淺析高校檔案管理方式存在問題及解決對策

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1、淺析高校檔案管理方式存在問題及解決對策淺談高校檔案管理方式存在的問題及解決對策隨著信息技術(shù)的發(fā)展和教育制度的改革，高等院校的檔案管理工作也變得與時俱進，各種新的管理模式和理念需要得到學(xué)校的重視。我們要在思想、教育、體制、管理等各個方面發(fā)展，以便與世界先進高校教育管理體制看齊。本文通過探討檔案管理工作存在的不足，進一步探究正確的管理模式，提高教育者和管理者的個人素質(zhì)，促進檔案管理水平的提高。一、為什么要加強檔案管理工作每個學(xué)校都有自己的檔案，可能是文字、實物或者是影像等各種表現(xiàn)方式，它包含了老師和學(xué)生的在校學(xué)習(xí)，工作,經(jīng)歷，對于教職升遷和人才選拔有著重要

2、的意義。它從師生入學(xué)開始記錄在校期間的事跡，這些知識成果和經(jīng)驗教學(xué)是高校珍貴的教學(xué)總結(jié)，它代表了高校的軟實力發(fā)展軌跡，是高校不斷奮進的參考依據(jù)。眾多高校記錄的是教職工的先進教學(xué)實例和奮斗事跡，它可以作為榜樣，起著模范的作用。它可以記錄過去的輝煌和激勵一代代新入學(xué)的師生，為日后的教學(xué)工作提供重要的參考依據(jù)，極大地促進高校教學(xué)和檔案管理工作的發(fā)展。二、高校檔案管理中存在的問題（一）存檔意識淡薄，收集工作困難對于很多的教師而言，檔案代表了他們工作的經(jīng)歷和榮譽，所以比較重視，如果將自己的資料送給檔案管理部門管理會給自己的使用上造成很多的不便。因為隨著逐漸行政化

3、的管理，管理部門為了保證資料的真實和安全，不得不對檔案的調(diào)度和使用進行了制度化的管理，上下級關(guān)系明顯，每份資料的提檔都非常的麻煩。所以大部分的人不愿意積極提供自己的資料，這就給檔案資料的收集工作造成了很大的困難。除了個人意愿方面，檔案資料的自身龐大也給收集管理人員造成較大的困難，每個人的檔案從入學(xué)開始就要記錄，每年新生入學(xué)季也是管理人員最繁忙的時候，人員信息的收集、錄入、處理一系列的高負荷運轉(zhuǎn)，都讓檔案部門的管理人員應(yīng)接不暇。為了保證管理工作的順利進行，很多管理人員在工作的時候就干脆“閉門造車”，這就使得他們跟學(xué)生的距離越來越遠，使得學(xué)生對管理工作更加

4、陌生，從而很難配合，這也會導(dǎo)致一系列的惡性循環(huán)。（二）管理技術(shù)落后隨著擴招的大力推進，高校學(xué)生的人數(shù)有增無減，這樣在數(shù)量上就給管理人員造成了較大的工作量。而伴隨著開學(xué)季的新生入學(xué)，教師的工作崗位也隨之發(fā)生了調(diào)度，無論是離職還是升遷，都需要在檔案管理中記錄下濃重的一筆。在自動化檔案管理技術(shù)比較低下的時期這對檔案的管理無疑是比較困難的，大部分高校采用的單板機檔案管理軟件對信息資料的規(guī)整造成了很大的數(shù)據(jù)量。隨著近年來高校檔案歸檔內(nèi)容多，總量大，存放周期短，流動快等特點，我們原有的檔案管理技術(shù)已經(jīng)遠遠不能滿足管理的需要。雖然在一定程度上管理人員的增加可以暫時緩

5、解檔案管理工作的繁重，但是只是依靠人員數(shù)量的優(yōu)勢對檔案工作標準化、現(xiàn)代化的進程幫助卻是微乎其微的，這說明僅僅依靠人員配置的增加是不明智的，要從根本上進行管理技術(shù)的巨大革新。我們必須要重新審視我們的技術(shù)工具，通過改變落后的技術(shù)利用現(xiàn)代信息技術(shù)對學(xué)生檔案進行管理，使學(xué)生檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。（三）管理人員職業(yè)技能和個人素質(zhì)有待提高隨著工作進程的不斷加大，很多管理人員的技能和職業(yè)素養(yǎng)方面的問題也在工作中不斷暴露。有的人員可能專業(yè)技能不過關(guān)，當遇到一些比較專業(yè)性的問題的時候，就會表現(xiàn)出盲目無措，消極應(yīng)付的狀態(tài)，看似是工作上的一些粗心但實際上會給日后的

6、管理工作帶來很大的弊端，尤其是工作上的交接不到位會讓后續(xù)的工作開展造成極大的阻礙，當然這只是人員的技能方面，只要用心學(xué)習(xí)，不斷跟進后期的繼續(xù)教育和培訓(xùn)工作，都是可以彌補的。但是，一個人的職業(yè)素養(yǎng)是一個人的內(nèi)在品質(zhì)，它無關(guān)乎你的專業(yè)技能，倘若一個工作人員的工作優(yōu)秀，可是在工作工程中卻恃驕生傲，自我頹廢，在接待師生和領(lǐng)導(dǎo)時一副冷漠和生硬的態(tài)度，對于工作中的失誤毫不在乎，對于事后出現(xiàn)的問題不管不顧等等一些列的有違專業(yè)素質(zhì)人員態(tài)度的事例發(fā)生自然也會讓檔案的管理工作受阻，使問題陷入難以解決的地步。（四）檔案工作的制度管理隨著新的檔案人員的出現(xiàn)和管理技術(shù)的發(fā)展，原

7、有的檔案管理制度就不得不進行一系列的更替和革新。之前的檔案管理人員可能在執(zhí)行工作的過程中刻意突出了權(quán)利的專制，長此以往實現(xiàn)了生硬的管理制度，每個人按部就班，沒有創(chuàng)新，當遇到突發(fā)事件時沒有機警的應(yīng)對方式。同時人們對原有的技術(shù)已經(jīng)習(xí)慣不愿意突然的改變，這就導(dǎo)致工作效率的大打折扣，人員工作的不協(xié)調(diào)，技術(shù)不能快速跟上時代的發(fā)展使得教學(xué)管理工作陷入到一片落后的僵局中，這一切都和管理的制度模式有關(guān)。我們要明白在一種落后的體制下，無論再先進的個人或者工具都是徒勞無功，他們必須依靠明文規(guī)定，設(shè)立有效的管理制度和懲戒制度，讓大家有著統(tǒng)一的案例和范本，可以在機制運行時更好

8、地依賴和執(zhí)行。所以高校的檔案管理工作無論是在人員還是技術(shù)乃至是制度方面都需要進行大力的革新，讓