專業(yè)秘書需知

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1、專業(yè)秘書需知專業(yè)秘書應(yīng)該是一個(gè)：“細(xì)節(jié)做到最好，有細(xì)心、耐心、同情心、愛心和感激心，比別人多一顆心的人。”一、做秘書的條件首先你要有耐心、信心、忠心；要有積極、主動(dòng)、熱情的工作態(tài)度；更要有謹(jǐn)慎、圓滑、細(xì)致的工作方式，這些都是做一名專業(yè)秘書的必要條件。二、如何提高工作效率1、高效的檔案管理技巧：理想的檔案管理原則應(yīng)該是正確、簡明和經(jīng)濟(jì)的。正確：即檔案的分類及存放正確，在我們調(diào)閱某一檔案時(shí)，能夠迅速找到，查閱后也要正確地放回原處，不可隨手亂放。簡明：即檔案的分類、存放和使用方法簡明，讓公司的相關(guān)人員都能清楚了解，使上司或其他同事可以隨時(shí)取用參考。經(jīng)濟(jì)：

2、檔案所占的位置越小越好，因此要確定檔案保存的年限，適時(shí)進(jìn)行銷毀，清理己經(jīng)失效的檔案。V簡明的檔案分類方法我們的檔案可分為待辦事項(xiàng)檔、待歸檔、待讀檔、參考檔、名片檔和剪報(bào)檔六類，用于進(jìn)行日常工作的處理。共同分享：a、用一個(gè)特殊顏色的文件夾，把所有需要在今天完成的工作放在這個(gè)文件夾里面，并做到日清曰畢；b、將一個(gè)多頁資料夾按日期分為31天，將在未來日子發(fā)生需處理的文件按口期放在資料夾里面，并在每天丁班前將明天需處理的文件放在當(dāng)口需完成的工作文件夾內(nèi)，以免文件丟失；c、對(duì)于聽證會(huì)、招待酒會(huì)等重要工作要設(shè)立一個(gè)專案文件夾，將相關(guān)資料全部放在里面，方便調(diào)閱和

3、存放；d、開設(shè)一個(gè)包含航班時(shí)刻表、火車時(shí)刻表、酒店聯(lián)絡(luò)表、地圖等參考資料的文檔，用于日常使用。2、時(shí)間管理技巧v時(shí)間管理的基本思考過程任何事情招絕做授權(quán)別人做延遲做尋求支援不知道必需做嗎？是需親自做嗎？是應(yīng)立刻做嗎？是如何做？馬上做共同分享：a、每天下班前列出明天的“應(yīng)做事項(xiàng)”并按優(yōu)先順序進(jìn)行排列；b、每周五下班前做出下周全周的工作計(jì)劃安排，并設(shè)定預(yù)計(jì)完成時(shí)間；c、在工作空檔，計(jì)算全天尚未過完的時(shí)間，如發(fā)現(xiàn)自己在拖延，要將大計(jì)劃分成數(shù)個(gè)小工作進(jìn)行，并個(gè)個(gè)擊破；d、在每天中思維最活躍的時(shí)間內(nèi)做最有挑戰(zhàn)和最有創(chuàng)意的工作：e、每件物品和文件要有固定存放的

4、位置，減少不必要的時(shí)間消耗；f、學(xué)習(xí)拒絕的技巧。3、會(huì)議管理技巧v會(huì)議按分類方式不同可分為定期會(huì)議、不定期會(huì)議；小型會(huì)議、屮型會(huì)議、大型會(huì)議；公司內(nèi)召開會(huì)議和公司外召開會(huì)議等七種。V會(huì)議管理的四個(gè)階段了解會(huì)議目的；設(shè)計(jì)會(huì)議流程；會(huì)議執(zhí)行與協(xié)調(diào)；會(huì)后檢討與跟催共同分享：a、公司內(nèi)召開會(huì)議：一一提前確定會(huì)議議程及各項(xiàng)議程的匯報(bào)人和匯報(bào)時(shí)間，盡量減少臨時(shí)議題，并將會(huì)議通知提前三天發(fā)給與會(huì)人員；一一檢杳投影機(jī)、白板用品、冷氣開關(guān)等物品，做好會(huì)前準(zhǔn)備工作：一一在會(huì)議室準(zhǔn)備一個(gè)時(shí)鐘，提醒與會(huì)人員會(huì)議召開的時(shí)間。b、大型會(huì)議：一一在會(huì)議前期制定出一套詳細(xì)的會(huì)議規(guī)

5、劃流程，確定會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議預(yù)算：一一送給客人的禮物一定要提前預(yù)訂或者購買；送給外國客人的禮物最好是本W(wǎng)特產(chǎn)物品，并且最好是獨(dú)一無二的4、為上司安排行程的技巧v行程安排一般分為事前準(zhǔn)備、出發(fā)當(dāng)日物品檢查、出發(fā)后工作處理及冋來后工作處理網(wǎng)個(gè)階段。事前準(zhǔn)備階段：即提前做好上司出差期間的日程安排、上司名片準(zhǔn)備、公司聯(lián)絡(luò)電話表準(zhǔn)備等工作；出發(fā)當(dāng)日的工作：提前做好車輛安排、檢查是否有遺漏的物品；出發(fā)后工作處理：處理例行文件和信函、出差期間電話留言記錄、安排上司回來后的約會(huì)、做好來往文件和信函的分類和記錄；上司回來后的工作：電話留言和信件分類交給上司、

6、處理出差費(fèi)用報(bào)銷等工作。共同分享：a、提前做好機(jī)票、身份證、信用卡等相關(guān)證件的備份，以備不時(shí)之需；b、通知要在上司離開前必須見他的人，保證工作時(shí)效；c、公司的緊急工作請(qǐng)示，可由司機(jī)接機(jī)時(shí)直接帶給上司；d、設(shè)立專案文件夾，將上司出差期間需要匯報(bào)和公司發(fā)生的重大事情做以整理，形成出差期間公司工作情況匯報(bào)文件。三、辦公室禮儀規(guī)范1、電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧在公司的經(jīng)營發(fā)展中電話扮演著內(nèi)外連系工作的第一線角色，客戶滿意與否，常常在這一線之間。因此，良好語言規(guī)范的使用便成為解決問題的有利工具，一旦使用不當(dāng)就會(huì)形成閑擾。共同分享：a、電話響過三聲后再去接聽，在三聲響

7、鈴過程中調(diào)試自己的心態(tài)，以愉快的聲調(diào)去接聽電話；b、接聽電話吋首先說出自己的正確身份（自己的名字、所在部門或者公司名稱）C、注意聽，并認(rèn)真的冋答對(duì)方所提出的問題，不要匆忙，這樣能迅速在對(duì)方心中建立好的印象；d、讓對(duì)方先結(jié)束談話，待對(duì)方掛斷電話后再將話筒放回去是電話接聽的一種基木禮節(jié)；、同時(shí)接聽?zhēng)讉€(gè)電話時(shí)，注意將等待的話機(jī)設(shè)成音樂錄音，以免泄露公司機(jī)密；f、在日常工作中編制一本常用的電話號(hào)碼簿；g、在接聽電話時(shí)禁忌不理不釆、冷淡敷衍、語氣不耐、出言頂撞2、客戶接待禮儀共同分享：在接待客戶吋，給人的第一印象應(yīng)該親切、微笑、誠意;b、對(duì)到訪的所有客人都應(yīng)

8、該一視同仁；c、在客人等候時(shí)要奉上水和公司刊物；d、引導(dǎo)客人應(yīng)配合客人的步調(diào)；走路時(shí)應(yīng)該讓客人走在內(nèi)側(cè)；走樓梯時(shí)上樓跟隨在