醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理

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1、醫(yī)院辦公室電子文件歸檔管理【關(guān)鍵詞】電子文件；檔案近年來，隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展和辦公自動化的逐步完善，電子計算機已被越來越廣泛地應(yīng)用于辦公室的日常工作。以往手續(xù)繁雜的辦公行文、來往函件等都可以通過X絡(luò)直接在計算機上辦結(jié)。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎不使用紙和筆，由此而產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件以其快捷、方便等的優(yōu)越性大大地提高了工作質(zhì)量與效率，給我們的工作帶來了極大的便利。然而，如果一旦操作不當(dāng)或染上病毒，后果不堪設(shè)想。因此，探討研究電子文件歸檔的方法，確保電子文件的安全，是當(dāng)前醫(yī)院信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是檔案管理工作中一個

2、急需解決的課題。1電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析1.1從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題1.1.1原稿被忽視，隨意遭刪改在電子計算機上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對電子文件沒有采取很好的保護措施，甚至隨意對其進行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。1.1.2歸檔程序不明確，存貯載體不安全電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計算機對處理完畢的有價值的文件進

3、行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動化系統(tǒng)在設(shè)計時沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡單地保存在計算機硬盤存儲器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。1.1.3歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e電子文件的鑒定，是對其價值的斷定和對其真假進行鑒定的一項工作對于電子文件

4、收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對歸檔電子文件的真假與價值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計算機上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。1.1.4人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識，而且要有較好的計算機操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計算機

5、信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進了現(xiàn)代先進的計算機設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。1.2造成上述問題的原因主要有兩個方面1.2.1思想認識問題傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對象，自從計算機應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨特的優(yōu)勢正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認識它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對檔案信息化建設(shè)的意義認識不足，這些人觀念陳舊、意識淡薄，認為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對電子文件的優(yōu)點視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計算

6、機操作，總是按老的一套來對待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。1.2.2管理工作滯后問題目前，計算機軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對電子文件歸檔進行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計算機的特點，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計算機應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之二。2對電子文件歸檔的幾點建議電子文件歸檔

7、的目的就是要使人類活動的真實歷史記錄在電子信息時代更好的、更完整的、長期的保存下去。為此，筆者建議要做好如下幾個方面的工作。2.1更新觀念，適應(yīng)形勢做好電子文件的歸檔管理工作，既是信息化建設(shè)的必然要求，也是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。目前，發(fā)達國家已有60％以上的政府行政工作是通過因特X和其他電子通訊方式實現(xiàn)的。因此，作為當(dāng)今信息時代的一名檔案工，要把檔案信息化建設(shè)提高到為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)和促進檔案事業(yè)發(fā)展的高度來認識。要緊跟形勢、更新觀念、接受新事物，積極參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，熟練掌握各種操作技能，以適應(yīng)新時期檔案管理工作的需要。2.2認真收集

8、，保護原稿不論紙質(zhì)檔案或是電子檔案，收集工作總是第一關(guān)，是做好歸檔管理工作的基礎(chǔ)。收集工作是否到位，對后續(xù)各環(huán)節(jié)有著很大的影響。如果該收集歸檔的文件沒有收集，不僅影響到檔案的完整