專業(yè)秘書需知

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1、專業(yè)秘書需知專業(yè)秘書應(yīng)該是一個：“細節(jié)做到最好，有細心、耐心、同情心、愛心和感激心，比別人多一顆心的人?！币弧⒆雒貢臈l件首先你要有耐心、信心、忠心；要有積極、主動、熱情的工作態(tài)度；更要有謹慎、圓滑、細致的工作方式，這些都是做一名專業(yè)秘書的必要條件。二、如何提高工作效率1、高效的檔案管理技巧：理想的檔案管理原則應(yīng)該是正確、簡明和經(jīng)濟的。正確：即檔案的分類及存放正確，在我們調(diào)閱某一檔案時，能夠迅速找到，查閱后也要正確地放回原處，不可隨手亂放。簡明：即檔案的分類、存放和使用方法簡明，讓公司的相關(guān)人員都能清楚了解，使上司或其他同事可以隨時取用參考。經(jīng)濟：

2、檔案所占的位置越小越好，因此要確定檔案保存的年限，適時進行銷毀，清理己經(jīng)失效的檔案。V簡明的檔案分類方法我們的檔案可分為待辦事項檔、待歸檔、待讀檔、參考檔、名片檔和剪報檔六類，用于進行日常工作的處理。共同分享：a、用一個特殊顏色的文件夾，把所有需要在今天完成的工作放在這個文件夾里面，并做到日清曰畢；b、將一個多頁資料夾按日期分為31天，將在未來日子發(fā)生需處理的文件按口期放在資料夾里面，并在每天丁班前將明天需處理的文件放在當口需完成的工作文件夾內(nèi)，以免文件丟失；c、對于聽證會、招待酒會等重要工作要設(shè)立一個專案文件夾，將相關(guān)資料全部放在里面，方便調(diào)閱和

3、存放；d、開設(shè)一個包含航班時刻表、火車時刻表、酒店聯(lián)絡(luò)表、地圖等參考資料的文檔，用于日常使用。2、時間管理技巧v時間管理的基本思考過程任何事情招絕做授權(quán)別人做延遲做尋求支援不知道必需做嗎？是需親自做嗎？是應(yīng)立刻做嗎？是如何做？馬上做共同分享：a、每天下班前列出明天的“應(yīng)做事項”并按優(yōu)先順序進行排列；b、每周五下班前做出下周全周的工作計劃安排，并設(shè)定預計完成時間；c、在工作空檔，計算全天尚未過完的時間，如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，要將大計劃分成數(shù)個小工作進行，并個個擊破；d、在每天中思維最活躍的時間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作：e、每件物品和文件要有固定存放的

4、位置，減少不必要的時間消耗；f、學習拒絕的技巧。3、會議管理技巧v會議按分類方式不同可分為定期會議、不定期會議；小型會議、屮型會議、大型會議；公司內(nèi)召開會議和公司外召開會議等七種。V會議管理的四個階段了解會議目的；設(shè)計會議流程；會議執(zhí)行與協(xié)調(diào)；會后檢討與跟催共同分享：a、公司內(nèi)召開會議：一一提前確定會議議程及各項議程的匯報人和匯報時間，盡量減少臨時議題，并將會議通知提前三天發(fā)給與會人員；一一檢杳投影機、白板用品、冷氣開關(guān)等物品，做好會前準備工作：一一在會議室準備一個時鐘，提醒與會人員會議召開的時間。b、大型會議：一一在會議前期制定出一套詳細的會議規(guī)

5、劃流程，確定會議地點、參會人員、會議預算：一一送給客人的禮物一定要提前預訂或者購買；送給外國客人的禮物最好是本W(wǎng)特產(chǎn)物品，并且最好是獨一無二的4、為上司安排行程的技巧v行程安排一般分為事前準備、出發(fā)當日物品檢查、出發(fā)后工作處理及冋來后工作處理網(wǎng)個階段。事前準備階段：即提前做好上司出差期間的日程安排、上司名片準備、公司聯(lián)絡(luò)電話表準備等工作；出發(fā)當日的工作：提前做好車輛安排、檢查是否有遺漏的物品；出發(fā)后工作處理：處理例行文件和信函、出差期間電話留言記錄、安排上司回來后的約會、做好來往文件和信函的分類和記錄；上司回來后的工作：電話留言和信件分類交給上司、

6、處理出差費用報銷等工作。共同分享：a、提前做好機票、身份證、信用卡等相關(guān)證件的備份，以備不時之需；b、通知要在上司離開前必須見他的人，保證工作時效；c、公司的緊急工作請示，可由司機接機時直接帶給上司；d、設(shè)立專案文件夾，將上司出差期間需要匯報和公司發(fā)生的重大事情做以整理，形成出差期間公司工作情況匯報文件。三、辦公室禮儀規(guī)范1、電話禮儀與應(yīng)對技巧在公司的經(jīng)營發(fā)展中電話扮演著內(nèi)外連系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常常在這一線之間。因此，良好語言規(guī)范的使用便成為解決問題的有利工具，一旦使用不當就會形成閑擾。共同分享：a、電話響過三聲后再去接聽，在三聲響

7、鈴過程中調(diào)試自己的心態(tài)，以愉快的聲調(diào)去接聽電話；b、接聽電話吋首先說出自己的正確身份（自己的名字、所在部門或者公司名稱）C、注意聽，并認真的冋答對方所提出的問題，不要匆忙，這樣能迅速在對方心中建立好的印象；d、讓對方先結(jié)束談話，待對方掛斷電話后再將話筒放回去是電話接聽的一種基木禮節(jié)；、同時接聽幾個電話時，注意將等待的話機設(shè)成音樂錄音，以免泄露公司機密；f、在日常工作中編制一本常用的電話號碼簿；g、在接聽電話時禁忌不理不釆、冷淡敷衍、語氣不耐、出言頂撞2、客戶接待禮儀共同分享：在接待客戶吋，給人的第一印象應(yīng)該親切、微笑、誠意;b、對到訪的所有客人都應(yīng)

8、該一視同仁；c、在客人等候時要奉上水和公司刊物；d、引導客人應(yīng)配合客人的步調(diào)；走路時應(yīng)該讓客人走在內(nèi)側(cè)；走樓梯時上樓跟隨在