核目標。3.2.2.4.3根據(jù)以上表格的要求進行市場調(diào)查，多方了解供應(yīng)商

8、情況，填寫表格。（重點供應(yīng)商商品經(jīng)營審批單、重點供應(yīng)商促銷商品審核表、超市購銷協(xié)議審批單）。3.2.2.4.4填寫供應(yīng)商審批表，并交部門經(jīng)理。;..