前臺(tái)文員禮儀及規(guī)范

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1、行政文員工作職責(zé)和禮儀規(guī)范一、米勒行政文員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)規(guī)章制度、文件、資料的發(fā)放、整理歸檔；監(jiān)督執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度和維護(hù)工作秩序2.負(fù)責(zé)日常辦公用品、工作服裝、工作牌、考勤卡的申購(gòu)、入庫(kù)及領(lǐng)用登記；3.負(fù)責(zé)電腦、電話、網(wǎng)線、打印機(jī)等辦公設(shè)施的維護(hù)管理；4.負(fù)責(zé)檢查考勤卡打卡記錄，制作考勤統(tǒng)計(jì)表并做好資料存檔工作；請(qǐng)假、放假手續(xù)辦理/平時(shí)查卡、監(jiān)卡/加班申請(qǐng)手續(xù)等，出差申請(qǐng)5.負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督、檢查、考評(píng)6.協(xié)助做好公司黑板報(bào)的編輯、宣傳報(bào)道和宿舍抄水電表和宿舍入住、退房登記等管理工作；7.及時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)；二、行政禮儀公司行政是一個(gè)單位的臉

2、面和名片，所以行政工作人員必須掌握公司行政接待禮儀，這對(duì)于塑造單位形象有著非常重要的作用。公司行政接待禮儀包括儀容規(guī)范、電話接待禮儀和來(lái)訪者接待禮儀。來(lái)訪者接待禮儀行政在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來(lái)時(shí)，應(yīng)立即起身，面朝向來(lái)訪者點(diǎn)頭、微笑致意：“您好，請(qǐng)問(wèn)您找一位？”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰(shuí)，并確認(rèn)是預(yù)約之后，請(qǐng)來(lái)訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請(qǐng)其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪者入座倒水。如果等了很長(zhǎng)時(shí)間，訪客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來(lái)訪者并說(shuō)向其說(shuō)明，不要扔在那里不管。如果來(lái)訪者知道找誰(shuí)，但沒(méi)有預(yù)約，行政要打電話問(wèn)問(wèn)，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書(shū)，××

3、×單位的×××來(lái)訪，不知道是不是方便接待。出于對(duì)來(lái)訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)作是其他人接的電話，再詢問(wèn)。這樣在來(lái)訪者聽(tīng)來(lái)，即使電話那頭沒(méi)有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。如果來(lái)訪者要找的沒(méi)有出來(lái)接，讓其自己過(guò)去，行政應(yīng)該用規(guī)范的手勢(shì)指引如何去，或者帶來(lái)訪者去。如果來(lái)訪者要找的人的辦公室門(mén)即使是開(kāi)著的，也要先敲門(mén)，獲得許可后再請(qǐng)來(lái)訪者進(jìn)入，為來(lái)訪者倒好茶后，行政就要返回崗位。當(dāng)然，如果行政只有一位的話，直接指引來(lái)訪者就行了。電話接待禮儀行政接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在

4、電話中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。接電話中，要勤說(shuō)“請(qǐng)問(wèn)”、“對(duì)不起”、“請(qǐng)稍等”之類的謙詞。在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說(shuō)“您好，這里是米勒櫥柜！”，忌以“喂”開(kāi)頭。如果因故遲接，要向來(lái)電者說(shuō)“對(duì)不起，讓您久等了”。對(duì)知道分機(jī)號(hào)碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話，可以禮貌地說(shuō)“請(qǐng)稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過(guò)去。鑒于行政每天要接很多電話，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時(shí)準(zhǔn)備水，以滋潤(rùn)嗓子，隨時(shí)保持良好的聲音效果。如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對(duì)方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機(jī)號(hào)的話，就要禮貌地詢問(wèn)，對(duì)方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，

5、或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門(mén)處理。三、行政服務(wù)規(guī)范行政造訪：1．客戶或來(lái)訪者進(jìn)門(mén)，行政馬上起身接待，并致以問(wèn)候或歡迎辭。如站著則先于客人問(wèn)話而致以問(wèn)候或歡迎辭。單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：“先生，您好！”或“先生，早上好！”“小姐，您好！”或“小姐，早上好！”“您好！歡迎來(lái)到米勒公司。”來(lái)者是二人，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為：“二位先生好！”“二位小姐好”“先生、小姐，你們好！”來(lái)者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)則為：“各位好！”或“各位早上好！”“各位下午好”“大家好！”或“大家早上好！”“大家下午好！”對(duì)已知道客戶或來(lái)訪者姓名的，標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)如下：“X先生好！”“X小姐好！”對(duì)已是第二次或二次以上來(lái)公司的客戶

6、、來(lái)訪者，在沿用“單個(gè)人問(wèn)候標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)”并看到客戶點(diǎn)頭或聽(tīng)到客戶跟說(shuō)“你好”之后，還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)候語(yǔ)：“先生，我記得您前不久（以前）來(lái)過(guò)我們公司，今天光臨，再次表示歡迎！”引導(dǎo)客戶或來(lái)訪者到會(huì)議室就座，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；a)客戶落座后，遞上溫水，送上公司宣傳資料后及時(shí)與被訪人聯(lián)系，并告訴客人“我?guī)湍?lián)系，請(qǐng)先坐一下，好嗎？”b)電話聯(lián)系公司相關(guān)接待人員，并引導(dǎo)其道接待室，進(jìn)入房間，要先輕輕敲門(mén)；c)進(jìn)入后介紹雙方（介紹時(shí)先介紹主人，后介紹客人），退出。注：①服務(wù)過(guò)程中實(shí)行“微笑服務(wù)”，須始終面帶微笑，熱情主動(dòng)為用戶服務(wù)。②倒水：在客人來(lái)到公

7、司第一時(shí)間遞上一杯溫水，并有禮貌的說(shuō)：請(qǐng)慢用?？吹娇腿怂呀?jīng)喝完或接近喝完，可以禮貌的問(wèn)一下，是否需要再次添加。原則上，倒水次數(shù)不超過(guò)三次；③如相關(guān)人員抽不開(kāi)身回應(yīng)，則安撫客戶或來(lái)訪者稍等，退出；④在沒(méi)有公司員工陪同的情況下，不得允許訪客自行進(jìn)入辦公區(qū)；⑤客戶離去時(shí)，應(yīng)面帶微笑道別。電話：1．聽(tīng)到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；2．聽(tīng)話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門(mén)。標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)如下：“您好，這里是米勒櫥柜！”對(duì)方講述時(shí)留心聽(tīng)并記下要點(diǎn)，未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問(wèn)話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。咨