excel制表技巧批量制作

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1、Excel制表技巧（13）批量制作批量制作利息催收通知單???????在銀行信貸部門的日常工作中，經(jīng)常要利用會計部門提供的貸款欠息情況表，向每個貸款欠息戶發(fā)放貸款利息催收通知單催收利息。由于貸款欠息戶數(shù)量較多，采用常規(guī)的逐戶編輯打印利息催收通知單的方法勢必耗費(fèi)大量的工作時間，經(jīng)過一段時間的摸索，通過對EXCEL?2000和WORD?2000靈活運(yùn)用，找到了一條快速、準(zhǔn)確完成大批量制作貸款利息催收通知單工作的捷徑?，F(xiàn)將制作過程介紹如下，供有類似要求的讀者朋友參考?！　∫弧⒗肊XCEL?2000實現(xiàn)利息小寫金額向中文大寫金額的轉(zhuǎn)換　　1、數(shù)據(jù)導(dǎo)入。運(yùn)行EXCEL?2000，點擊工具欄上“打開文

2、件”按鈕，找到會計部門提供的貸款欠息情況表文?件后，點擊“打開”，EXCEL?2000自動彈出“文本導(dǎo)入向?qū)А?步驟之1：?　　如設(shè)置無誤，點擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“文本導(dǎo)入向?qū)А?步驟之2，在這里你可以選擇合適的分隔符號，在預(yù)覽窗中可預(yù)覽分列效果，滿意后點擊“下一步”按鈕，進(jìn)入“文本導(dǎo)入向?qū)А?步驟之3，在這里你可以對每列數(shù)據(jù)格式進(jìn)行簡單設(shè)置(當(dāng)然可以在EXCEL?2000中進(jìn)行高級設(shè)置)，如果我們不是導(dǎo)入全部數(shù)據(jù)列，還可以選擇不導(dǎo)入某列，當(dāng)所有設(shè)置完成后，點擊“完成”按鈕，將數(shù)據(jù)導(dǎo)入EXCEL?2000中，并將文件另存為EXCEL文件格式(本文設(shè)存盤文件名為“應(yīng)交利息.XLS)。2、格式

3、轉(zhuǎn)換。由于在EXCEL?2000中系統(tǒng)提供的中文大寫數(shù)字格式與我們?nèi)粘Ｊ褂玫闹形拇髮懡痤~格式相差?較遠(yuǎn)，如小寫金額“138.59元”在EXCEL?2000中只能轉(zhuǎn)換成“壹佰叁拾捌.伍玖”，因此我們必須想辦法實現(xiàn)正確的格式轉(zhuǎn)換。經(jīng)過實驗，發(fā)現(xiàn)通過設(shè)置中間字段，利用IF判斷函數(shù)、TRUNC截尾取整函數(shù)及TEXT函數(shù)可以很好地解決這個問題。　　1)、打開“應(yīng)交利息.XLS”文件，在D1至G1單元格按順序增加“元位”、“角位”、“分位”、“應(yīng)交利?息(大寫)”四個字段?！　?)、為了能將“應(yīng)交利息”C列中小寫金額轉(zhuǎn)換成中文大寫金額，我們需將小寫金額按“元位”、“角位?”、“分位”進(jìn)行分解轉(zhuǎn)換，并在相

4、應(yīng)位置添加“元”、“角”、“分”符號，以備將來合并之用。　　具體分解通過下列公式實現(xiàn)：　　D2=IF(TRUNC(C2)=0,"",TEXT(TRUNC(C2),"[DBNum2]G/通用格式")&"元")中國004-5-31?15:43:04　　E2=IF(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2*10,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*10)-TRUNC(C2*10,-1),"[DBNum2]G/通用格式?")&"角")?　　F2=IF(TRUNC(C2*100)-TRUNC(C2*100,-1)=0,"",TEXT(TRUNC(C2*100)-TRUNC(C2*100,-

5、1),"[DBNum2]G/通用?格式")&"分")?　　在G2單元格使用公G2=IF(AND(D2<>"",F2<>"",E2=""),D2&"零"&F2,IF(AND(D2<>"",E2="",F2=""),D2&"整?",D2&E2&F2))通過對元、角、分位是否為零的判斷，將元、角、分按照中文大寫金額的書寫規(guī)律進(jìn)行合并，得到所需規(guī)范的中文大寫金額。?　　使用自動填充柄功能將D3至G11單元格公式設(shè)置好，得到如下效果圖。?　　至此我們完成了應(yīng)收利息由小?寫金額向大寫金額的轉(zhuǎn)換工作，將文件存盤后退出，進(jìn)入一步工作???????二、利用WORD?2000實現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單　　為

6、了實現(xiàn)快速批量打印利息催收通知單，我們必須利用WORD?2000中的郵件合并功能來幫助完成工作?！　?、建立文檔。啟動WORD?2000新建一空白文檔，按規(guī)定格式編輯好利息催收通知單中的固定內(nèi)容，設(shè)置好?頁面格式。　　2、郵件合并?！　∵x擇工具菜單中“郵件合并”選項，進(jìn)入“郵件合并幫助器”窗口；?　　點擊“主文檔”中“創(chuàng)建”下拉菜單中的“分類”按鈕，在彈出窗口中選擇“活動窗口”；然后點擊“數(shù)據(jù)源”中“獲取數(shù)據(jù)”下拉菜單中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“打開數(shù)據(jù)源”窗口，找到剛才我們在EXCEL?2000中保存的“應(yīng)交利息.XLS”文件，點擊“打開”；　　在隨后彈出的窗口中點擊“確定”，在接著彈出

7、的窗口中點擊“編輯主文檔”按鈕來進(jìn)行給主文件添加合并域的工作。?將光標(biāo)移至需要添加合并域的位置，點擊“插入合并域”按鈕，從下拉列表中選擇需要插入的合并域；重復(fù)這一步驟，在所有需要插入合并域的地方插入相應(yīng)的合并域。然后點擊工具欄上“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕進(jìn)行檢查核對。?　　檢查無誤后，即可進(jìn)行批量打印利息催收通知單。點擊工具欄上“合并選項”按鈕，彈出“合并”窗口，?在“合并到”下拉列表中選擇“打印機(jī)”，開啟打印機(jī)后