淺談HSE檔案資料的建立和管理

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1、淺談HSE檔案資料的建立和管理摘要:對(duì)中國(guó)石化河南石油分公司HSE管理體系在建立實(shí)施過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料，就其建立和管理工作進(jìn)行了介紹，并就HSE管理體系與一些傳統(tǒng)管理方式產(chǎn)生的檔案資料的相互滲透和融合問(wèn)題進(jìn)行了探討。關(guān)鍵詞:HSE管理體系檔案資料建立管理安全、環(huán)境與健康(HSE)管理體系是國(guó)際石油石化行業(yè)通用的管理方法，也是切實(shí)落實(shí)安全生產(chǎn)責(zé)任制，推行風(fēng)險(xiǎn)管理，清潔生產(chǎn)，保護(hù)員工身體健康的具體體現(xiàn)。在建立、實(shí)施HSE管理體系過(guò)程中產(chǎn)生了大量檔案資料，而且涵蓋了成品油收發(fā)存、銷售各環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的諸多記錄和文件，而這些檔案資料的建立和管理也和新建立

2、的HSE體系一樣，存在一個(gè)探索和完善的過(guò)程。1目前HSE檔案資料管理的現(xiàn)狀HSE體系正式實(shí)施后，大量的資料、記錄要收入檔案室。首要的問(wèn)題是什么記錄保存？什么記錄不保存？例如：各單位危害識(shí)別小組每年都要進(jìn)行HSE危害識(shí)別，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估清單要不要保存，若要保存又如何存檔，是所有的識(shí)別清單都保存,還是只保存重大風(fēng)險(xiǎn)清單？重疊性文件怎么辦？例如，上級(jí)單位檢查組每次來(lái)檢查的方法不一樣，有的對(duì)照HSE體系手冊(cè)、程序文件查資料；有的仍查傳統(tǒng)的規(guī)章制度、檢查標(biāo)準(zhǔn)。被檢查單位勢(shì)必準(zhǔn)備兩套檔案資料，供各檢查組查閱，然而給檔案資料的分類保存帶來(lái)了一定困難。這在HSE體系

3、建立與實(shí)施的初期，相關(guān)檔案資料的建立和管理的初期是不奇怪的。但是，由于檔案資料建立和管理的連續(xù)性和累積性。在其初期必須有一個(gè)好的開(kāi)頭打下好的基礎(chǔ)，不然勢(shì)必出現(xiàn)頭重腳輕、虎頭蛇尾的現(xiàn)象，形成錯(cuò)誤模式和習(xí)慣后，再改就難了。然而,在體系實(shí)施成熟期未到來(lái)之前，又很難有一個(gè)完善的歸檔和管理辦法，特別是在集團(tuán)公司、銷售事業(yè)部沒(méi)有下達(dá)具體的、統(tǒng)一的HSE檔案管理標(biāo)準(zhǔn)之前，還要根據(jù)通常的建檔管理規(guī)律和HSE檔案的特點(diǎn)，探索適合自身經(jīng)營(yíng)發(fā)展需要的檔案管理方法，為建立檔案資料的規(guī)范化管理打好基礎(chǔ)，更好地為HSE管理體系的計(jì)劃編制、實(shí)施檢查、改進(jìn)和持續(xù)完善提供基礎(chǔ)資

4、料和科學(xué)依據(jù)。2促進(jìn)HSE檔案資料規(guī)范管理的幾種途徑2.1細(xì)分要素，逐級(jí)追究，完善檔案體系建立容易，實(shí)施難。體系發(fā)布后，看各級(jí)執(zhí)行單位的檔案資料是否完備就知曉體系執(zhí)行情況了。因?yàn)榛鶎訂挝涣?xí)慣于舊有的管理方式，往往是不執(zhí)行或是執(zhí)行不到位。而HSE體系的核心是《程序文件》的執(zhí)行，大量的檔案資料也由此產(chǎn)生。因此，管理好檔案資料，也能較好地避免HSE管理體系制定與具體實(shí)施的脫節(jié)現(xiàn)象，它們是相輔相成的。所以強(qiáng)制執(zhí)行程序文件是非常必要的，即要求所屬各機(jī)關(guān)部門、基層單位細(xì)分出相關(guān)要素的內(nèi)容，知道誰(shuí)干什么，填寫什么，歸入檔案些什么等等。為此，一些省石油分公司制

5、定了《HSE責(zé)任事故及責(zé)任追究制暫行辦法》，追究各級(jí)HSE組織、領(lǐng)導(dǎo)者和執(zhí)行者的責(zé)任，使之在日常生產(chǎn)、施工、改造、維修中自覺(jué)執(zhí)行HSE管理體系的要素內(nèi)容，自覺(jué)填寫記錄，自覺(jué)歸入檔案。作為檔案資料，也要求從檔案資料的產(chǎn)生時(shí)開(kāi)始，就是要素清晰，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完善，職責(zé)明確的檔案資料，為其今后的管理和使用打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。2.2做好培訓(xùn)，從具體檔案管理人員入手做好“培訓(xùn)”是HSE管理體系建立與全面、正確實(shí)施的關(guān)鍵。做HSE工作的人都有同感，每個(gè)階段的培訓(xùn)都很重要,如同蓋樓房，一層沒(méi)蓋牢，就危及全樓的質(zhì)量。因此，要高度重視每個(gè)環(huán)節(jié)的培訓(xùn)工作。在整個(gè)體系

6、對(duì)外發(fā)布后，再次組織HSE體系具體操作人員也就是檔案管理人員培訓(xùn)班，使他們明確HSE檔案管理工作的重要性、具體職責(zé)及資料向誰(shuí)催要、如何入檔等等問(wèn)題。既可以按《HSE程序文件》排序目錄分列入檔，也可以按《油庫(kù)檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》的序列號(hào)分解入檔。2.3分區(qū)擺放，遵循入門，做好文件目錄與編號(hào)面對(duì)重多的檔案資料，要查閱方便，首先可按HSE體系的十大要素或資料的種類劃分為幾個(gè)大的區(qū)域：即HSE組織、教育、檢查、風(fēng)險(xiǎn)管理、設(shè)備管理、應(yīng)急管理、變更管理等,根據(jù)自身情況設(shè)置，粗細(xì)皆可?？傊?，幾大資料區(qū)域的設(shè)置要充分包含HSE體系所規(guī)定的要素內(nèi)容,然后按內(nèi)容做好標(biāo)識(shí)

7、將檔案柜分列開(kāi)來(lái)，以便檔案遵循入門。優(yōu)秀的檔案室，應(yīng)編制一份簡(jiǎn)明扼要的《文件記錄清單》，詳細(xì)列出該資料室所存放資料的名稱及供其檢索文件的編號(hào)。既便不查閱資料,也可通過(guò)文件記錄清單，了解整個(gè)檔案室的資料內(nèi)容。關(guān)鍵是檢索文件的編號(hào)要簡(jiǎn)潔易懂，便于文件建立和追溯。要專門制定《HSE編號(hào)管理辦法》，將油庫(kù)、車隊(duì)、加油站、安監(jiān)科等基層單位、職能科室全部覆蓋其中，確保了HSE文件的可追溯性。統(tǒng)一編號(hào)之后，可將文件編號(hào)打印在檔案盒標(biāo)簽上，按區(qū)域、編號(hào)查閱非常方便。2.4定期督查,加大檔案資料在考核評(píng)比中的權(quán)重HSE管理體系執(zhí)行中，日常收發(fā)存，銷售環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的

8、各種記錄清單要存至檔案室，以備查。那么各級(jí)督查組和HSE辦公室就應(yīng)該將基層檔案室做為每次督查的重點(diǎn)之一，抽查程序文件中關(guān)鍵性的條款，查看是否執(zhí)行。檢查