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1、疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用探討［關(guān)鍵詞］疾控中心;檔案；管理利用國傢的各級疾病預防控制中心是國傢體系中的職能機構(gòu)，承擔著群體預防任務，各種疾病的監(jiān)測及分析、防治等重大任務,在各項工作中，如開展疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)測科研教學及健康教育等業(yè)務活動中，形成瞭大量的業(yè)務技術(shù)檔案，而大量的業(yè)務技術(shù)檔案如沒有合理，有效的管理，不但會失去許多珍貴的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而且也不能合理地利用這些檔案資源,發(fā)揮檔案資源的價值，從而加以合理利用，因此，疾病預防控制中心的檔案管理是衛(wèi)生防疫工作的重要一環(huán)從各地各級疾病預防防控制中心檔案主體的衛(wèi)生防疫業(yè)務檔案采取
2、的管理模式不盡相同，有的是采用科存檔案、中心存目錄;有的則分散在科室，或固定人員管理,或幹脆分散在個人手中。筆者認為對疾控中心業(yè)務檔案應采取分級管理的方法，這樣既符合檔案工作基本原則，又能滿足衛(wèi)生防疫業(yè)務開展的需要一、疾控中心業(yè)務檔案兩級管理原則疾控中心檔案有兩大類;一類是行政往來各種文件形成的檔案，另一類是各業(yè)務科室在工作中逐漸積累形成的業(yè)務檔案。而這些檔案的兩級管理是指在疾控中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導下，將防疫業(yè)務形成的技術(shù)檔案實行站級、科級兩級管理,其內(nèi)容主要有以下四個方面：1.將疾控中心業(yè)務檔案納入中心檔案工作管理體
3、系，同其他門類的檔案一樣，業(yè)務檔案的管理也應在接受中心檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導，由中心檔案室負責具體組織實施2?將業(yè)務檔案分為中心、科兩級，對業(yè)務活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)測檔案，分別為中心業(yè)務檔案和科級業(yè)務檔案兩個層次3.中心級業(yè)務檔案管理:凡劃歸的中心級管理的業(yè)務檔案，由各科檔案員負責收集，整理、立卷定期向中心檔案歸檔，交由中心檔案室統(tǒng)一保管和提供利用4.科級業(yè)務檔案管理:凡劃歸為科級管理的業(yè)務檔案，交科保存。由各科兼職檔案員負責收集、整理、立卷，並負責保管和提供利用二、中心級、科級檔案范圍的確定中心級檔案和科級檔案
4、各有其劃分的范和界限，中心級檔案的劃分應本著總體性、綜合性、分析性及學術(shù)性的原則對檔案進行劃分，即要將那些反映主要業(yè)務工作的總體水平的材料，以及在基礎(chǔ)監(jiān)測上形成的綜合性、分析性並具有一定學術(shù)價值且保管期限長的材料確定為中心級檔案，以確保中心級業(yè)務檔案能夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務活動及工作水平。主要有以下幾個方面的檔案:1?業(yè)務工作法規(guī)、標準及技術(shù)方法的研究檔案，包括有關(guān)證書、研究報告、編制說明及驗證報告單1.年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學分析,疫情流行趨勢預測等2.年度或跨年度的衛(wèi)
5、生監(jiān)測的總結(jié)分析4.重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料，包括調(diào)查報告、現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)5?專題調(diào)查，包括調(diào)查設計、調(diào)查報告或總結(jié)、統(tǒng)計匯總等材料6.各項業(yè)務工作的統(tǒng)計月報，年報7.省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務論文科級檔案的劃分范圍大致有以下幾種:1.中心在日常業(yè)務活動中直接形成服務對象的檔案，這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務的企業(yè)存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此，科保存更為便利2.常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)測材料：包括所轄地區(qū)和監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料、監(jiān)測記錄、記事
6、、監(jiān)測小結(jié)、控制結(jié)果、監(jiān)測報告等材料3.—般性違法案例、疫情、污染事故,食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表、現(xiàn)場調(diào)查筆錄、人員錄訪記錄，檢驗結(jié)果及處理報告等4.從業(yè)人員健康體檢，衛(wèi)生知識培訓材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表、培訓計劃、教材及小結(jié)等三、實施兩級管理的意義1.兩級管理使業(yè)務檔案查找方便，節(jié)省空間。我中心在工作中形成大量的業(yè)務檔案，如果不分兩級管理，使各種重要的，保存價值大的檔案和一般性的、基礎(chǔ)性的材料檔案混雜在一起，查找起來很不方便，分散在各科室，也不利於全中心檔案工作的統(tǒng)一佈置和指導，如果把全站綜合性的材料統(tǒng)一歸
7、納到檔案室，便於檔案的管理，也為各科室節(jié)省瞭空間2.中心級檔案管理有利於防疫業(yè)務工作整體水平的提髙。第一，中心級業(yè)務檔案管理可使中心檔案能夠反映業(yè)務工作全貌和工作水平,對於中心領(lǐng)導及時把握全局，做出正確決策提供瞭有力依據(jù)。第二，由於中心級業(yè)務歸檔范圍明確，將具有總結(jié)分析性、學術(shù)性的材料交中心歸檔，從而要求各科業(yè)務人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)的基礎(chǔ)上，而是要在大量的監(jiān)測材料上進一步加工，形成分析性報告，從而促進瞭業(yè)務工作的提高。第三,中心檔案室人員針對業(yè)務檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務,有利於防疫機構(gòu)
8、科研工作的開展。第四，中心級檔案管理便於開展中心級防疫信息交流，為全市的防疫工作提供利用3.科級管理是有利於滿足防疫業(yè)務工作日常的需要。防疫業(yè)務有延續(xù)性，在對監(jiān)測點，直管意境的監(jiān)測中要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)測檔案，特別是隨著生産經(jīng)營單位的
