怎樣進(jìn)行展覽會(huì)策劃--20083400

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1、怎樣進(jìn)行展覽會(huì)策劃展覽會(huì)前的準(zhǔn)備工作展覽會(huì)的策劃過(guò)程是一個(gè)綜合而又復(fù)雜的過(guò)程,并不是簡(jiǎn)單的等價(jià)交換。它是為賣家和買家提供一定的環(huán)境和場(chǎng)所，促使交易達(dá)成的過(guò)程。評(píng)價(jià)一場(chǎng)展覽會(huì)的策劃，而是要涉及到眾多行業(yè)和部門的，因此我們?cè)诓邉澱褂[會(huì)的時(shí)候要充分考慮到各方面的因素。一、首先要了解展覽要涉及到哪些部門，并怎樣更好而又合理的協(xié)調(diào)組織好這些部門，為展覽會(huì)的成功舉辦而鋪路，我們可以看到展覽業(yè)促進(jìn)了相關(guān)行業(yè)的發(fā)展，同時(shí)主動(dòng)權(quán)又完全掌握在展覽的組織策劃者手中。要求策劃者本著以上實(shí)際出發(fā)，真正意義上策劃一場(chǎng)全面而又深度的展會(huì)。二、項(xiàng)目經(jīng)理制目前

2、大多數(shù)展覽公司實(shí)行的是項(xiàng)目經(jīng)理制，即項(xiàng)目經(jīng)理從展覽會(huì)的組織確定到招展，及最后展出期間所遇到的問(wèn)題的負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目經(jīng)理策劃會(huì)議的前期工作市場(chǎng)調(diào)研市場(chǎng)調(diào)研對(duì)于策劃者來(lái)說(shuō)，尤其第一屆展覽會(huì)的策劃特別重要。對(duì)于首屆策劃會(huì)的開(kāi)展具有以下缺陷：1、沒(méi)有成功召開(kāi)的經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)有模式。2、沒(méi)有創(chuàng)造出品牌3、沒(méi)有與顧客建立穩(wěn)定的關(guān)系及沒(méi)有穩(wěn)定的顧客群1、具有敏銳的市場(chǎng)調(diào)查能力和超前的市場(chǎng)知識(shí)。2、可行性分析報(bào)告。展覽會(huì)的實(shí)地考察、企業(yè)的反應(yīng)，相關(guān)資料的整理，通過(guò)這些信息的觀察和自身的經(jīng)驗(yàn)，確立展覽會(huì)的“可行性”或“不可行性”做出最終的判斷展會(huì)的召開(kāi)與

3、否。3場(chǎng)館整體的因素：1、硬環(huán)境的考慮：Α、場(chǎng)館的交通是否便利；Β、場(chǎng)館周圍的酒店、娛樂(lè)設(shè)施是否齊全C、場(chǎng)館的交通運(yùn)輸方式是怎樣安排的①是否有貨運(yùn)電梯②場(chǎng)館倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)容量有多大D、場(chǎng)館的面積及場(chǎng)地的合理化分配（制定展位圖做考察）與相關(guān)租用配套設(shè)備。E、研討會(huì)的場(chǎng)地安排2、軟環(huán)境的考慮①場(chǎng)館內(nèi)部保衛(wèi)設(shè)施是否到位②場(chǎng)館的停車場(chǎng)及休息場(chǎng)所是否合理③場(chǎng)館的水電供應(yīng)情況④場(chǎng)館的衛(wèi)生清理工作⑤會(huì)議期間場(chǎng)館提供的相應(yīng)服務(wù)4租賃方式一般分兩種情況：1、以場(chǎng)館實(shí)際建筑面積計(jì)算，按平方米/元/天來(lái)整體計(jì)算場(chǎng)地租金，國(guó)際上專業(yè)會(huì)展的召開(kāi)期為六天。布展

4、為兩天，開(kāi)展期為四天，也有安排五天或七天的。2、按場(chǎng)地實(shí)際搭建展位（標(biāo)準(zhǔn)3*3）即每個(gè)展位/天/元計(jì)算總體租金，根據(jù)具體的租賃方式，在確定場(chǎng)地后，場(chǎng)館一般要求租用方支付定金，該定金支付根據(jù)場(chǎng)館租賃的規(guī)模來(lái)算大約為整個(gè)租金的30%，也就是說(shuō)整個(gè)場(chǎng)館的費(fèi)用為一百萬(wàn)，確定場(chǎng)地租賃合同后要求支付30萬(wàn)的租金，因此這是策劃展覽的一項(xiàng)很大的費(fèi)用投入。第二部分展會(huì)期間的組織協(xié)調(diào)工作一、展覽會(huì)布展期的工作安排1、設(shè)立場(chǎng)地前臺(tái)接待⑴負(fù)責(zé)參展企業(yè)報(bào)到登記⑵根據(jù)參展報(bào)名情況落實(shí)參展證的派發(fā)和展品進(jìn)入場(chǎng)地確認(rèn)⑶派發(fā)參展企業(yè)在參會(huì)期間的參會(huì)指南⑷進(jìn)行一

5、些相關(guān)企業(yè)的咨詢活動(dòng)，介紹展場(chǎng)的大體安排情況2、酒店接待處⑴設(shè)立前臺(tái)接待處⑵進(jìn)行參展展商住宿登記⑶住宿表要求a.企業(yè)名稱b.房間號(hào)碼c.酒店聯(lián)系電話d.房主姓名⒊場(chǎng)館現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)工作⑴負(fù)責(zé)監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)施工，即根據(jù)參展企業(yè)要求進(jìn)行裝修的展位施工⑵對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作中注意防火、防電、防盜等工作⑶為企業(yè)協(xié)調(diào)現(xiàn)場(chǎng)租賃業(yè)務(wù)⑷根據(jù)企業(yè)報(bào)名表，布置安排會(huì)場(chǎng)場(chǎng)外的廣告宣傳（一般為參展企業(yè)根據(jù)要求而設(shè)立的）⒋交通運(yùn)輸安排及搬運(yùn)工作⑴企業(yè)運(yùn)輸展品的接待及裝卸⑵搬運(yùn)工作協(xié)調(diào)二、展覽會(huì)的開(kāi)幕式組織工作在開(kāi)幕式前要求所有的室內(nèi)、室外的布展工作完成，準(zhǔn)備迎接參觀者的參觀

6、，如何做好開(kāi)幕式也是項(xiàng)目經(jīng)理的協(xié)調(diào)體現(xiàn)。1、確定邀請(qǐng)參加展覽會(huì)開(kāi)幕式貴賓名單2、確定邀請(qǐng)參展企業(yè)的記者名錄3、開(kāi)幕式的場(chǎng)地搭建要求⑴挑選突出的位置；一般設(shè)為展廳大門正前方⑵要求布展的莊重大方⑶要求放音設(shè)備到位⑷相關(guān)的禮儀及場(chǎng)地氛圍設(shè)計(jì)要求⒋開(kāi)幕式主持人講話內(nèi)容的審定，及參加嘉賓講話內(nèi)容的審定要求：簡(jiǎn)單明了，突出主題，在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)中心⒌開(kāi)幕式時(shí)間建議為10-15分鐘⒍開(kāi)幕式結(jié)束后，帶領(lǐng)嘉賓參觀及講解的人員到位，以及會(huì)后的安排工作三、展覽會(huì)召開(kāi)期間的組織工作展覽會(huì)召開(kāi)期間的所有工作。要求：⒈做好大會(huì)的參觀人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、分類。⒉

7、發(fā)放大會(huì)的展覽會(huì)刊（每天定時(shí)發(fā)放，要根據(jù)參觀對(duì)象的身份發(fā)放）⒊協(xié)調(diào)展會(huì)期限研討會(huì)會(huì)議組織安排工作，做好研討會(huì)與展覽會(huì)有機(jī)結(jié)合⒋做好最后的中間人形象，積極為企業(yè)牽線搭橋，為企業(yè)服務(wù)⑴為企業(yè)提供洽談間（休息室）⑵為企業(yè)提供簽訂合同場(chǎng)所⑶及時(shí)將參觀者的信息反饋給企業(yè)⑷積極與企業(yè)溝通，了解企業(yè)的想法及要求⒌統(tǒng)計(jì)大會(huì)的成交額做好記錄⒍積極聽(tīng)取參會(huì)代表對(duì)大會(huì)的意見(jiàn)和建議⒎根據(jù)參會(huì)信息，再次邀請(qǐng)參會(huì)企業(yè)參加第二年的展會(huì)四、撤展展會(huì)的撤展工作一般為大會(huì)的最后一天下午提前一個(gè)小時(shí)，進(jìn)行會(huì)場(chǎng)登記情況工作和出訪工作。派送撤館通知要求：1、保持館內(nèi)秩

8、序2、要求每個(gè)參展商清理自己的展品，并保管好3、按照先后有序的組織出館工作4、進(jìn)行最后的清理工作五、會(huì)后總結(jié)展覽會(huì)的會(huì)后總結(jié)，是以后展覽會(huì)的延續(xù)，也是成功案例的表現(xiàn)，因此項(xiàng)目經(jīng)理在結(jié)束整個(gè)展會(huì)后，要求對(duì)整個(gè)展覽會(huì)工作及整體情況進(jìn)行一個(gè)整體分析，以便今后工作的合理開(kāi)展。第三部分