劉曉-會議組織與活動管理

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1、會議組織與活動管理劉曉學習導航通過學習本課程，你將能夠：●了解和正確認知會議；●掌握保障會議成功舉辦的準備工作；●了解大型會議活動的組織和策劃情況。會議組織與活動管理一、會議的正確認知1.會議的現狀研究表明，企業(yè)員工每天有一半以上的時間在開會，而會議議題達成一致和通過認可的卻很少。由于會議的頻繁召開，可能耽誤和影響許多計劃內的工作，為企業(yè)帶來各種隱形損失。例如，企業(yè)中常常流傳著有關會議的順口溜，“上班沒干啥，一直忙開會，大會接小會，神經快崩潰；上午有早會，下午有午會，下班不能走，還要開晚會；每周開周會，每月有月會，隨時檢討會，年底是年會?！贝蠖鄶?/p>

2、企業(yè)認為，通過會議的效率和會后的執(zhí)行效率，可以決定企業(yè)的最終效率。據統(tǒng)計，全球每天要舉行數百萬次會議，例如英國每天有4000000小時被用于會議；美國平均每天舉行1100萬次會議；經理們花費在會議上的時間占工作時間的40%～70%；《哈佛商業(yè)評論》通過調查發(fā)現，每個主管每天用于正式會議的時間為3.5小時，非正式會議的時間為1小時。通常情況下，企業(yè)行政部門參與的會議較多，部門員工不僅要出席會議、組織會議，更多的時間是策劃和安排會議。作者石言曾在2000年第九期《中外管理》雜志中提道：“開會于中國好比是騎自行車，全球數量最多，水平卻極差?！币虼耍髽I(yè)

3、要想提高會議的成功率，很大程度上取決于成功的會前組織、籌劃和安排。2.會議的重要性會議的召開非常重要，大多數企業(yè)都是通過會議決定其基本走向，認為召開會議的效率和執(zhí)行的效率決定企業(yè)真正的效率。而且企業(yè)90%以上的重大決策都是在會議中制定和貫徹，通過會議可以解決和處理問題，但是由于會議水平有限，導致舊問題沒有解決，又帶來更多新問題，因此企業(yè)花費在開會上的時間越來越多，召開會議的頻率也越來越高。3.會議的定義會議是由三個或三個以上的人集合在一起，為發(fā)揮特定功能而進行的一種面對面的多向溝通。隨著科學技術水平的不斷發(fā)展，出現了視頻會議，例如QQ群會議、MS

4、N會議、甚至通過Skype也可以開會。然而視頻會議相比面對面會議具有特殊的要求，視頻會議需要大量的數據流、指定的會議地點且不能夠隨意更改、嚴格的會議時間和超強技術手段的支撐。theprovisionsofelectricpowerconstructionengineeringqualitysupervisionandquality...2.4.1.1theunitworksacceptancerateof100%,thequalityevaluationofatotalscoreof95orabove;2.4.1.2regulatedWeldin

5、gNDTinspection100%,regulatedweldingapassingrateof>99%,andweldbeadappearance;2.4.1.3boilerhydraulic4.會議的作用會議的作用主要包括：第一，會議能夠為企業(yè)提供信息；第二，匯聚信息；第三，解決問題，當今會議不僅在提供信息方面出現問題，更是解決現場出現的問題，通過會議形式幫助企業(yè)解決和處理問題；第四，企業(yè)為員工提供的教育和培訓，也都是通過會議的形式傳遞；第五，會議還可以為企業(yè)傳達指示、政策制度和精神；第六，會議會為許多新上任的管理者提高威望和地位，新領導往

6、往通過盡可能多的召開會議，鞏固其在團隊成員心目中的地位和作用。5.會議的影響會議為企業(yè)帶來的影響包括正面和負面影響，會議不僅能夠為企業(yè)提供信息、解決問題，同時會議的群體決策，能夠使決策更加公平化、客觀化和集思廣益。然而企業(yè)頻繁召開低效率的會議，還會帶來很多負面影響，在人員、成本、時間精力以及效率和品質方面產生會議的波紋效應。所謂波紋效應，是指兩個決策層將處理不了的問題，單獨拿出召集中層開會討論，中層解決不了又召集底層員工討論，就這樣為找出一個更好的解決辦法，導致影響范圍越來越大、所花時間越來越長，如同水中泛起的波紋一樣。6.會議的頻率不同會議召開

7、的頻率不同：固定的部門會議，最快最頻繁是一周召開一次，最合適的是一月召開一次；全體會議或員工大會的頻率要視公司規(guī)模而定，但一般員工大會每三個月召開一次屬頻繁，而半年一次比較合適；突發(fā)事情的會議要隨時召開。7.會議的規(guī)模根據會議的功能不同，會議人數有嚴格的限制。制定決策的會議，例如年底的務虛會是為決定明年銷售政策、研發(fā)政策、相關制度和戰(zhàn)略目標召開的會議，一般人數比較少，限制在50人以內，因為人數越少越容易達成共識；問題解決式的會議，人數不應超過10個；培訓式的會議，一般建議培訓時是小班30個人以內效果非常好；正式報告會議，比如員工大會進行宣傳貫徹政

8、策時人數越多越好。8.會議的結構會議結構與事務發(fā)生的結構一樣，經歷事前、事中和事后三個過程。事前事前主要是會議的計劃、籌備和安排階段。事