秘書學 配ppt秘書學

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1、秘書秘書是國家工作人員（或稱公務員）眾多職務中的一種，是為領導中樞和領導者提供綜合性、輔助性服務的公務人員，是以文字、調研、組織、協(xié)調等能力為手段、圍繞領導意圖進行工作的智力勞動者，是領導的耳目、助手和參謀。秘書的工作內容：1事務辦理2中介溝通3文書工作4信息工作5參謀輔助6會務操辦7綜合協(xié)調8督促檢查日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）接待事務（來訪接待、安排服務等）會議事務（會議安排、會場布置、會議服務、會議文件的處理等）行政事務信訪事務（群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）調查研究事務（搜集信息，提供可行性的方案供領導選擇）文書檔案事務

2、（文書撰寫、制作、處理和檔案管理）寫作事務（各種文體的寫作）協(xié)調工作（政策、工作、地區(qū)、部門、人際關系等)督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）其他領導臨時交辦的任務一秘書工作的主要內容二作用1樞紐作用：2參謀作用3信息傳遞作用4協(xié)調作用5形象作用三秘書工作的總體特征是“輔助決策、綜合服務”；四基本原則“第一要保密，第二要準確，第三要迅速”五會議籌備議程安排1會議應發(fā)資料2會議記錄安排3幻燈或錄影設備4會議預訂6制作來賓名冊7紀念品的制作與發(fā)放8預訂回程票辦公環(huán)境的管理原則方便→舒適整潔→和諧統(tǒng)一→安全。辦公室的布局與布置（1）布局①封閉式布局。②開放式布局。

3、C封與開結合布置要點營造一個安靜的工作環(huán)境；保證良好的采光、照明條件；合理安排座位；力求整齊、清潔。日程安排的基本要求（1）統(tǒng)籌兼顧（2）安排規(guī)范（3）效率原則（4）突出重點（5）留有余地（6）適當保密（7）事先同意接打電話的原則與要求1表達規(guī)范、正確2禮貌熱情，語氣清晰和婉3語言簡潔、高效保密4注意時間秘書的能力要求寫作能力口頭表達能力聽知能力閱讀概括能力社交活動能力協(xié)調能力觀察分析能力應變能力設備操作能力秘書的素質1.誠實所謂誠實，就是說老實話，辦老實事，做老實人。當然，作為白領都需要誠實，但為什么對于秘書這一點需要特別強調呢？比如，你把客人說的“下午14點來拜訪”

4、聽成“下午4點來拜訪”，工作中出現(xiàn)了差錯，就應該實事求是地向上司認錯，不是掩蓋事實，或者往他人身上推以逃避自己的責任；另外，有些人為了自己或自己朋友的私利，故意隱瞞事實的真相，不如實及時地向上司匯報，從而給上司的決策造成失誤。所以，對于秘書來說，誠實是最重要的素質。給上司當秘書必須聰明，否則他不會真正地信任你。但是，秘書必須明白，雖然每個上司都有他犯糊涂的時候，但上司很少有弱智的，跟他玩聰明耍心眼，最終結果往往是搬起石頭砸自己的腳。所以，對于秘書來說，如果少些小聰明，可能是一樣好事。2.認真在企業(yè)，每一個人都要“認真”工作，這是理所當然，做到“認真”二字也是很普通的要求

5、，但是，從另一個意義上來說也是很困難的。特別是對于年輕人來說，誰沒有個小愛好，想自在一點呢？與朋友在電話里聊天是一件很愜意的事，但無論哪家企業(yè)都不會允許有這種享受及類似的行為。作為秘書，不僅要遵守公司的規(guī)章制度，而且還要比一般員工做得更好，因為你在領導身邊工作，他們對你的要求自然更嚴，標準更高；他們不可能容忍你工作毛手毛腳、大大咧咧和拖拖拉拉?，F(xiàn)在有許多女孩子選擇秘書作為職業(yè)，僅僅是受了一些電視和小說的影響，以為做秘書輕松和浪漫，既不像營業(yè)部的銷售人員那樣有銷售指標定額的壓力，也不像研發(fā)部的科研人員那樣必須按時完成相關項目，工作業(yè)績指標彈性很大。所以，一些秘書在上班的時

6、候出現(xiàn)注意力不集中的現(xiàn)象是難免的，如打電話時嘴里嚼著口香糖，手里玩著鉛筆；做事馬馬虎虎、粗枝大葉、缺乏主動性和責任感，等等。3.保守秘密前面已經(jīng)說過，作為秘書你必須讓上司放心，所以，保守秘密是秘書起碼的職業(yè)素質要求。為了嚴守機密，秘書應有非常豐富的知識和經(jīng)驗，具有高度的職業(yè)敏感，在頭腦中有一把尺子，隨時衡量各種信息在信息方面的價值以及與各方面的利害關系。那么，有哪些東西屬于應當保密的范圍？如企業(yè)領導人的人事變動、機構調整、新產(chǎn)品開發(fā)等內容。由于它們關系到企業(yè)的生存與發(fā)展，所以它們的信息價值很容易判斷。但是，有很多東西就不那么容易辨識。比如，上司在訪問某用戶時，就雙方的合

7、作提出了新的方式，對這種新的方式要不要保密呢？秘書認為這種方式在書刊雜志上作過大量的介紹，沒有什么保密的價值，因此，秘書在接待另一家老客戶時，無意之中把這件事說了出來。因為現(xiàn)在所處的這個社會是一個競爭的社會，可能說者無意，聽者有心，于是他提前采取了行動，占據(jù)了市場的主動，結果給自己帶來了無窮的后患。類似的情況很多。由于對象和時間的不同，同一條信息的信息價值也大不相同。秘書一定要把握這種信息價值的微妙之處，既不粗枝大葉、無所顧忌，也不風聲鶴唳，草木皆兵。比如，當客人起身告辭時，隨便問了一句：“請問你們經(jīng)理住在什么地方？”對于這個問題，你該怎