企業(yè)內(nèi)部溝通制度

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1、企業(yè)內(nèi)部溝通制度一、總則（一）制定目的建立公司內(nèi)部正常、順暢的溝通管道并形成制度。（二）適用范圍公司內(nèi)部涉及到文件溝通、會議溝通及其他形式溝通時均適用。（三）管理權(quán)責(zé)1.總經(jīng)理室權(quán)責(zé)（1）總經(jīng)理召開的會議、公司例會、臨時性會議的通知、召集，會議資料的準(zhǔn)備,會議記錄，會議決議追蹤及呈報；（2）總經(jīng)理信箱（傳統(tǒng)信箱以及電子信箱）的管理，定期收、呈；（3）企業(yè)制度、正式文件的頒布、發(fā)行；（4）公司決議事項和總經(jīng)理指令的通知、傳達；（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。2.各部門主管權(quán)責(zé)（1）出席要求參加的會議、執(zhí)行會議決議；（2）根據(jù)會議要求、上

2、級指示或工作需要，向所屬部門、員工傳達會議決議及公司的政策、規(guī)章、要求等；（3）定期或不定期向總經(jīng)理或分管副總作述職匯報，及相關(guān)業(yè)務(wù)狀況的呈報；（4）部門會議的通知、召集、會議資料的準(zhǔn)備、會議決議追蹤及呈報；（5）有關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、催辦。二、內(nèi)容（一）規(guī)定1.總則公司組織內(nèi)部的正常溝通管道有如下三種形式：（1）正式的文件(含文書)溝通。（2）會議溝通(例行會議、臨時性會議)。（3）非正式場合、形式的溝通(總經(jīng)理信箱、個別交談等)。2.文件(含文書)溝通（1）規(guī)章、制度類文件A.規(guī)定各種規(guī)章制度及作業(yè)程序、作業(yè)規(guī)范、操作標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)相關(guān)權(quán)

3、責(zé)主管審核、批準(zhǔn)的正式文件，有專一主題、格式化、適用期長，一般不針對具體個人、具體時間，并在相應(yīng)范圍內(nèi)必須遵循的基礎(chǔ)性制度；B.公司制定的制度規(guī)章，由（總）經(jīng)理室頒布、發(fā)放。（2）聯(lián)絡(luò)、通知類文書A.進行各種具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、通知、交辦、指令、呈報等文書。一般適用期較短，針對性較具體，適用期過后，多數(shù)無保存價值或存檔年限短。另外，有些臨時性或試行性制度也可采用此類形式。B.各部門之間、公司內(nèi)部之間具體事務(wù)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)、知會等事宜辦理都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)、傳遞。C.上級主管、上級部門的事項通知、指令的傳達、發(fā)布,也都可用《聯(lián)絡(luò)單》形式體現(xiàn)。

4、（3）簽（呈）、報告、報表類文書A.下級呈報上級，下屬部門呈報直接主管部門、主管部門向公司或總經(jīng)理的述職報告，專項工作匯報、簽呈及各項業(yè)務(wù)報表等，分為定期及不定期的呈遞；B.須定期呈報有：l生產(chǎn)計劃報表、生產(chǎn)月報表、品質(zhì)分析報表、毛利預(yù)算表、財務(wù)收支預(yù)算、采購資金計劃表等；l業(yè)務(wù)部的業(yè)務(wù)報表、銷售及費用月計劃表及相關(guān)分析報告等；l財務(wù)部的財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、責(zé)任單位成本績效報告；l下級主管對上級主管的述職報告、工作報告。C.不定期呈報l專項工作報告；l具體事項呈報核準(zhǔn)。（4）會議記錄類文書A.各類會議由主持人指定人員做《會議記錄》，

5、（副）總經(jīng)理主持召集的會議原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)《會議記錄》；B.對會議決議涉及具體工作安排，須確認(rèn)追蹤結(jié)果，由會議記錄者形成《決議事項追蹤表》，經(jīng)主持人指定專人進行追蹤、確認(rèn)。（副）總經(jīng)理主持會議的決議事項的追蹤、確認(rèn)，除非總經(jīng)理另行指定，原則上由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)；C.對會議決議涉及一般事項的規(guī)定須傳達、通知、知會的，由會議記錄者形成《聯(lián)絡(luò)單》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，發(fā)放相關(guān)單位人員；D.重要會議的《會議記錄》，經(jīng)主持人簽名確認(rèn)后，由會議記錄者復(fù)印分發(fā)或傳閱與會人員或相關(guān)人員。（5）文件溝通途徑說明A.審批、發(fā)布l公司性制度由（總）經(jīng)

6、理室組織制定，經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；l各單位部門內(nèi)部制度由部門在不與公司制度相抵觸的前提下提出或組織制定，經(jīng)部門經(jīng)（副）理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，頒布、發(fā)放；l報批前須送（總）經(jīng)理室會審，確認(rèn)同公司相關(guān)制度無矛盾、抵觸。①發(fā)出的“聯(lián)絡(luò)單”須經(jīng)發(fā)出部門（單位）主管簽章確認(rèn)并抄送（復(fù)?。┥隙壷鞴?，須回復(fù)者須經(jīng)受文部門（單位）主管簽章確認(rèn)，并抄送（復(fù)印）其上二級主管；②對會議記錄類的文書按本制度4.2.4.條款執(zhí)行；③對須張榜公布的公告、任命、通知等文書發(fā)布前，由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)審稿，必要時，上呈總經(jīng)理審閱(核)方可；④

7、所有簽（呈）報告、報表均需層呈至上二級主管。B.發(fā)放記錄l對傳閱的文件、文書，由發(fā)放部門要求傳閱對象在《傳閱記錄表》簽章記錄；l對正式發(fā)放文件，由發(fā)放部門要求收件者在《文件分發(fā)記錄表》上簽收登錄；l對《聯(lián)絡(luò)單》、《決議事項追蹤表》等的文書，必要時，發(fā)出部門可要求收文者在《文件分發(fā)記錄表》簽收登錄，收文者不得拒簽，拒簽者予以記過處分。C傳遞規(guī)定l文件傳遞采用專門的文件夾傳遞，文件夾外除有“××部門專用”字樣外，用不同顏色色標(biāo)區(qū)分文件性質(zhì)；l“急件”使用紅色色標(biāo)，“密件”使用白色色標(biāo)，一般性呈閱文件使用黃色色標(biāo)，部門間傳遞文件或部門內(nèi)傳閱文

8、件采用綠色色標(biāo)；l收文者在接收來文后需在規(guī)定的時間內(nèi)著手處理文件中的相關(guān)事宜，其中“急件”時限為1小時，其他文件為4小時；D文件存檔由（總）經(jīng)理室負(fù)責(zé)，所有頒布、發(fā)放的文件必須存檔一份。3.會議溝通（1）會