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《淺談HSE檔案資料的建立和管理》由會員上傳分享，免費在線閱讀，更多相關(guān)內(nèi)容在工程資料-天天文庫。
1、淺談HSE檔案資料的建立和管理摘要:對中國石化河南石油分公司HSE管理體系在建立實施過程中產(chǎn)生的檔案資料，就其建立和管理工作進行了介紹，并就HSE管理體系與一些傳統(tǒng)管理方式產(chǎn)生的檔案資料的相互滲透和融合問題進行了探討。關(guān)鍵詞:HSE管理體系檔案資料建立管理安全、環(huán)境與健康(HSE)管理體系是國際石油石化行業(yè)通用的管理方法，也是切實落實安全生產(chǎn)責任制，推行風險管理，清潔生產(chǎn)，保護員工身體健康的具體體現(xiàn)。在建立、實施HSE管理體系過程中產(chǎn)生了大量檔案資料，而且涵蓋了成品油收發(fā)存、銷售各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的諸多記錄和文件，而這些檔案資料的建立和管理也和新建立
2、的HSE體系一樣，存在一個探索和完善的過程。1目前HSE檔案資料管理的現(xiàn)狀HSE體系正式實施后，大量的資料、記錄要收入檔案室。首要的問題是什么記錄保存？什么記錄不保存？例如：各單位危害識別小組每年都要進行HSE危害識別，風險評估清單要不要保存，若要保存又如何存檔，是所有的識別清單都保存,還是只保存重大風險清單？重疊性文件怎么辦？例如，上級單位檢查組每次來檢查的方法不一樣，有的對照HSE體系手冊、程序文件查資料；有的仍查傳統(tǒng)的規(guī)章制度、檢查標準。被檢查單位勢必準備兩套檔案資料，供各檢查組查閱，然而給檔案資料的分類保存帶來了一定困難。這在HSE體系
3、建立與實施的初期，相關(guān)檔案資料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是，由于檔案資料建立和管理的連續(xù)性和累積性。在其初期必須有一個好的開頭打下好的基礎(chǔ)，不然勢必出現(xiàn)頭重腳輕、虎頭蛇尾的現(xiàn)象，形成錯誤模式和習慣后，再改就難了。然而,在體系實施成熟期未到來之前，又很難有一個完善的歸檔和管理辦法，特別是在集團公司、銷售事業(yè)部沒有下達具體的、統(tǒng)一的HSE檔案管理標準之前，還要根據(jù)通常的建檔管理規(guī)律和HSE檔案的特點，探索適合自身經(jīng)營發(fā)展需要的檔案管理方法，為建立檔案資料的規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)，更好地為HSE管理體系的計劃編制、實施檢查、改進和持續(xù)完善提供基礎(chǔ)資
4、料和科學依據(jù)。2促進HSE檔案資料規(guī)范管理的幾種途徑2.1細分要素，逐級追究，完善檔案體系建立容易，實施難。體系發(fā)布后，看各級執(zhí)行單位的檔案資料是否完備就知曉體系執(zhí)行情況了。因為基層單位習慣于舊有的管理方式，往往是不執(zhí)行或是執(zhí)行不到位。而HSE體系的核心是《程序文件》的執(zhí)行，大量的檔案資料也由此產(chǎn)生。因此，管理好檔案資料，也能較好地避免HSE管理體系制定與具體實施的脫節(jié)現(xiàn)象，它們是相輔相成的。所以強制執(zhí)行程序文件是非常必要的，即要求所屬各機關(guān)部門、基層單位細分出相關(guān)要素的內(nèi)容，知道誰干什么，填寫什么，歸入檔案些什么等等。為此，一些省石油分公司制
5、定了《HSE責任事故及責任追究制暫行辦法》，追究各級HSE組織、領(lǐng)導者和執(zhí)行者的責任，使之在日常生產(chǎn)、施工、改造、維修中自覺執(zhí)行HSE管理體系的要素內(nèi)容，自覺填寫記錄，自覺歸入檔案。作為檔案資料，也要求從檔案資料的產(chǎn)生時開始，就是要素清晰，內(nèi)容真實、準確、完善，職責明確的檔案資料，為其今后的管理和使用打下扎實的基礎(chǔ)。2.2做好培訓，從具體檔案管理人員入手做好“培訓”是HSE管理體系建立與全面、正確實施的關(guān)鍵。做HSE工作的人都有同感，每個階段的培訓都很重要,如同蓋樓房，一層沒蓋牢，就危及全樓的質(zhì)量。因此，要高度重視每個環(huán)節(jié)的培訓工作。在整個體系
6、對外發(fā)布后，再次組織HSE體系具體操作人員也就是檔案管理人員培訓班，使他們明確HSE檔案管理工作的重要性、具體職責及資料向誰催要、如何入檔等等問題。既可以按《HSE程序文件》排序目錄分列入檔，也可以按《油庫檢查評比標準》的序列號分解入檔。2.3分區(qū)擺放，遵循入門，做好文件目錄與編號面對重多的檔案資料，要查閱方便，首先可按HSE體系的十大要素或資料的種類劃分為幾個大的區(qū)域：即HSE組織、教育、檢查、風險管理、設(shè)備管理、應(yīng)急管理、變更管理等,根據(jù)自身情況設(shè)置，粗細皆可?？傊?，幾大資料區(qū)域的設(shè)置要充分包含HSE體系所規(guī)定的要素內(nèi)容,然后按內(nèi)容做好標識
7、將檔案柜分列開來，以便檔案遵循入門。優(yōu)秀的檔案室，應(yīng)編制一份簡明扼要的《文件記錄清單》，詳細列出該資料室所存放資料的名稱及供其檢索文件的編號。既便不查閱資料,也可通過文件記錄清單，了解整個檔案室的資料內(nèi)容。關(guān)鍵是檢索文件的編號要簡潔易懂，便于文件建立和追溯。要專門制定《HSE編號管理辦法》，將油庫、車隊、加油站、安監(jiān)科等基層單位、職能科室全部覆蓋其中，確保了HSE文件的可追溯性。統(tǒng)一編號之后，可將文件編號打印在檔案盒標簽上，按區(qū)域、編號查閱非常方便。2.4定期督查,加大檔案資料在考核評比中的權(quán)重HSE管理體系執(zhí)行中，日常收發(fā)存，銷售環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的
8、各種記錄清單要存至檔案室，以備查。那么各級督查組和HSE辦公室就應(yīng)該將基層檔案室做為每次督查的重點之一，抽查程序文件中關(guān)鍵性的條款，查看是否執(zhí)行。檢查
