政府檔案分類原則之探討

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1、73政府檔案分類原則之探討政府檔案分類原則之探討Discussionongovernmentarchivesclassificationmethod.胡英麟育達(dá)商業(yè)技術(shù)學(xué)院．通識教育中心講師兼圖書館主任【摘要】檔案具有行政稽憑、法律供証、歷史及學(xué)術(shù)研究等重要功用。政府也越來越重視檔案的管理與利用等相關(guān)問題，這可從「檔案法」的通過及政府資訊公開化的相關(guān)討論中可見端倪。本文除簡述中國歷代政府檔案分類情形外，並就檔案分類的原則作一探討。關(guān)鍵詞：檔案、檔案分類、全宗【Abstract】Archiveshaveseveralimportantfunctionthatin

2、cludestoprovideproofonexecutingwork,investigation,historyandacademicresearch.Besides,governmentmorevaluearchivesmanagementthanpast.Thatfromtolegislatea“ArchiveLawofR.O.C.“anddiscussesofopengovernmentinformation.ThispaperdiscussestheRetrospectionongovernmentarchivesclassificationanda

3、rchivesclassificationmethod.Keywords：Archives、archivesclassification、GroupLevel73政府檔案分類原則之探討政府檔案分類原則之探討Discussionongovernmentarchivesclassificationmethod.胡英麟育達(dá)商業(yè)技術(shù)學(xué)院．通識教育中心講師兼圖書館主任壹、前言政府檔案為各級政府機(jī)關(guān)依法行使公務(wù)，在工作進(jìn)行中所產(chǎn)生的各項(xiàng)記錄，具有行政稽憑、法律信證、學(xué)術(shù)研究及績效展現(xiàn)等重要功能，政府檔案不僅是國家資產(chǎn)，亦是社會公器。因此，許多國家或地區(qū)莫不力求政府檔案之管

4、理能日臻完善，以發(fā)揮前述之功能。臺灣地區(qū)，檔案的「史料」特色吸引了眾多專家學(xué)者從事相關(guān)的研究，不過，所研究的問題和角度，較少從檔案分類檢索的觀點(diǎn)來探討。就筆者的觀點(diǎn)而言，雖然檔案和一般資料的特色不同，但終究是資料(Data)的一種，既是資料就可能具有資訊(Information)的意義和價(jià)值，繼而也可能產(chǎn)生資訊利用的問題，這也是圖書資訊學(xué)關(guān)心的問題之一。資料或資訊能否被有效利用，甚至轉(zhuǎn)化成知識(Knowledge)，其關(guān)鍵因素之一在於資料的處理(包括徵集、整理及保存等)工作是否良好，是否符合使用者的需求。在資料整理的過程中，分類是一項(xiàng)重要的工作，藉由分類的聚集

5、作用，各種資訊與知識的縱向與橫向關(guān)係才得以呈現(xiàn)，也藉此讓資訊利用者能更有效率的取得資訊。本文除簡述中國歷代政府檔案分類情形外，並就檔案分類的原則作一探討。貳、分類的意義分類是人類認(rèn)識和區(qū)別事物的一種思維方式，也是人類思考活動中很重要的本能，這種本能活動在我們的生活中經(jīng)常在進(jìn)行，其例俯拾皆是。分類旨在解決兩方面的問題，一方面根據(jù)類的聚集性，把相同的事物加以類聚和統(tǒng)一，相對的也是在析出相異的事物，正如荀子所謂「同其所同，異其所異。」。又如許慎所說：「方以類聚，物以群分，同章條屬，共理相貫，雜而不越，據(jù)形系聯(lián)，引而申之，以究萬源?！?註1)。換句話說，研究事物的發(fā)展

6、過程及其形成事物之間的統(tǒng)一性和差異性，是分類理論的核心問題(註2)。當(dāng)我們對資料內(nèi)容進(jìn)行「同其所同，異其所異」的分類工作後，必然會使資料漸漸形成同一主題的「資料群」、「資訊群」或「知識群」。通常，我們所稱的「知識」並不是指一則新聞或一則消息，也不是一篇文章或一本書﹝百科全書除外﹞，而是一個(gè)中心的主題概念(註3)。透過對資訊的分類，建構(gòu)一中心的知識主題，能夠讓使用者快速的掌握、瞭解和運(yùn)用所需知識的層面和統(tǒng)屬關(guān)係，是分類運(yùn)用在資料及資訊整理工作中的積極意義。73政府檔案分類原則之探討再者，從目錄學(xué)的價(jià)值而言，對資料、資訊進(jìn)行分類所產(chǎn)生的相關(guān)目錄，均可以作為研究過去

7、及現(xiàn)在的知識群落，並進(jìn)而反應(yīng)某一時(shí)空的人類總體活動的內(nèi)函，這也是分類運(yùn)用在資料及資訊整理工作中一項(xiàng)重要卻常為人們所忽視的潛藏價(jià)值。參、中國歷代檔案分類方法概述當(dāng)國家和官吏制度建立後，檔案的數(shù)量愈來愈多，為保存和利用檔案提供了基本的條件，檔案的分類整理即應(yīng)其所需而產(chǎn)生。中華民族的歷史久遠(yuǎn)，早在耶穌降生之前的三千年，中華民族就已建邦立國於亞洲大陸，給東方歷史文化暨文明帶來了悠久不息的生命，也因此，先民的各種活動自然累積了大量的檔案。本節(jié)旨在探討中國歷代檔案分類的概況，從殷商開始，以古代、近代及現(xiàn)代的時(shí)間斷代分別簡述。一、古代的檔案分類(一)殷商的檔案分類從商代保管

8、甲骨檔案的情形，可以看出檔案分類的雛形